Anonimiseren van privacygevoelige gegevens

Door: Ruud Swart op 15 april 2020

De Wet open overheid (Woo) is een initiatiefwet uit 2012. Deze wet heeft tot doel om overheden en semi-overheden transparanter te maken. De Woo moet voor beter vindbare en uitwisselbare overheidsinformatie zorgen, daarnaast dient de wet ervoor te zorgen dat deze informatie eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.

De kern van de Woo is dat overheidsinstanties verplicht zijn om meerdere document categorieën actief openbaar te maken. Het is niet ondenkbaar dat de burger in de nabije toekomst zelf zijn informatie online kan opzoeken in plaats van het plaatsen van een verzoek tot inzage via een loket. Bij het openbaar beschikbaar stellen van (digitale) informatie moet dan wel worden gezorgd dat persoonsgegevens niet te herleiden zijn naar natuurlijke personen.

Wat is anonimiseren?

Anonimiseren van documenten zorgt ervoor dat privacygevoelige gegevens worden ‘weggelakt’ en niet meer zichtbaar zijn voor derden. Met anonimiseren wordt doorgaans ook pseudonimiseren, lakken as a service (LAAS) of blurren bedoeld. Zodanig dat de geanonimiseerde tekst definitief niet meer te achterhalen is.

Wanneer u documenten met anderen deelt of publiceert, moet u veel documenten anonimiseren. U dient ervoor zorg te dragen dat de persoonsinformatie in deze documenten niet te herleiden is naar individuele personen. Al deze documenten met de hand anonimiseren, is een arbeidsintensief en foutgevoelig proces.

Bouw -en milieudossiers anonimiseren

Binnen het Overheidsdomein worden grote hoeveelheden documenten met privacygevoelige gegevens verwerkt en gepubliceerd. Organisaties binnen de publieke sector willen graag aan de vraag naar transparantie voldoen. Waarbij de privacy van burgers nooit in het geding mag komen.

De publieke vraag en de wettelijk verplichting om informatie over bepaalde documenten openbaar te maken is groter dan ooit. De verwachting is dat deze publieke vraag alleen maar groter wordt. Vaak bevatten bouw- en milieudossiers privacygevoelige informatie. Deze informatie moet voor openbaarmaking onleesbaar (anoniem) gemaakt worden.

Het handmatig anonimiseren van deze dossiers is nu een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Het zijn repeterende tijdrovende werkzaamheden. Dit vertraagt en beperkt het publiceren van documenten vertraagt. Daarnaast zorgt het handmatig anonimiseren voor grote tijdsdruk bij uw medewerkers.

Veel gemeenten zijn al bezig of hebben het voornemen om hun bouw- en milieudossiers te digitaliseren. Bij het digitaliseren van deze dossiers gaat het om honderden meters archiefdocumenten en tekeningen. In deze documenten komen veelvuldig namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en andere privacygevoelige informatie voor. Gezien de grote hoeveelheden data is het onmogelijk om het anonimiseren met de hand te doen.

Wetgeving: Algemene Verordening Gegevensbescherming

Sinds 25 mei 2018 is de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De vernieuwde privacywet brengt nieuwe verplichtingen met zich mee.

Een ding is duidelijk, er wordt voorzichtiger omgegaan met privacygevoelige informatie. In vele documenten bij de overheid komt privacygevoelige informatie van burgers voor.

Automatisch anonimiseren; hoe werkt dat

GMS heeft hiervoor een oplossing om dit proces geautomatiseerd te laten verlopen, nadat de documenten gedigitaliseerd zijn. GMS gebruikt hiervoor een software, die is gebaseerd op taaltechnologie Natural Language Processing (NLP).

Bovendien is deze taalonafhankelijk. Met deze software worden zowel woorden in de context van een zin als losse woorden en begrippen gedetecteerd. De tekst wordt als het ware ‘ontleed’ in fragmenten. Dat betekent dat we de softwarerobot engine leren om de menselijke taal te interpreteren. En zodoende de juiste beslissing te nemen om AVG gevoelige informatie te anonimiseren.

De documenten worden automatisch geanonimiseerd. GMS zal een deel van de documenten nog handmatig trainen voor een geanonimiseerd resultaat. De softwarerobot onthoudt deze handmatig ingevoerde informatie. Hierdoor wordt deze steeds slimmer. Het automatische anonimiseringspercentage neemt toe volgens het principe: anonimiseer – controleer – leer.

Het belangrijkste voordeel van deze oplossing is de enorme efficiency en accuratesse bij het anonimiseren van verschillende (type) documenten.

Doorzoekbaar geanonimiseerd document

In het geanonimiseerde document is de niet geanonimiseerde tekst nog steeds doorzoekbaar. De geanonimiseerde tekst is vervangen door een zwarte balk en niet meer aanwezig in het document.

On demand anononimiseren

GMS biedt ook de dienstverlening voor het anonimiseren (lakken as a service) van documenten on demand. Anonimiseren op afroep. Dit betekent dat wanneer u bepaalde documenten nodig hebt, wij deze binnen een vastgesteld tijdsbestek bij uw organisatie, geanonimiseerd aanleveren.

Persoonlijk advies over anonimiseren

Hoe dit precies werkt leggen we u graag uit.

Neem ook kennis van andere content transformatie oplossingen van GMS voor bijvoorbeeld het verwerken van personeelsdossiers of medische dossiers.

U kunt onze specialisten bereiken via 078-6931300 of info@gmsnl.com voor persoonlijk advies.

Ruud Swart Ruud is als accountmanager onder andere verantwoordelijk voor het afleggen van klantbezoeken en het onderhouden van klantrelaties. Daarnaast is Ruud ons aanspreekpunt met betrekking tot internationale activiteiten. Met zijn enthousiasme en vakkundigheid staat hij u graag te woord.