Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Personeelsdossiers digitaliseren

Wilt u de slag gaan maken richting een digitaal personeelsdossier? Wij gaan u daarbij helpen! Elke organisatie heeft ze: personeelsdossiers. Fysieke dossiers met uiteenlopende, persoonlijk gerelateerde informatie van werknemers. Met de komst van e-hrm-oplossingen is het scannen, digitaliseren en koppelen van deze dossiers een stap die vele organisaties reeds hebben gemaakt. Een bewezen succes!

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het scan- en digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit hun eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering van de gegevens uit het onderwijs. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen. Tijdens de digitalisering worden de onderwijsdossiers opgeslagen in professioneel beveiligde depots. Bovendien hanteren wij een streng intern beleid om naleving van de privacywetgeving te waarborgen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Een digitaal personeelsdossier opstellen

  1. Inventarisatie: Voordat we het proces van personeelsdossiers digitaliseren starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.
  2. Projectplan: Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever. Naast de digitalisatie van het dossier is het ook mogelijk om een handige software te implementeren.
  3. Uitvoering: Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering van de documenten. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het personeelsdossiers digitaliseren te voorkomen.
  4. Nabewerking: De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Omschakelen naar een digitaal personeelsdossier

De personeelsdossiers maken deel uit van een veelal dynamisch archief. De dossiers worden vaak geraadpleegd door de afdeling hr en informatie wordt frequent gewijzigd of toegevoegd. De informatie die wordt toegevoegd is in veel gevallen echter al digitaal gegenereerd. Zo ontstaat een fysiek én een digitaal personeelsarchief. Feitelijk betekent dit dubbel werk, of eigenlijk inefficiëntie. Digitale personeelsdossiers bieden hierin uitkomst. Alle informatie zoals opgebouwd in het verleden integreren wij met het digitaliseren, volledig in uw e-hrm-oplossing. Dit bespaart u veel tijd én daardoor geld. GMS heeft diverse business cases uitgevoerd waarbij er sprake was van een Return On Investment (ROI) van één jaar. GMS verzorgt de integratie van de dossiers met elk systeem. De dossiers kunnen wij op elk gewenst niveau voor u digitaliseren: als één bestand, per tab en zelfs op documentniveau. Zo bent u zeker van een perfect digitaal personeelsdossier dat aansluit op uw organisatie en werkwijze.

Vertrouwen als basis voor onze werkwijze

De omgang met de personeelsdossiers moet vertrouwelijk gebeuren. Het gaat hier immers om persoonlijke en vertrouwelijke informatie. GMS beschikt over professionele beveiligde archiefdepots in de buurt van onze vestiging waar de fysieke personeelsdossiers tijdens het digitaliseringsproces worden opgeslagen volgens richtlijnen uit de laatste wetgeving. Wij garanderen u dan ook dat al uw informatie, zowel fysiek als digitaal, niet uitlekt of kwijtraakt. Voor het beveiligingsaspect van de digitale bestanden heeft GMS een intern beleid waarover wij u graag in een vrijblijvend gesprek informeren.

Bent u geïnteresseerd in personeelsdossiers digitaliseren? Neem contact met ons op!

Neem snel contact op met een van onze specialisten via 078-693 1300. Zij kunnen alle mogelijke opties met u bespreken en bekijken wat het beste zou zijn voor u en uw organisatie op het gebied van een digitaal personeelsdossier. Wij helpen u graag met elke digitalisatieopdracht en archief digitalisatie.

Gerelateerde projecten