Analoog personeelsdossier
De personeelsdossiers maken deel uit van een veelal dynamisch archief. De dossiers worden vaak geraadpleegd door de afdeling HR en informatie wordt frequent gewijzigd of toegevoegd. De informatie die wordt toegevoegd is in veel gevallen echter al digitaal gegenereerd. Zo ontstaat een fysiek én een digitaal personeelsarchief. Feitelijk betekent dit dubbel werk, of eigenlijk in-efficiency.
Digitaal personeelsdossier
Digitale personeelsdossiers bieden hierin uitkomst. Alle informatie zoals opgebouwd in het verleden integreren wij met het digitaliseren volledig in uw e-HRM oplossing. Dit bespaart u veel tijd én daardoor geld. GMS heeft diverse business cases uitgevoerd waarbij er sprake was van een Return On Investment (ROI) van 1 jaar. GMS verzorgt de integratie van de dossiers met elk systeem.
De dossiers kunnen wij op elk gewenst niveau voor u digitaliseren. Als één bestand, per tab en zelfs op documentniveau. Zo bent u zeker van een perfect digitaal personeelsdossier wat aansluit op uw organisatie en werkwijze.
Vertrouwelijkheid
De omgang met de personeelsdossiers moet vertrouwelijk te gebeuren. Het gaat hier immers om persoonlijke en vertrouwelijke informatie.
GMS beschikt over professionele beveiligde archiefdepots waar de fysieke dossiers tijdens het proces worden opgeslagen. Daarbij zijn wij ISO 27001, de normering omtrent informatieveiligheid, gecertificeerd. Dit betekent dat wij u garanderen dat al uw informatie, zowel fysiek als digitaal, niet uitlekt of kwijt raakt. Voor het beveiligingsaspect van de digitale bestanden heeft GMS een interne policy waarover wij u graag in een vrijblijvend gesprek over informeren.
