1Ramarna definieras
Scan-on-demand är inget statiskt koncept. Idén med scan-on-demand är att ”demand”-aspekten inte bara betyder att era kunder kan efterfråga specifika ämnen, utan även att vi tolkar konceptet ”on demand” som på er begäran.
Det är anledningen att vi ses för att prata om era behov. Vilken typ av material kommer ni att erbjuda? Vilken servicenivå vill ni erbjuda era kunder? Vilka leveranstider vill ni kunna garantera kunderna? Hur ofta ska vi hämta material? Vem står för de nödvändiga förberedelserna? Hur hanterar vi undantag? Utifrån svaren på dessa frågor kan vi definiera ramarna för samarbetet i ett samarbetsavtal.
2Utarbetande av ett utkast till avtal
Ramarna som fastställts i fas 1 kommer att definieras i ett avtal. Avtalets löptid och startdatum avtalas på förhand. Utkastet till avtalet skickas därefter till er för godkännande. Efter godkännandet undertecknas avtalet av båda parter, och samarbetet är nu formellt. [Fr.o.m. nu blir utkastet till avtalet ”avtalet”].
3GMS projektledare besöker platsen
Vår projektledare gör en överenskommelse om att granska materialet tillsammans med dig eller en av dina kolleger. Besöket är viktigt för att skapa en förståelse av kontexten.
Om det inte är vi själva som sköter förberedelserna kommer projektledaren att tydligt förmedla vilka förberedelser vi förväntar oss att arkivet står för.
4Testleverans
Den första leveransen från er blir en testleverans. Medan testleveransen genomförs går ni igenom alla delar av processen för att se att allt går enligt planen. Är materialet tillräckligt skyddat under transporten? Motsvarar leveranstiden era förväntningar? Är ni nöjda med kommunikationen? Motsvarar de digitala resultaten era förväntningar?
Baserat på resultatet av testleveransen genomför vi gemensamt nödvändiga justeringar. Om justeringarna omfattar grundläggande frågor implementeras de i avtalet.
5Arbetsgången: insamling, återlämning och leverans.
Efter testleveransen påbörjar vi vårt faktiska uppdrag. I praktiken innebär detta att ni under en period kan få interna och externa förfrågningar, och att ni förbereder de områden som ni planerar att digitalisera.
48 timmar före transport meddelar ni oss vilka material ni planerar att leverera och i vilken omfattning. Vi tar helst emot denna information i ett strukturerat format. Om ni vill kan vi tillhandahålla detta format i förväg.
6Årlig utvärdering
Projektledaren planerar in ett utvärderingssamtal varje år. Syftet med samtalet är både att se tillbaka och blicka framåt.
Vi ser tillbaka och går igenom hela processen. Vad har gått bra, och vad kan göras bättre? Har ni som kund upplevt problem? Har ni några frågor som gäller vår organisation?
Vi blickar också framåt. Kommer det att genomföras relevanta ändringar som kan påverka processen? Vill ni digitalisera flera olika typer av arkiv? Vill ni ändra arbetsgången? Dessa frågor kan lyftas vid den årliga utvärderingen. Om föreslagna ändringar har stor inverkan på det ursprungliga avtalet kan avtalet ändras.
