1Definieren Sie das Framework
Scannen auf Abruf ist nicht als statisches Konzept gedacht. Die Idee dahinter ist, dass "Abruf" nicht nur bedeutet, dass Ihre Kunden bestimmte Artikel anfordern können. Wir verbinden damit gleichzeitig den Aspekt „auf Ihren Wunsch“.
Genau das ist auch der Grund, warum wir zunächst ein Gespräch führen, um Ihre Bedürfnisse genaustens zu klären. Welches Material möchten Sie überhaupt anbieten? Welches Serviceniveau möchten Sie für Ihre Kunden erreichen? Welche Lieferzeiten möchten Sie Ihren Kunden garantieren? Mit welcher Häufigkeit sollen wir Materialien annehmen? Wer führt die notwendigen Vorbereitungen durch? Wie gehen wir mit etwaigen Ausnahmefällen um? Anhand der Antworten auf solche Fragen können wir den Rahmen für eine mögliche Zusammenarbeit in einem Vertragsentwurf festlegen.
2Vorbereitung des Vertragsentwurfs
Der in Phase 1 bereits entworfene Rahmen wird in eine Vereinbarung gegossen. Auch die Dauer und der Beginn des Vertrages werden vorab vereinbart. Der Vertragsentwurf wird Ihnen dann zur Zustimmung vorgelegt. Nach erhaltener Bestätigung unterzeichnen beide Parteien den Vertrag und die Partnerschaft ist somit formal besiegelt (Der Vertragsentwurf wird somit zum Vertrag).
3Vor-Ort-Besuch durch den GMS-Projektleiter
Unser Projektleiter vereinbart mit Ihnen beziehungsweise einem Ihrer Mitarbeiter einen Besichtigungstermin. Der Besuch ist für uns wichtig, um die Hintergründe verstehen zu können.
Wenn die Vorbereitungen nicht von uns durchgeführt werden, gibt der Projektleiter deutlich an, welche Vorbereitungsleistung vom Archiv erwarten wird.
4Pilotversand
Die erste Lieferung, die Sie ausliefern, gilt als Testphase. Während dieses Pilotprojekts überprüfen Sie sämtliche Facetten des Prozesses und können so feststellen, ob alles reibungslos ausgeführt wird. Ist das Material in der Transportausrüstung korrekt gesichert? Entspricht die Lieferzeit auch Ihren Erwartungen? Sind Sie mit der Kommunikation insgesamt zufrieden? Entsprechen die digitalen Ergebnisse Ihren Erwartungen?
Basierend auf den Feststellungen der Testphase nehmen wir gegebenenfalls gemeinsam Anpassungen vor. Sollten diese Anpassungen grundlegende Probleme betreffen, werden sie der Vereinbarung hinzugefügt.
5Zyklus der Abholung, Rückgabe und Zustellung
Nach der vorgenannten Testphase starten wir den eigentlichen Zyklus. Dies bedeutet, dass Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums interne wie auch externe Anfragen erhalten und die zu digitalisierenden Elemente vorbereiten.
48 Stunden vor dem Transportdatum geben Sie an, welche Materialien und in welcher Anzahl Sie tatsächlich liefern möchten. Wir bevorzugen es, die erforderlichen Angaben in einem vorgefertigten Format zu erhalten. Auf Wunsch können wir Ihnen dieses Format auch vorab zur Verfügung stellen.
6Jährliche Evaluierung
Der Projektmanager vereinbart im Prinzip jährlich ein Evaluierungsgespräch mit Ihnen. Ziel dieses Gesprächs ist es, gemeinsam zurückzublicken aber auch nach vorne zu schauen.
In einer Rückschau untersuchen wir den gesamten Prozessablauf. Was verläuft gut und was kann besser gemacht werden? Mit welchen Problemen sehen Sie sich als Kunde konfrontiert? Welchen Herausforderungen können wir uns als Unternehmen stellen?
Als sehr positiv erfahren wir es dabei immer, wenn es relevante Änderungen gibt, die den gesamten Prozess beeinflussen. Möchten Sie mehrere Archivarten ausliefern? Möchten Sie den Zyklus ändern? Diese Fragen werden im Rahmen unserer jährlichen Evaluierung erörtert. Sofern vorgeschlagene Änderungen einen größeren Einfluss auf die ursprüngliche Vereinbarung haben, kann der Vertrag entsprechend geändert werden.
