1Rammerne defineres
Scanning on demand skal ikke opfattes som et statisk koncept. Ideen med scanning on demand er, at ’demand’-aspektet ikke bare betyder, at jeres kunder kan rekvirere konkrete emner, men at vi også fortolker konceptet ’on demand’ som: på jeres foranledning.
Det er grunden til, at vi tager en snak for at fastlægge jeres behov. Hvilket materiale vil I tilbyde? Hvilket serviceniveau ønsker I at tilbyde jeres kunder? Hvilke leveringstider ønsker I at garantere kunderne? Hvor ofte skal vi hente materialer? Hvem står for de nødvendige forberedelser? Hvordan håndterer vi undtagelser? Ud fra svarene på disse spørgsmål kan vi definere rammerne for samarbejdet i en samarbejdsaftale.
2Udarbejdelse af et udkast til en aftale
Rammerne som fastlagt i fase 1 vil blive defineret i en aftale. Varigheden og denne aftale starttidspunkt aftales på forhånd. Udkastet til aftalen sendes derefter til godkendelse hos jer.
Efter godkendelse underskrives aftalen af begge parter, og samarbejdet er nu formaliseret. [Udkastet til aftalen bliver fra nu af til 'aftalen'].
3GMS’ projektleder besøger stedet
Vores projektleder laver en aftale for at undersøge materialerne sammen med jer eller en af jeres medarbejdere. Besøget er vigtigt for at kunne forstå konteksten.
Når det ikke er os, der står for forberedelserne, vil projektlederen tydeligt formidle, hvilke forberedelser vi kan forvente, at arkivet står for.
4Pilotforsendelse
Den første forsendelse fra jer bliver en pilotforsendelse. Mens pilotforsendelsen bliver lavet, gennemgår I alle aspekter af processen for at se, om alt går, som det skal. Er materialet korrekt sikret i transportudstyret under fragten? Lever leveringstiden op til jeres forventninger? Er I tilfredse med kommunikationen? Er de digitale resultater som forventet?
Baseret på resultatet af pilotforsendelsen foretager vi sammen de nødvendige justeringer. Hvis disse justeringer drejer sig om grundlæggende forhold, indarbejdes de i aftalen.
5Arbejdsgangen: indsamling, returnering og levering
Efter pilotforsendelsen påbegynder vi den egentlige opgave. Dette betyder i praksis, at I over et stykke tid kan modtage interne og eksterne forespørgsler, og at I forbereder de emner, I planlægger at digitalisere.
48 timer før transportdatoen informerer I os om, hvilke materialer og hvor mange af disse I planlægger at levere. Vi foretrækker at få disse oplysninger i et struktureret format. Hvis I ønsker det, kan vi stille dette format til rådighed på forhånd.
Vervolgens transporteren wij de materialen naar onze locatie en verwerken wij de materialen. Meestentijds leveren wij de bestanden digitaal op via een beveiligde SFTP-server en stellen wij u op de hoogte dat de bestanden beschikbaar zijn ter download.
6Årlig evaluering
Projektlederen planlægger en årlig evalueringssamtale. Formålet med samtalen er både at se tilbage og at se fremad.
I tilbageblikket undersøger vi hele processens forløb. Hvad går godt, og hvad kan gøres bedre? Hvilke problemstillinger oplever I som kunde? Hvilke problemstillinger ser vi i vores organisation?
Vi ser også fremad. Er der relevante ændringer, som kan påvirke processen? Ønsker I at levere flere forskellige typer af arkiver? Ønsker I at ændre arbejdsgangen? Disse problemstillinger vil blive drøftet ved den årlige evaluering. Hvis foreslåede ændringer har stor indflydelse på den oprindelige aftale, kan aftalen ændres.
