1Kick-off-Meeting
Zunächst startet der Projektmanager ein Kick-Off-Meeting.
Der Projektmanager, der Bildspezialist sowie ein Dateningenieur sind beim Meeting anwesend.
Der Bildspezialist wird die technischen Aspekte der Bildbearbeitung detailliert besprechen. Dies umfasst das Scannen und Speichern von Bildern im gewünschten Dateiformat und in der gewünschten Beschaffenheit. Der Dateningenieur konzentriert sich auf das Metadatenformat und darauf, wie die Metadaten mit den Scans verknüpft sind.
Der Projektmanager gibt darüber hinaus praktische Informationen zu Logistik, Ansprechpartnern, der Zustellung von Berichten und zu Rückfragen.
2Erstellung eines Handbuchs mit allen erforderlichen Schritten hinsichtlich des Ersetzenden Scannen
Die Erstellung und die sich anschließende Befolgung des Handbuchs Ersetzendes Scannen sind unabdingbar.
Das Handbuch muss Antworten auf die Bestimmungen im Archivrecht enthalten. In den Niederlanden sind diese beispielsweise in art. 26b Archiefregeling zurückzufinden, wo es heißt, dass in jedem Fall die folgenden Punkte beschrieben werden müssen:
a. Der Umfang des Ersetzenden-Scannen-Prozesses (für welche Archive ist dieser Prozess anzuwenden?);
b. Das Einrichten der Geräte für das Ersetzende Scannen, die gewählten Einstellungen und die Peripheriegeräte;
c. Gegebenenfalls die verwendete Software und die gewählten Einstellungen;
d. Die Kriterien für die Auswahl einer Wiedergabe in Farbe, Grautönen oder Schwarz-Weiß;
e. Die Art und Weise, wie die Reproduktion zustande kommt, in jedem Fall einschließlich der Formate, Prozesse, Metadaten und gegebenenfalls der Wahl der Reproduktion pro Einheit oder pro Einzelstück;
f. Die Kontrollmechanismen hinsichtlich einer korrekten und vollständigen Darstellung sowie der Korrektur von Fehlern;
g. Den Prozess der Zerstörung des zu ersetzenden Datenmaterials;
Wir sind in sämtlichen Punkten sehr erfahren und können Ihren gesamten Digitalisierungsprozess entsprechend dokumentieren. In Deutschland enthalten übrigens die Archivgesetze des Bundes und der Länder Regelungen zur Sicherung (und Nutzung) öffentlichen Archivguts sowie zur Einrichtung entsprechender Archive.
3Durchführen und Einreichen einer Pilotcharge
Nach Erhalt der Zustimmung zum Handbuch für das Ersetzende Scannen, werden wir ein Pilotprojekt starten. In dieser Pilotphase verarbeiten wir zunächst nur geringe Mengen an Material.
Eine Pilotphase ist als vollständige Simulation des Prozesses zu verstehen, so wie er im Handbuch für das Ersetzende Scannen bereits beschrieben wurde. Ziel ist es dabei, festzustellen, ob der Prozess den Erwartungen und Anforderungen entspricht. Nach Abschluss des gesamten Prozesses liefern wir Ihnen einen Datensatz zur Überprüfung und Abnahme.
Der Kunde führt anschließend eine stichprobenartige Überprüfung des gescannten Materials durch. Vielfach geben wir auch die Empfehlung ab, die ISO2859-basierte AQL-Methode zu befolgen, um den Maßstab für stichprobenartige Überprüfung festlegen zu können.
Gleichzeitig wird die Testphase häufig zum Testen des Aufnahme- und Import-Flusses in E-Depots genutzt. Nach der formellen Freigabe durch den Kunden, beginnen wir mit der Ausführung des eigentlichen Digitalisierungsprozesses.
4Scanvorgang
Unser Projektleiter sorgt für das Einscannen des gesamten Archivs, so wie es im Handbuch bereits festgelegt worden ist. Wir setzen sodann das Ersetzende Scannen, wie im Handbuch beschrieben, um.
Der Vorverarbeitungsschritt hängt von den jeweiligen Vereinbarungen und Ausgangspunkten ab. Der Vorverarbeitungsschritt umfasst in vielen Fällen die Reinigung des Materials, das Entfernen von Heftklammern oder die Strukturierung der Archive. Reinigung und Strukturierung sind beides für sich genommen hoch spezialistische Tätigkeit, die häufig auch ein Verständnis vom Sachzusammenhang und weitergehende Kenntnisse über die Archive voraussetzen. Wir können den Kunden zusätzlich unterstützen, indem wir dies bereits im Vorfeld ausführen.
Wir starten den eigentlichen Scanvorgang nach dem Vorverarbeitungsschritt. Wir verwenden nur Scanner, die den im Handbuch beschreibenden Standards für das Ersetzende Scannen entsprechen.
Wir führen Überprüfungen sowohl während als im Anschluss an den Scanvorgang durch. Diese Überprüfungen basieren auf der ISO2859 / AQL-Methode. Nach Abschluss des Scanvorgangs erfolgt die interne Übertragung an unsere Nachbearbeitungsabteilung.
5Verknüpfung der Metadaten
In der Nachbearbeitungsabteilung verknüpft der Dateningenieur die Metadaten mit den Scans. Auch dies ist eine spezialistische Aufgabe, die häufig auch ein Verständnis vom Sachzusammenhang und Kenntnisse von den jeweiligen Archive voraussetzen.
Metadaten können in technische Metadaten sowie beschreibende beziehungsweise inhaltliche Metadaten unterteilt werden. Die technischen Metadaten enthalten Informationen unter anderem zu den beim Scannen verwendeten Scangeräten und der verwendeten Software. Diese Informationen ermöglichen es, Scans unter den gleichen Bedingungen zu reproduzieren.
Die beschreibenden Metadaten enthalten üblicherweise Informationen zu den jeweiligen Archiven. Bei Baugenehmigungen sind dies beispielsweise Adressen, Informationen zum Antragsteller, das Antragsdatum, das Datum der Entscheidung usw. Wir verknüpfen die inhaltlichen Metadaten aus den Datenbankdateien mit einem/mehreren Scan/s aus dem Gesamtmaterial.
Üblicher Ausgangspunkt ist es dabei, Metadaten so in die Scandateien zu integrieren, dass sich der für den Scan erforderliche Kontext in der Scandatei selbst wiederfindet und die Datei so auf nachhaltige und plattformunabhängige Weise in E-Depots gespeichert werden kann (und sich auch wieder extrahieren lässt).
6Überprüfung der Dokumente und Metadaten
Wenn die Metadaten hinzugefügt wurden, prüfen wir, ob der Prozess reibungslos verlaufen ist. Wir prüfen, ob die Metadaten technisch korrekt (gültig und gut gewählt) sind und ob die Metadaten dem entsprechenden Dokument oder Dokumentbereich korrekt zugeordnet wurden.
Darüber hinaus prüfen wir die Vollständigkeit der Metadaten und erstellen einen Bericht über alle zugewiesenen Metadaten für eine Auswahl an Dokumenten. Wir können sofort sehen, ob alle technischen Metadaten tatsächlich hinzugefügt wurden. Bei leeren Feldern in den inhaltlichen Metadaten, wird automatisch überprüft, ob dies einem leeren Datenbankfeld entspricht, das zur Eingabe verwendet wurde.
Danach generieren wir eine Hash-Datei (zum Beispiel SHA-1) für den gesamten Datensatz und erstellen sodann eine Kopie auf einen externen Datenträger. Nach Abschluss des Vorgangs prüfen wir anhand der Hash-Datei die Datenintegrität des Datenträgers.
7Import in ein E-Depot
Der Kunde überprüft die gelieferten Scans nach der Zusendung stichprobenartig. Wir empfehlen erneut, die ISO2859 / AQL-Methode zu befolgen, um einen geeigneten Maßstab für die stichprobenartige Prüfung zu bestimmen. Die Scans werden direkt nach Freigabe für den Import zur Verfügung gestellt.
Ihre Organisation kann sich je nach Bedarf entscheiden, ob die Dateien in einem internen oder externen E-Depot gespeichert werden sollen, um so eine nachhaltige Speicherung zu gewährleisten. Unsere Kunden führen vor dem Import in der Regel ähnliche Überprüfungen, wie im vorherigen Schritt beschrieben, durch.
Sie müssen nach einem erfolgreichen Import mit der Erstellung einer so genannten „Ersatz-Erklärung“ rechnen.
Die Vernichtung (des gescannten Materials) muss gemäß dem im Handbuch Ersetzendes Scannen beschriebenen Verfahren erfolgen. Unsere Empfehlung dabei ist, die Vernichtung nach dem CA+ Standard durchzuführen. Dies garantiert, dass personenbezogene Daten nach ihrer Vernichtung nicht mehr verfügbar sind. Sie können den CA+ Vernichtungs-Nachweis zusammen mit Ihrer Ersatz-Erklärung aufheben.
