Van Microfiches naar digitaal werken!

BP is een van de grootste energiebedrijven ter wereld en voorziet haar klanten van brandstof voor vervoer en transport, energie voor warmte en licht, retail diensten en petrochemische producten.
Al vanaf de zestiger jaren, heeft BP alle documentatie en tekeningen, gerelateerd aan de technische installaties verfilmd naar microfiches. Ook GMS heeft in het microfilm-tijdperk een groot deel van dit archief gemicrofilmd.

Het project
Het archief bestaande uit ca. 100.000 microfiches, opgesplitst in meerdere deelarchieven (Manuals, tekeningen, Repair reports, etc.) was niet digitaal raadpleegbaar. Hoewel microfilm een geschikte archiefdrager is om autonoom verval tegen te gaan, kent deze vorm duidelijk haar beperkingen ten opzichte van digitale beschikbaarheid. De behoefte vanuit BP was dan ook om deze collectie microfiches te digitaliseren. Gelet op de omvang van het project zocht BP het partnership met een organisatie welke in staat was deze uitdaging op professionele wijze te realiseren.

Na een gedegen selectieprocedure, werd GMS als de meest geschikte organisatie bevonden, om dit prestigieuze project uit te voeren.  De kennis van onze specialisten, projectaanpak en het economische aspect vormden de basis voor deze beslissing.

Na de voorlopige gunning heeft BP een site survey op locatie van GMS uitgevoerd. Zaken als de IT-infrastructuur, machinepark, inpandige veiligheid, kluisruimte en productieproces zijn getoetst en waar nodig aangescherpt.

Het proces
Het transport van de fiches vond plaats in afgesloten, thermisch geïsoleerde transportkarren. Na binnenkomst bij GMS werden de bakken met microfiches direct naar de archiefkluis overgebracht en na inventarisatie werd de productie gestart.

De microfiches zijn gescand op de Nextscan Flexscan met Lumintech belichting en auto-loader. Om de kwaliteit voor dit project te borgen werd, naast het elimineren van risico’s, 3 procent van de dagproductie op random basis gecontroleerd. De bevindingen van de gecontroleerde bestanden werden gerapporteerd en automatisch per email naar de projectmedewerkers van BP verzonden. Daarnaast werden de gecontroleerde bestanden automatisch op de SFTP server van GMS geplaatst, zodat desgewenst de beelden direct beschikbaar waren voor BP.

GMS blikt terug op een mooi project, waarbij met name de tijdspaden soms een uitdaging waren, voor wat betreft de aanlevering van de tweewekelijkse batches. Toch is het project ruimschoots binnen de gestelde deadline verwerkt en is BP vanaf heden in staat om haar archief digitaal te raadplegen.