1Kickoffmøde
Til en start indkalder projektlederen til et kickoffmøde.
Projektlederen vil være til stede under mødet sammen med billedspecialisten og en datatekniker.
Billedspecialisten giver en grundig beskrivelse af de tekniske aspekter af billedbehandlingen. Dette indbefatter scanning samt at billederne gemmes i ønsket filformat og struktur. Datateknikeren fokuserer på metadataformatet, og på hvordan metadataene kobles med scanningerne.
Projektlederen giver desuden praktiske oplysninger om logistik, ønsker, kontaktpersoner og leveringer af rapporter.
2Fastlæggelse af processen i substitution scanning-manualen
Udarbejdelse og efterfølgende overholdelse af manualen for substitution scanning er obligatorisk.
Manualen skal indeholde svar på bestemmelserne i arkivlovens stk. 26b. Ifølge denne lov skal følgende elementer være blevet beskrevet:
a. Omfanget af substitutionsprocessen (hvilke arkiver gælder denne substitution scanning-proces for?)
b. Opsætningen af udstyret til substitution scanning, de valgte indstillinger og det øvrige udstyr
c. Den anvendte software og de valgte indstillinger for denne, i den grad det er relevant
d. Kriterierne for valget af reproduktion i farve, gråtoner eller sort/hvid
e. Den måde, reproduktionen fremstilles, som i alle tilfælde er begrundet i overvejelser over formater, efterredigering, metadata og, så vidt det er muligt, valget af reproduktionsmåde pr. batch eller pr. vare
f. Der skal organiseres en korrekt og fuldstændig gengivelse af fremstillingsprocessen, og fejl skal korrigeres
g. Proceduren for destruktion af arkiver, som er blevet substitutionsscannet.
Vi er meget erfarne og kan beskrive hele digitaliseringsprocessen.
3Udførelse og levering af en pilotbatch
Efter godkendelse af substitution scanning-manualen påbegynder vi pilotfasen. Vi behandler kun små mængder i pilotfasen.
Pilotfasen er en komplet simulation af processen, som den er beskrevet i substitution scanning-manualen. Hensigten med pilotbatchen er at efterprøve, om processen er tilfredsstillende. Når pilotbatchen er lavet, leverer vi et datasæt, som kunden kan kontrollere og efterfølgende acceptere.
Kunden foretager derpå en stikprøvekontrol af scanningerne. Som regel anbefaler vi, at man følger den ISO2859-baserede AQL-metodologi til at fastlægge stikprøvens størrelse.
Pilotbatchen anvendes ofte også til at teste workflows for indtag og import i e-depoter. Efter formel godkendelse fra kunden påbegynder vi den egentlige produktionsproces.
4Scanningsprocessen
Vores projektleder scanner hele arkivet i overensstemmelse med den aftalte plan. Vi udfører processen, som den er beskrevet i substitution scanning-manualen.
De indledende forberedelser hertil afhænger af, hvad der er aftalt, og hvad udgangspunktet er. De indledende forberedelser omfatter i mange tilfælde rengøring, fjernelse af hæfteklammer og strukturering af arkiverne. Rengøringen og struktureringen er en højt specialiseret aktivitet, som ofte fordrer forståelse af den indholdsmæssige sammenhæng og kendskab til arkiverne. Vi kan assistere kunden yderligere med at klare denne del af arbejdet på forhånd.
Vi påbegynder den egentlige scanningsproces efter de indledende forberedelser. Vi bruger kun scannere, som lever op til de standarder, der er beskrevet i substitution scanning-manualen.
Vi foretager kontroller både under og efter scanningsprocessen. Kontrollerne er baseret på ISO2859/AQL-metoden. Når scanningen er fuldført, vil der være en intern overførsel til efterbehandlingsafdelingen.
5Kobling af metadata
I efterbehandlingsafdelingen kobler datateknikeren metadataene til scanningerne. Dette er ligeledes en specialistopgave, som ofte kræver forståelse af den indholdsmæssige sammenhæng samt kendskab til arkiverne.
Metadata kan opdeles i tekniske metadata og beskrivende eller indholdsmæssige metadata. De tekniske metadata indeholder blandt andet oplysninger om scanningsudstyret og den software, der anvendes under scanningen. Disse oplysninger gør det muligt at reproducere scanningerne under de samme forhold.
De beskrivende metadata indeholder som regel oplysninger om de konkrete arkiver. Ved byggetilladelser kan dette indbefatte adresser, oplysninger om ansøgeren, ansøgningsdato, dato for afgørelsen etc. Vi kobler de indholdsmæssige metadata fra databasefilerne til en eller flere scanninger fra batchen.
Udgangspunktet er normalt en inkorporering af metadataene i scanningsfilerne. På denne måde befinder den kontekst, der er nødvendig til scanningen, sig inden i selve filen, sådan at filen kan gemmes i og hentes fra e-depoter på en måde, der er bæredygtig og ikke kræver brug af bestemte platforme.
6Validering af filer og metadata
Hvis metadataene tilføjes, kontrollerer vi, at processen er forløbet korrekt. Vi kontrollerer, om metadataene er teknisk korrekte (gyldige og korrekt udformede), og vi kontrollerer endvidere, om de korrekte metadata er blevet tilføjet til den konkrete fil//række af filer.
Yderigere kontrollerer vi, at metadataene er komplette, idet vi laver en rapport over alle tilknyttede metadata for en hel række af filer. Vi kan med det samme se, om alle de tekniske metadata er blevet tilføjet. Ved tomme felter i de indholdsmæssige metadata foretager vi en automatiseret kontrol for at se, om dette stemmer overens med et tomt databasefelt, som anvendtes som input.
Herefter genererer vi en hashfil (for eksempel SHA-1) for hele datasættet, hvorefter vi laver en kopi til et eksternt datamedie. Efter fuldførelse af processen bruger vi hashfilen til at kontrollere integriteten af dataene i datamediet.
7Import til et e-depot
Kunden foretager en stikprøvekontrol af filerne efter leveringen af dem. Som regel anbefaler vi, at man følger den ISO2859-baserede AQL-metodologi til at bestemme størrelsen af stikprøven. Scanningerne bliver frigivet til import efter godkendelse.
Afhængig af situationen kan din organisation vælge at opbevare filerne bæredygtigt i enten et internt eller et ekstern e-depot. Vores kunder foretager kontroller som den, der er beskrevet i trinnet inden importen.
Du skal påregne at udarbejde en såkaldt ’erklæring om substitution’ efter at en vellykket import er gennemført.
Destruktion [af scannet materiale] skal ske i overensstemmelse med den proces, der er beskrevet i substitution scanning-manualen. Vores råd er at udføre destruktionen i overensstemmelse med CA+standarden. Dette garanterer, at persondataene ikke længere vil være tilgængelige efter destruktion. Du kan arkivere CA+ beviset for destruktion sammen med din erklæring om substitution.
