Bouwdossiers digitaliseren; wat zegt de wet hierover?

Door: Bram Groenendijk op 5 mei 2017

Het digitaliseren van bouwvergunningen is geen sinecure; het maken van de verkeerde keuzes kan gevolgen hebben voor het resultaat en de bruikbaarheid in de toekomst. Daarom in deze blog een aantal adviezen.

De redenen om bouwdossiers te digitaliseren

Het digitaliseren van de bouwvergunningen is een gevolg van de geformuleerde doelstelling ‘Digitale Overheid’ door de Nederlandse overheid. Anderzijds is het een transitie die gemeentelijke organisaties zelf initiëren.  De voordelen van digitale bouwdossiers beperken zich immers niet tot de optimalisatie van de dienstverlening naar de burger. Ook de interne dienstverlening binnen gemeentelijke organisaties krijgt een positieve impuls door het digitaal beschikbaar stellen van de bouwdossiers.

Het digitaal beschikbaar stellen betekent echter niet per saldo dat u uw archief nadien kunt vernietigen. Onder andere de Archiefwet 1995 en de Archiefregeling 2009 moeten worden nageleefd als het gaat om bewaar- en vernietigbeleid.

Wettelijke bewaarplicht en bewaartermijn

Er geldt een bewaarplicht voor de informatie betreffende het proces van vergunningaanvraag en het hierop volgende besluit. De VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) heeft hiertoe een selectielijst opgesteld, welke als basis dient voor het bewaarbeleid bij gemeentelijke en intergemeentelijke organisaties. Het hanteren van een selectielijst is verplicht gesteld in artikel 5 van de archiefwet 1995, zoals opgesteld door het ministerie OCW. De bewaartermijn voor de zogenaamde ‘informatie elementen’ die betrekking hebben op bouwen, milieu, ruimtelijke ordening en bodem is in de selectielijst aangeduid als ‘blijvend te bewaren’.

Overbrenging naar archiefbewaarplaatsen

De achterliggende gedachte dat de overheid wenst dat deze archieven niet vernietigd worden zijn voor lange termijn vooral vanuit historisch-cultureel belang . In de Archiefwet 1995 is hiervoor een overbrengingstermijn vastgelegd van 20 jaar. Gemeentelijke of intergemeentelijke organisaties (o.a. Shared Service Centres met gebundelde DIV-discipline) dienen dus na 20 jaar de archieven over te dragen aan het Nationaal Archief (Den Haag) of een rijksarchief of regionaal historisch centrum in de provincie waar de gemeente onder valt. Meer dan eens zijn gemeentelijke organisaties zelfs genoodzaakt om voortijdig over te dragen, omdat de archiefruimten niet voldoen aan de wettelijke eisen.

Mogelijkheden m.b.t. digitalisering

Bevindt u zich nog in oriënterende fase voor wat betreft het digitaliseren van bouwvergunningen, dan is het goed om te weten dat er twee uitgangspunten zijn:

I – Uitsluitend digitaliseren voor eigen bedrijfsvoering

U kunt besluiten om uitsluitend ten behoeve van optimalisering van uw eigen bedrijfsvoering en dienstverlening te gaan digitaliseren. Het voordeel is dat u dit kunt uitvoeren naar eigen inzicht en systematiek, als u maar kunt borgen dat u de juiste en volledige informatie kunt leveren in geval van een aanvraag door een klant. Uw  archief moet conform de wetgeving wel (fysiek) bewaard blijven. U draagt vervolgens uw archieven fysiek over conform de gestelde termijn van 20 jaar.

II – Substitutiescanning

Gemeentelijke organisaties hebben als zorgdrager de bevoegdheid om over te gaan tot vervanging. Vervanging gaat uit van digitalisering, waarbij de digitale reproductie dient als vervanger van het fysieke origineel. Gemeentes dienen hiervoor de ‘Procedure vervanging archiefbescheiden’ van het Nationaal Archief te volgen. Omdat een aantal informatie elementen uit bouwdossiers op basis van de selectielijst valt onder blijvende bewaring, schrijft artikel 26b van de Archiefregeling een aantal aspecten voor waarmee de gemeente inzage geeft in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging. Het integrale proces dient vormgegeven te worden in een handboek vervanging. Dit handboek dient te worden goedgekeurd door College van Burgemeester en Wethouders c.q. Dagelijks Bestuur binnen een gemeentelijke organisatie. De interne toezichthouder en/of  verantwoordelijke functionaris (archivaris of archiefinspecteur) en streek- of provincie archivaris/auditor dienen beide nauw betrokken te zijn bij dit proces.

N.B. In sommige gevallen kan het zelfs verplicht zijn dat u als zorgdrager substitutiescanning toepast. Artikel 14 van de archiefregeling 2009 stelt namelijk het volgende:

Archiefbescheiden worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van:

• Natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen; of

• Het in onbruik raken van het type drager.

Voor-en nadelen van digitaliseren voor uitsluitend eigen bedrijfsvoering

Het digitaliseren voor uitsluitend eigen bedrijfsvoering heeft meerdere voordelen. Zo lang u opereert binnen de wettelijke kaders (Archiefregeling 2009, Archiefwet 1995, Wet Bescherming Persoonsgegevens) en uw dienstverlening correct uitvoert, kunt u binnen deze kaders de procesinrichting en technische inrichting in grote mate naar eigen inzicht invullen. Werkt u bijvoorbeeld met applicatie X, dan kunt u uw bouwvergunningen naadloos laten integreren en direct implementeren in uw organisatie. Digitaliseren voor uitsluitend eigen bedrijfsvoering is puur ‘functioneel’ digitaliseren. Het kostenplaatje is hierdoor relatief gunstig.

Nadelen zijn er echter ook. U heeft namelijk nog steeds een fysiek archief wat naast uw digitale variant opgeslagen dient te blijven. Niet alleen de opslagkosten, maar ook het beheer hiervan brengt kosten met zich mee. Daarnaast kunt u voor uitdagingen komen te staan als u een combinatie van digital born informatie en fysieke gegevens na 20 jaar geordend dient over te dragen. Digitaliseren uitsluitend voor eigen bedrijfsvoering is dus erg gericht op de korte termijn en op een beperkte invalshoek; de dienstverlening.

Voor-en nadelen van substitutiescanning

Substitutiescanning daarentegen is geconcentreerd op de lange termijn. Deze benadering gaat er van uit dat u alleen nog maar digitale informatie beschikbaar heeft. Het fysieke archief hoeft dus niet decennia lang opgeslagen te blijven. Omdat informatie die vandaag de dag ontstaat  in geval van bouwvergunningen vrijwel altijd digitaal gevormd wordt, heeft u dus ook geen hybride archief (digitaal en analoog). Tegelijkertijd kunt u uw dienstverlening vorm geven op basis van de digitale beschikbaarheid. Bij substitutie laat u het papieren archief volledig los en gaat u geheel digitaal verder.

Ook substitutiescanning kent nadelen. Het feit dat er met zowel de factor dienstverlening als bewaartermijn en duurzaamheid moet worden nagedacht maakt het complexer. De digitalisering en kwaliteitscontroles zijn vaak nog exacter ingezet, omdat er geen back-up meer is in fysieke vorm. Hierdoor is het digitaliseren op substitutieniveau ook duurder. Tegelijkertijd begint op dit moment de vorming van standaarden (TMLO, KIDO, etc.) pas enigszins gestalte te krijgen. Een duidelijke guideline of how-to is er op landelijk niveau (nog) niet. Archiefinstellingen en gemeentelijke organisaties moeten daarom in veel gevallen nog pionieren als het gaat om vraagstukken als duurzame opslag en interpretatie van wettelijke kaders.

Aanbevelingen

Bij het digitaliseren van bouwvergunningen adviseren wij u aandacht te hebben voor de volgende zaken:

• De drijfveren om te digitaliseren; weeg mee welke kosten u voor fysieke opslag heeft, of uw archiefruimte toekomstbestendig is etc.
• Gaat u digitaliseren voor uitsluitend eigen dienstverlening omdat u verwacht dat dit goedkoper is, totaliseer dan de beheerskosten voor zowel het fysieke en digitale archief en vergelijk dit met de kosten voor beheer van een digitaal archief in duurzame opslag.
• Let op de opbouw van de dossiers als er sprake is van samengevoegde gemeenten vanuit het verleden; deze moeten in digitale vorm uniform zijn van opbouw.
• Let op uitzonderingen als gesloopte panden, vervallen straatnamen, oude dossiercoderingen en monumenten.
• Volg zo veel als mogelijk de standaarden die van toepassing zijn. Zelfs als deze wettelijk niet vereist zijn of worden.
• Maak duidelijke afspraken met een digitaliseringspartner wie verantwoordelijk is voor activiteiten als schonen, structureren, opbouwen, toevoegen of controleren van meta data.
• Maak zo veel als mogelijk gebruik van barcodevellen om de kans op toekennen van foutieve dossier identifiers te minimaliseren.
• Richt een projectteam op met belanghebbenden op zowel beleidsmatig als gebruikersniveau.
• Hanteer een pilot om te bepalen of het beoogde resultaat in de praktijk gerealiseerd is.

Heeft u nog verdere vragen? Neem gerust contact met ons op!

Bram Groenendijk Bram Groenendijk is directeur van GMS. Hij is verantwoordelijk voor de algemene zaken binnen de organisatie.