Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Scanning on Demand

Voor een archiefinstelling is Scanning on Demand dé manier zowel bezoekers in de leeszaal als bezoekers via het internet optimaal te bedienen. Klanten en bezoekers kunnen stukken opvragen, die u bij ons aanbiedt ter digitalisering. Wij leveren de stukken digitaal aan u, of zelfs direct aan uw klant. Snel, efficiënt en professioneel.

Ons scanning-on-demand concept in stappen

1Definiëren van de kaders

Scannning-on-demand is nooit bedacht als een statisch concept. De gedachte achter Scanning-on-demand is altijd geweest dat het 'demand' aspect niet alleen betekent dat specifieke stukken door uw klanten kunnen worden opgevraagd, maar dat wij het concept ook invullen 'on demand', ofterwijl; op uw verzoek.

Om die rede gaan wij allereerst in gesprek om de behoeften te bepalen. Welke materialen wilt u aan gaan bieden? Welk service level wilt u uw klanten bieden? Welke levertijden wenst u uw klant te kunnen garanderen? Met welke frequentie moeten wij materialen ophalen? Wie voert eventuele voorbereidingen uit? Hoe gaan we om met afwijkingen en uitzonderingen? Op basis van deze uitkomsten stellen wij kaders vast in een concept overeenkomst.

2Opstellen van een concept-overeenkomst

De kaders zoals vastgesteld in de voorgaande fase worden gedefinieerd in een overeenkomst. Ook de duur en ingangsdatum van deze overeenkomst worden in overleg vastgesteld.

De concept-overeenkomst bieden wij aan ter goedkeuring. Na goedkeuring ondertekenen beide partijen de overeenkomst en is de samenwerking geformaliseerd.

3Site-visit projectmanager GMS

Onze projectmanager maakt een afspraak, om samen met u of uw medewerkers door de materialen te gaan die mogelijk aangeboden gaan worden. Dit bezoek is belangrijk om context te verkrijgen.

Als de voorbereidingen niet door ons worden uitgevoerd, geeft de projectmanager ook direct aan welke voorbereidingen we per archiefdrager verwachten.

Daarnaast vullen we tijdens dit gesprek de cyclus in voor logistiek en levering, conform de frequenties en levertijden zoals vastgesteld in de overeenkomst.

4Pilotzending

De eerste zending die u aanlevert, zien we als pilot. Tijdens de pilot beoordeelt u of alle facetten naar tevredenheid verlopen. Zijn de materialen correct in de transportmiddelen gezekerd? Voldoet het tijdstip van transport? Verloopt de communicatie zoals verwacht? Zijn de opgeleverde digitale resultaten naar verwachting?

Op basis van de pilot sturen we gezamenlijk waar nodig bij. Betreft dit elementaire zaken, dan voeren we dit door in de overeenkomst.

5Cyclus van ophalen, retourneren en opleveren

Na de pilot starten we de daadwerkelijke cyclus. In de praktijk betekent dit dat u gedurende een periode wellicht zowel intern als extern aanvragen krijgt en materialen klaarmaakt, die u gaat aanbieden ter digitalisering.

48 uur voorafgaand aan de vooraf afgestemde transportdatum geeft u aan welke materialen en hoeveelheden u gaat aanleveren. Wij prefereren dit in een gestructureerd format te ontvangen. Dit format kunnen wij desgewenst vooraf aanleveren.

Vervolgens transporteren wij de materialen naar onze locatie en verwerken wij de materialen. Meestentijds leveren wij de bestanden digitaal op via een beveiligde SFTP-server en stellen wij u op de hoogte dat de bestanden beschikbaar zijn ter download.

6Jaarlijkse evaluatie

De projectmanager plant jaarlijks een evaluatiegesprek. De doelstelling van het gesprek is om terug te kijken en vooruit te kijken.

Terugkijken naar het verloop van het gehele proces. Wat gaat goed, wat kan beter? Welke punten ziet u als klant? Welke punten zien wij vanuit onze organisatie?

Daarnaast kijken we vooruit. Zijn er relevante wijzigingen die van invloed zijn op het proces? Wilt u meerdere soorten archiefdragers gaan aanleveren? De cyclus wijzigen? Dergelijke punten komen in de jaarlijkse evaluatie ter sprake. Als de wijzigingen grote impact hebben op de initiele overeenkomst, kan deze worden aangepast.

Werkwijze Scanning on Demand

Bij scanning on demand is het gebruikelijk dat bezoekers de opgevraagde scans betalen aan de instelling. Zo vergoedt de bezoeker een deel van de kosten. Scanning on Demand verdient zichzelf terug. Via een digitaal aanvraagformulier vragen bezoekers de te digitaliseren stukken op. Bijkomend voordeel is dat u gefaseerd een digitaal archief opbouwt. Daarnaast krijgt u goed inzicht in de behoefte van de bezoeker.

Werkwijze GMS

In een maandelijkse route bezoekt GMS een aantal verschillende instellingen om materialen op te halen. De opgehaalde materialen digitaliseert GMS zeer snel. Zo heeft de instelling snel de beschikking over de digitale bestanden en verstuurt u de analoge bestanden naar de aanvrager. Tijdens het volgende bezoek retourneert GMS de originele inventarissen. En omdat de maandelijkse route is verdeeld over meerdere instellingen, kunnen de kosten worden beperkt.

Materialen Scanning on Demand

Bij Scanning on Demand heeft GMS een duidelijk onderscheid gemaakt in het soort en type analoog materiaal. Bij Scanning on Demand gaat het over een afgebakend fysiek deel van collectie. GMS bepaalt dit in overleg met u. GMS beoordeelt de collectie en schrijft een Plan van Uitvoering. Hierin beschrijft GMS onder andere de kwaliteitsbewaking, controlemomenten, –punten en nabewerking Bij elke zending verifieert GMS dit Plan van Uitvoering.

Wilt u meer weten over Scanning on Demand? Laat dan uw wensen voor ons achter via het contactformulier.

Gerelateerd