Substitutie scannen

Autonoom verval, digitaal (zaakgericht) werken en opschorten van archiefbewaarplaatsen, zijn voor gemeentelijke instanties en overheidsorganisaties redenen zijn om een traject voor substitutie scannen te starten. In een dergelijk traject komen de meeste overheidsinstanties er achter dat dit een serieuze uitdaging betekent.

GMS heeft de expertise om te digitaliseren volgens substitutienorm. In het voortraject kan GMS een actieve rol spelen in de totstandkoming van het substitutiehandboek. Te denken valt hierbij aan input voor het voorbereidingsproces, het scanproces, het controleproces, de totstandkoming en implementatie van meta data en de uitleverstructuren.

Al bij aanschaf en inrichting van een DMS-applicatie is het van belang dat er een visie is op de hiërarchie en structuur zoals deze gewenst is in digitale vorm. De structuur van het fysieke archief is meestal bekend, bewezen en veilig, maar tegelijkertijd in veel gevallen gedateerd en inefficiënt. Het gevaar bestaat dat de oude structuur voortgezet wordt in de digitale vorm. Op die manier levert digitalisering weinig meerwaarde voor de efficiency en verbetering van de dienstverlening. Het is raadzaam de gewenste werkprocessen en bijbehorende hiërarchie en structuur voor de toekomstige documentaire informatievoorziening te hebben vastgesteld, voordat gestart wordt met het digitaliseringsproces.

Het scanproces volgens substitutienorm impliceert een hoogwaardigere kwaliteitsnorm als een regulier scanproces. Deze norm is vastgesteld in het substitutiehandboek. Om dit kwaliteitsniveau te meten, controleren en handhaven worden technische targets periodiek gescand en met speciale software doorgemeten. Daarnaast worden ICC-profielen toegevoegd en vinden extra tussentijdse controles plaats. De controlerapportages en gecontroleerde bestanden worden real-time via onze SFTP-server beschikbaar gesteld voor de klant, zodat er tijdens het scanproces inzicht is in het kwaliteitsniveau en de algemene voortgang van het proces. De kwaliteit is hierdoor gewaarborgd.

Voor gemeentelijke instanties en overheidsorganisaties is GMS dé partner om een traject volgens substitutienormering efficiënt en succesvol uit te voeren. Onze specialisten gaan graag vrijblijvend met u in gesprek!

Onze certificeringen

Wij zijn ISO9001, ISO27001 en ISO14001 gecertificeerd. Kwaliteitsmanagement, veiligheid van informatie en milieubewust ondernemerschap zijn dus aspecten die bij ons op beleidsmatig niveau onderdeel uit maken van de bedrijfsvoering.