Een digitaal personeelsdossier opstellen
1. Inventarisatie: Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.
2. Projectplan: Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever. Naast de digitalisatie van het dossier is het ook mogelijk om een handige software te implementeren.
3. Uitvoering: Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering van de documenten. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.
4. Nabewerking: De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.
Omschakelen naar een digitaal personeelsdossier
De personeelsdossiers maken deel uit van een veelal dynamisch archief. De dossiers worden vaak geraadpleegd door de afdeling HR en informatie wordt frequent gewijzigd of toegevoegd. De informatie die wordt toegevoegd is in veel gevallen echter al digitaal gegenereerd. Zo ontstaat een fysiek én een digitaal personeelsarchief. Feitelijk betekent dit dubbel werk, of eigenlijk in-efficiency. Digitale personeelsdossiers bieden hierin uitkomst. Alle informatie zoals opgebouwd in het verleden integreren wij met het digitaliseren, volledig in uw e-HRM oplossing. Dit bespaart u veel tijd én daardoor geld. GMS heeft diverse business cases uitgevoerd waarbij er sprake was van een Return On Investment (ROI) van 1 jaar. GMS verzorgt de integratie van de dossiers met elk systeem. De dossiers kunnen wij op elk gewenst niveau voor u digitaliseren; als één bestand, per tab en zelfs op documentniveau. Zo bent u zeker van een perfect digitaal personeelsdossier dat aansluit op uw organisatie en werkwijze.
Vertrouwen als basis voor onze werkwijze
De omgang met de personeelsdossiers moet vertrouwelijk gebeuren. Het gaat hier immers om persoonlijke en vertrouwelijke informatie. GMS beschikt over professionele beveiligde archiefdepots in de buurt van onze vestiging in Alblasserdam waar de fysieke personeelsdossiers tijdens het digitaliseringsproces worden opgeslagen volgens richtlijnen uit de laatste wetgeving. Daarbij zijn wij ISO 27001, de normering omtrent informatieveiligheid, gecertificeerd. Dit betekent dat wij u garanderen dat al uw informatie, zowel fysiek als digitaal, niet uitlekt of kwijtraakt. Voor het beveiligingsaspect van de digitale bestanden heeft GMS een intern beleid waarover wij u graag in een vrijblijvend gesprek informeren.
Bent u geïnteresseerd?
Neem snel contact op met een van onze specialisten via 078-693 1300. Zij kunnen alle mogelijke opties met u bespreken en bekijken wat het beste zou zijn voor u en uw organisatie op het gebied van een digitaal personeelsdossier. Wij helpen u graag met elke digitalisatie opdracht!
