Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Administratie digitaliseren

Zoekt u een manier om over te stappen op een volledig digitale administratie? De administratie omhelst allerlei soorten papier en archief zoals bonnetjes, declaraties en correspondentie. Een administratief archief is binnen de kortste keren snel opgebouwd en onoverzichtelijk. Wij bieden hierin de uitkomst en zijn de ideale partner in uw digitale omslag. Dé oplossing voor een overzichtelijke en digitale administratie is het digitaliseren.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie
2Projectplan
3Uitvoering
4Nabewerking

1Inventarisatie

Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren d.m.v. steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Breng een duidelijke structuur aan

GMS is specialist op het gebied van digitalisering. Een digitale administratie voorzien, is echter meer dan het inscannen van uw archief. Het behelst de slag van analoog naar digitaal werken. GMS uit Sliedrecht verzorgt het digitaliseren voor uw organisatie. Samen met u kijken we naar de juiste indeling van uw archief volgens de laatste wetgeving. Centraal staat voor ons hoe een digitale administratie in uw organisatie past en hoe u er echt voordeel uit kunt halen.

Diversiteit en opschonen van uw archief

Een administratief archief bestaat uit veel diverse informatie. GMS is in staat om deze archieven voorafgaand aan digitalisering op te schonen. Dit kan inhouden dat we stukken uit het dossier halen die juridisch gezien vernietigd mogen worden. Na deze opschoning verwijdert GMS de hecht- en bindmiddelen en voegen we waar nodig barcodevellen toe om de juiste structuur te waarborgen. Zo voorkomen we menselijke fouten. Daarbij moet bij het opschonen van archieven gefocust worden op de vertrouwelijkheid van de informatie. Vertrouwelijkheid van informatie is essentieel. Uw administratie bevat informatie die niet op straat mag komen. Om deze reden heeft GMS een ISO 27001 certificering behaald als een van de weinige digitaliseringsspecialisten.

Klaar om over te stappen?

Wilt u graag eens verder spreken over het digitaliseren van uw administratief archief? Laat het ons weten door te bellen naar 078-693 1300! Met een goede prijs/kwaliteit verhouding zult u de juiste prijs betalen voor het volledig laten omzetten van uw documenten naar een digitale administratie. Vraag dat maar aan onze klanten die zijn overgestapt naar een volledig paperless office!