Digitaal versus analoog; wie heeft toegang tot welke informatie?

Door: Bram Groenendijk op 2 maart 2015

Digitaliseren is “hot”. En terecht. Het biedt veel voordeel op het gebied van ruimtebesparing, kostenbeheersing en efficiency. Dat steeds meer bedrijven en organisaties dus voor digitalisering kiezen, is logisch. Toch moet u niet gaan “digitaliseren om het digitaliseren”. Wij hebben er al eens over geschreven. Maar ook als de toegankelijkheid van informatie ter sprake komt, moet u eerst even nadenken. Toegankelijk voor geautoriseerde personen is een onbekend, maar wel een zeer belangrijk voordeel!

Vroeger gaf u de sleutel van het archief aan één medewerker, die daartoe bevoegd was. Dit leek ideaal. Slechts één persoon had toegang, niemand anders. Maar… deze medewerker had wel toegang tot alle informatie, tot de gehele archiefcollectie. Zonder restricties, zonder dat u of een collega daar controle op had; in feite wist niemand wat hij daar precies deed.

Door het digitaal ontsluiten van informatie in Document Management Systemen (DMS) en Electronic Content Management (ECM)-applicaties is deze ongewenste situatie verleden tijd. Toegang tot de informatie kan namelijk op algeheel niveau, recordniveau of zelfs veldniveau worden vastgesteld. Wat betekent dit in de praktijk? Dat u zelf bepaalt wie, welke sleutel ontvangt en wie voor deze sleutel verantwoordelijk is; de zogenaamde ‘acces’ oftewel toegang.

In de digitale wereld betekent “toegang hebben” niet meteen dat je ook alle rechten hebt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om “alleen-lezen” rechten toe te kennen, of bijvoorbeeld rechten om “informatie te wijzigen”. We hebben het hier dus over de ‘permission’.

De huidige generatie content-portals zijn vrijwel allemaal voorzien van een zogenaamde audit-trail. Dit betekent dat u na kunt gaan welke wijzigingen in een document gedurende de life-cycle zijn doorgevoerd en welke personen deze wijzigingen zijn uitgevoerd.

Kortom, de mogelijkheden van digitaal werken zijn ontzettend breed. Wilt u meer weten of heeft u aanvullende informatie? Laat het ons weten!

Bram Groenendijk Bram Groenendijk is directeur van GMS. Hij is verantwoordelijk voor de algemene zaken binnen de organisatie.