Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Administratie digitaliseren

De administratie omhelst allerlei soorten papier en archief. Bonnetjes, declaraties en correspondentie zijn slechts een aantal voorbeelden. Een administratief archief is binnen de kortste keren snel opgebouwd en onoverzichtelijk. Wij bieden hierin uitkomst. Dé oplossing voor een overzichtelijke en digitale administratie is het digitaliseren.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren d.m.v. steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Structuur

GMS is specialist op het gebied van digitalisering. Een administratie digitaliseren is echter meer dan het inscannen van uw archief. Het behelst de slag van analoog naar digitaal werken. GMS verzorgt het digitaliseren voor uw organisatie.

Samen met u kijken we naar de juiste indeling van uw archief. Centraal staat voor ons hoe een administratief archief in uw organisatie past en hoe u er echt voordeel uit kunt halen.

Diversiteit

Een administratief archief bestaat uit veel diverse informatie. GMS is in staat om deze archieven voorafgaand aan digitalisering op te schonen. Dit kan inhouden dat we stukken die juridisch gezien vernietigd mogen worden uit het dossier halen.

Na deze opschoning verwijdert GMS de hecht- en bindmiddelen en voegen we waar nodig barcodevellen toe om de juiste structuur te waarborgen. Zo voorkomen we menselijke fouten.

Daarbij moet bij het opschonen van archieven gefocust worden op de vertrouwelijkheid van de informatie.Vertrouwelijkheid van informatie is essentieel. Uw administratie bevat informatie die niet op straat mag komen. Om deze reden is GMS ISO 27001 gecertificeerd.

 

Opschonen

GMS is in staat om deze archieven voorafgaand aan digitalisering op te schonen. Dit kan inhouden dat we stukken die juridisch gezien vernietigd mogen worden uit het dossier halen. Daarbij moet bij het opschonen van archieven gefocust worden op de vertrouwelijkheid van de informatie.

Na deze opschoning verwijdert GMS de hecht- en bindmiddelen en voegen we waar nodig barcodevellen toe om de juiste structuur te waarborgen. Wilt u graag eens verder spreken over het digitaliseren van uw administratief archief? Laat het ons weten!

Gerelateerde projecten