GMS digitaliseert ook op locatie

Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Incompany Dienstverlening

Sommige instellingen kiezen bewust ervoor om de archiefstukken in eigen huis te digitaliseren. Sommige archieven zijn te vertrouwelijk of zijn te fragiel om getransporteerd te worden. Andere stukken worden te vaak geraadpleegd.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie
2Projectplan
3Uitvoering
4Nabewerking

1Inventarisatie

Voordat we het scan- en digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit hun eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering van de gegevens uit het onderwijs. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen. Tijdens de digitalisering worden de onderwijsdossiers opgeslagen in professioneel beveiligde depots. Bovendien hanteren wij een streng intern beleid om naleving van de privacywetgeving te waarborgen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Waardevolle archieven

Archieven kunnen een historische waarde bevatten en zeer oud zijn. Daardoor is het niet raadzaam om deze archieven te transporteren. GMS biedt de mogelijkheid om op locatie te digitaliseren, om zodoende het waardevolle materiaal minimaal te belasten. Denk hierbij ook eens aan de speciale klimaateisen. Het klimaat kan grote invloed uitoefenen op de archieven en daardoor is het soms niet raadzaam deze buitenshuis te digitaliseren.

Vertrouwelijke archieven

Archieven bevatten soms zeer waardevolle informatie. Als deze informatie op straat komt te liggen heeft dit zeer grote gevolgen voor de gehele organisatie. De beveiliging van de archieven dient ten alle tijden optimaal te zijn. Ook voor deze archieven biedt GMS de mogelijkheid om op locatie te digitaliseren. Zodoende worden risico’s voor verlies uitgesloten.

neem contact op