Stappenplan voor het opzetten van een digitale administratie
- Inventarisatie: Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.
- Projectplan: Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.
- Uitvoering: Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.
- Nabewerking: De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt, geconverteerd en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.
Breng een duidelijke structuur aan
GMS is specialist op het gebied van digitalisering. De overgang naar een digitale administratie omvat meer dan het inscannen van uw archief. Het behelst de slag van analoog naar digitaal werken. GMS uit Sliedrecht, in de buurt van Dordrecht, verzorgt het digitaliseren voor uw organisatie. Samen met u kijken we naar de juiste indeling van uw archief volgens de laatste wetgeving. Centraal staat voor ons hoe een digitale administratie in uw organisatie past en hoe u er écht voordeel uit haalt.
Diversiteit en opschonen van uw archief
Een administratief archief bestaat uit veel diverse informatie. GMS is in staat om deze archieven voorafgaand aan de overgang naar een digitale administratie op te schonen. Dit kan inhouden dat we stukken uit het dossier halen die juridisch gezien vernietigd mogen worden. Na deze opschoning verwijdert GMS de hecht- en bindmiddelen en voegen we waar nodig barcodevellen toe om de juiste structuur te waarborgen. Zo voorkomen we menselijke fouten. Daarbij moet bij het opschonen van archieven gefocust worden op de vertrouwelijkheid van de informatie. Vertrouwelijkheid van informatie is essentieel. Uw administratie bevat informatie die niet op straat mag komen. Om deze reden heeft GMS een ISO 27001-certificering behaald als een van de weinige digitaliseringsspecialisten.
Klaar om over te stappen? Neem contact met ons op!
Wilt u graag eens verder spreken over het digitaliseren van uw administratief archief? Laat het ons weten door te bellen naar 078-693 1300! Met een goede prijs-kwaliteitverhouding zult u de juiste prijs betalen voor het volledig laten omzetten van uw documenten naar een digitale administratie. Vraag dat maar aan onze klanten die zijn overgestapt naar een volledig paperless office!
