1Kickoff-möte
Till att börja med sammankallar projektledaren till ett kickoff-möte.
Projektledaren kommer att vara på plats under mötet tillsammans med bildspecialisten och en datatekniker.
Bildspecialisten ger en noggrann beskrivning av de tekniska aspekterna av bildbehandlingen. Detta inkluderar skanning samt att bilderna sparas i önskat filformat och i önskad struktur. Datateknikern fokuserar på metadataformatet, och på hur metadata kopplas till skanningarna.
Projektledaren ger dessutom praktisk information om logistik, önskemål, kontaktpersoner och framläggande av rapporter.
2Fastställande av processen i manualen om ersättningsskanning
Det är obligatoriskt att utarbeta och därefter följa manualen om ersättningsskanning.
Manualen ska innehålla svar på bestämmelserna i arkivlagen paragraf 26b. Enligt denna lag ska följande element beskrivas:
a. Ersättningsprocessens omfattning (vilka arkiv gäller denna ersättningsskanningsprocess?)
b. Konfigurationen av utrustningen för ersättningsscanning, de valda inställningarna och övrig utrustning
c. Vilken mjukvara som används och vilka inställningar som valts för denna, i den mån det är relevant
d. Kriterierna för valet av reproduktion i färg, gråtoner eller svart/vitt
e. Det sätt på vilket reproduktionen framställs, som i varje fall valts med hänsyn till format, efterredigering, metadata samt, i den mån det är möjligt, valet av reproduktionssätt per parti eller per vara
f. En korrekt och fullständig återgivning av framställningsprocessen ska organiseras och ev. fel ska korrigeras
g. Förfarandet vid destruktion av arkiv som har ersättningsskannats.
Vi har stor erfarenhet och kan beskriva hela digitaliseringsprocessen.
3Utförande och leverans av ett testparti
Efter godkännande av manualen om ersättningsskanning inleder vi testfasen. I denna fas behandlar vi bara små volymer.
Testfasen är en komplett simulering av processen så som den beskrivs i manualen om ersättningsskanning. Syftet med testpartiet är att kontrollera om processen fungerar fullt ut. När testpartiet är klart levererar vi en datauppsättning som kunden kan kontrollera och därefter acceptera.
Kunden genomför därefter en stickkontroll av skanningarna. I regel rekommenderar vi att man använder metoden AQL (Acceptable Quality Limit) enligt ISO 2859 för att definiera stickprovets omfattning.
Testpartiet används ofta också för att testa arbetsflödena för inmatning och import till e-depots. Efter ett formellt godkännande från kunden påbörjar vi den faktiska produktionsprocessen.
4Skanningsprocessen
Våra projektledare skannar hela arkivet enligt den avtalade planen. Vi utför processen enligt beskrivningen i manualen om ersättningsskanning.
De inledande förberedelserna är beroende av vad som har avtalats och vilken som är utgångspunkten. De inledande förberedelserna omfattar i de flesta fall rengöring, borttagning av häftklamrar och strukturering av arkiven. Rengöring och strukturering är uppdrag som förutsätter specialkompetens, och som ofta kräver en förståelse för det innehållsmässiga sammanhanget och kunskap om arkiven. Vi kan hjälpa kunden att utföra denna del av arbetet i förväg.
Efter de inledande förberedelserna påbörjar vi den egentliga skanningsprocessen. Vi använder bara skannrar som uppfyller de standarder som beskrivs i manualen om ersättningsskanning.
Vi utför kontroller både under och efter skanningsprocessen. Kontrollerna bygger på ISO 2859/AQL-metoden. När skanningen är slutförd sker en intern överföring till efterbehandlingsavdelningen.
5Koppling av metadata
På efterbehandlingsavdelningen kopplar datateknikern metainformationen till skanningarna. Även detta är ett specialistuppdrag som ofta kräver förståelse av det innehållsmässiga sammanhanget samt kunskap om arkiven.
Metadata kan delas upp i tekniska metadata och beskrivande eller innehållsmässiga metadata. Tekniska metadata innehåller bland annat uppgifter om skanningsutrustningen och den mjukvara som används under skanningen. Dessa uppgifter gör det möjligt att reproducera skanningarna under samma förhållanden.
Beskrivande metadata innehåller i regel uppgifter om de konkreta arkiven. För bygglovshandlingar kan detta omfatta adresser, uppgifter om ansökande part, ansökningsdatum, datum för beslut etc. Vi kopplar innehållsmässiga metadata från databasfilerna till en eller flera skanningar från partiet.
Normalt sett är utgångspunkten en inkorporering av metainformationen i skanningsfilerna. På så sätt finns den kontext som är nödvändig för skanningen inne i själva filen, så att filen kan sparas i och hämtas från e-depots på ett effektivt sätt som inte kräver användning av särskilda plattformar.
6Validering av filer och metadata
Om metainformationen läggs till kontrollerar vi att processen har löpt felfritt. Vi kontrollerar att metainformationen är tekniskt korrekt (giltig och korrekt utformad), och vi kontrollerar dessutom att rätt metadata har lagts till i den konkreta filen//filerna.
Vidare kontrollerar vi att metainformationen är komplett genom att skapa en rapport över alla kopplade metadata för ett antal filer. Vi ser direkt om alla tekniska metadata har lagts till. Om det finns tomma fält i innehållsmässiga metadata genomför vi en automatiserad kontroll för att se om detta stämmer överens med ett tomt databasfält som användes som input.
Härefter genererar vi en hashfil (till exempel SHA-1) för hela datauppsättningen, och sedan skapar vi en kopia till ett externt datamedium. När processen är slutförd använder vi hashfilen för att kontrollera integriteten hos informationen i datamediet.
7Import till en e-depot
Kunden genomför en stickprovskontroll av filerna när de har levererats. I regel rekommenderar vi att man använder metoden AQL (Acceptable Quality Limit) enligt ISO 2859 för att definiera stickprovets omfattning. Skanningarna friges för import efter godkännande.
Beroende på situationen kan din organisation välja en hållbar lagring av filerna i antingen en intern eller en extern e-depot. Våra kunder genomför kontroller som den som beskrivs i steget innan importen.
När importen är slutförd ska du utarbeta en så kallad ”förklaring om ersättning”.
Destruktion [av skannat material] ska ske i enlighet med den process som beskrivs i manualen om ersättningsskanning. Vi rekommenderar att destruktionen utförs i enlighet med standarden CA+. Detta garanterar att personuppgifterna inte längre kommer att vara tillgängliga efter destruktion. Du kan arkivera destruktionsintyget (CA+) tillsammans med förklaringen om ersättning.
