Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Substitutie scannen

Autonoom verval, digitaal (zaakgericht) werken en opschorten van archiefbewaarplaatsen zijn voor gemeentelijke instanties en overheidsorganisaties redenen zijn om een traject voor substitutie scannen te starten. In een traject van substitutie scannen komen de meeste overheidsinstanties er al snel achter dat dit een serieuze uitdaging is.

Ons stappenplan voor substitutiescanning

1Het startgesprek

Allereerst initieert de Projectmanager van GMS een startgesprek. Het startgesprek kan worden gezien als een kick-off.

Bij het startgesprek is de Projectmanager aanwezig, samen met een Beeldspecialist en een Data-Engineer.

De Beeldspecialist zal met name ingaan op het beeldtechnische aspect. Dit omvat het scannen en opslaan in de gewenste bestandsformaten en structuren. De Data-Engineer zal zich focussen op de koppeling en format van de meta data die aan de scans zal worden toegevoegd.

Daarnaast zal de Projectmanager praktische details omtrent logistiek, opvragingen, contactpersonen en op te leveren rapportages afstemmen.

2Het uitwerken van het proces in het handboek vervanging

Het opstellen en volgen van een Handboek Vervanging is een verplicht. Het handboek dient een antwoord te geven op de bepalingen die gesteld zijn in de archiefregeling artikel 26b. Dit artikel stelt dat de volgende zaken moeten zijn beschreven:

1. de reikwijdte van het vervangingsproces, (voor welke archiefbescheiden is dit vervangingsproces van toepassing?).
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

Wij hebben geruime ervaring en zullen het gehele digitaliseringsproces beschrijven.

3Het uitvoeren en indienen van een pilotbatch

Na goedkeuring van het Handboek Vervanging, starten we een pilot. In de pilotfase verwerken we slechts een geringe hoeveelheid.

Een pilot is een volledige simulatie van het proces zoals beschreven in het Handboek Vervanging. De doelstelling van de pilot is om te bepalen of het proces voldoet. Na het voltooien van het gehele proces, leveren wij een data-set op ter controle en acceptatie.

Vervolgens voert de klant een steekproefsgewijze uit op de scans. Wij adviseren meestentijds de ISO2859 gebaseerde AQL-methodiek te gebruiken voor het bepalen van de grootte van de steekproef.

De pilotbatch wordt tevens vaak gebruikt om de ingest- en importworkflow in E-depots te testen. Na formele goedkeuring door de klant, starten we met het daadwerkelijke productieproces.

4Het scanproces

Onze projectmanager zal op basis van een planning het gehele archief laten verwerken. Hierbij volgen we het proces zoals omschreven in het Handboek Vervanging.

Afhankelijk van de afspraken en uitgangspunten voert GMS voorbewerking uit. Voorbewerking omvat in veel gevallen het schonen, ontijzeren en ontnieten en structureren van archiefbescheiden. Het schonen en structureren is een uiterst specialistische activiteit, die vaak ook inhoudelijke context en kennis van de archiefcollectie vereist. Het is ook mogelijk dat dit reeds is uitgevoerd door de klant.

Na de voorbewerking starten we het daadwerkelijke scanproces. Hierbij maken we alleen gebruik van de scanners die voldoen aan de normen zoals beschreven in het Handboek Vervanging. Deze scanners zijn geheel geconfigureerd en afgesteld voor dit project.

Zowel tijdens als na het scanproces voeren we intensieve controles uit, gebaseerd op de ISO2859/AQL methode. Na het voltooien van het scannen, vindt er interne overdracht plaats naar de afdeling Nabewerking.

5Het koppelen van meta data

Op de afdeling Nabewerking gaat de de Data Engineer de scans voorzien van meta data. Ook dit is een uiterst specialistische activiteit, die vaak inhoudelijke context en kennis van de archiefcollectie vereist.

Meta data is te onderscheiden in technische meta data en beschrijvende, inhoudelijke meta data. De technische meta data omvat onder meer met welke apparatuur en welke software de scans zijn gegenereerd, om reproductie van scans onder dezelfde omstandigheden mogelijk te maken.

De beschrijvende meta data omvat meestentijds informatie over de specifieke archiefbescheiden. In geval van bouwvergunningen moet u hierbij denken aan het adres, de gegevens van de aanvrager, de datum van aanvraag, datum van besluit, etcetera. De inhoudelijke meta data 'mappen' we vanuit databasebestanden aan één of meerdere scans uit de batch.

Uitgangspunt is meestentijds dat de meta data wordt ingesloten in de bestanden. Dit biedt de benodigde context bij het bestand zelf, zodat het bestand duurzaam en platformonafhankelijk kan worden opgeslagen en aangeboden vanuit E-depots.

6Het valideren van de bestanden en meta data

Als de meta data is toegevoegd, controleren we of dit proces juist is verlopen. Hierbij controleren we zowel of de meta data technisch juist is opgenomen (valide en well-formed) alsmede of de correcte meta data bij het specifieke bestand of reeks bestanden is toegevoegd.

Daarnaast voeren we een controle uit op compleetheid van de meta data, waarbij we een rapport maken van alle toegekende meta data voor een gehele reeks bestanden. Hierbij zien we in één oogopslag of alle technische meta data is ingevoegd. In geval van lege velden in de inhoudelijke meta data, voeren wij een geautomatiseerde controle uit om te bepalen of dit ook een leeg veld is in het databasebestand wat als input is gebruikt.

Afhankelijk van het bestandsformaat, gebruiken wij een validator om te bepalen of de bestandsstructuur van individuele bestanden voldoet aan de (open/ISO) standaarden.

Vervolgens genereren wij een hashbestand (bijv. SHA-1) van de gehele data set en voeren we een kopieer actie uit naar een externe data drager. Nadat dit proces gereed is, controleren we de data integriteit op de data drager o.b.v. het hashbestand.

7Import in een E-depot

Na oplevering voert de klant een steekproefsgewijze controle uit op de geleverde scans. Hierbij adviseren wij wederom om de ISO2859/AQL methode te gebruiken voor het bepalen van de grootte van de steekproef. Na goedkeuring kunnen de scans vrijgegeven worden voor import.

Afhankelijk van de situatie, kan uw organisatie besluiten om de bestanden in een eigen of extern e-depot te plaatsen voor duurzame opslag. Voorafgaand aan deze import voeren onze klanten meestentijds soortgelijke controles uit, zoals beschreven onder de vorige stap.

Na succesvolle import moet u er rekening mee houden dat u een zogenaamde 'verklaring van vervanging' dient op te stellen.

Vernietiging moet gebeuren conform het proces wat beschreven is in het Handboek Vervanging. Ons advies is om de vernietiging conform de CA+ norm uit te voeren. Behalve het feit dat u hiermee borgt dat persoonsgegevens na vernietiging niet meer beschikbaar zijn, kunt u het CA+ vernietigingsbewijs samen met uw verklaring van vervanging archiveren.

Onze expertise

GMS heeft de expertise om te scannen volgens substitutienorm. In het voortraject kan GMS een actieve rol spelen in de totstandkoming van het substitutiehandboek. Hierbij kunt u denken aan de input voor het voorbereidingsproces, het digitaliseringsproces, het controleproces, de totstandkoming en de implementatie van meta data en de uitleverstructuren.

Onze meerwaarde

Omdat wij reeds meerdere projecten op basis van substitutiescanning succesvol hebben afgerond, zijn we zeer ervaren. Behalve deze ervaring, is onze zelfontwikkelde scansoftware uiterst geschikt voor het effectief, veilig en hoogwaardig scannen op substitutieniveau.

Daarnaast beschikken wij over diverse zelfontwikkelde flexibele, robuuste applicaties om het mappen en embedden van meta data in XMP en fileheaders mogelijk te maken.

Kortom: u profiteert niet alleen van onze kennis en kwaliteit, maar ook van de gereedschappen die we hiervoor ontwikkelden.

Overtuigd?

Bekijk ons stappenplan bij het digitaliseren op substitutiekwaliteit en ga vrijblijvend in gesprek met ons!

Tientallen gemeentelijke instanties en overheidsorganisaties kozen GMS als dé partner om een traject volgens substitutienormering efficiënt en succesvol uit te voeren.

Gerelateerd