Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Patiëntendossiers digitaliseren

Ziekenhuizen, huisartsen, klinieken en veel andere zorginstanties beschikken over patiënten- en cliënten dossiers. Afhankelijk van het soort dossier loopt de bewaarplicht op tot tientallen jaren. Behalve dat hier ruimte voor nodig is, moet ook de privacy van cliënten geborgd zijn. Het scannen en digitaliseren van patiëntendossiers biedt uitkomst voor u!

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren d.m.v. steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Snel en efficiënt

Door patiëntendossiers te digitaliseren kunnen de gegevens per patiënt toegankelijk worden gemaakt. Informatie is snel, efficiënt en slechts voor geautoriseerd personeel beschikbaar. Controle hierop is eenvoudig en effectief centraal te beheren.

Waar uw organisatie eerst  eerst in het archief of in de kast gezocht moest worden naar de juiste map, is deze informatie nu met een aantal klikken beschikbaar. Dit resulteert in grote tijdsbesparingen. Ook het delen van informatie is sneller en eenvoudiger.

Scanning

Het scannen en digitaliseren van patiëntendossiers vindt plaats in ons machinepark, waar deskundigen de opdracht vakkundig uitvoeren. Onze mensen hebben ervaring met digitalisering van vele soorten dossiers en archieven. Tijdens het project hebben zij een signalerende taak. Wanneer we issues of uitzonderingen tegenkomen, overlegt de projectmanager van GMS dat direct met de klant.

Vertrouwelijkheid

De omgang met de patiëntendossiers dient vertrouwelijk te gebeuren. GMS beschikt over professioneel beveiligde archiefdepots waar de fysieke dossiers tijdens het proces worden opgeslagen. Voor het beveiligingsaspect van de digitale bestanden heeft GMS een interne policy waarover wij u graag in een vrijblijvend gesprek informeren.

Gerelateerde projecten