Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Personeelsdossiers digitaliseren

Elke organisatie heeft ze; personeelsdossiers. Fysieke dossiers met uiteenlopende persoonlijk gerelateerde informatie van werknemers. Met de komst van e-HRM oplossingen, is het scannen, digitaliseren en koppelen van deze dossiers een stap die vele organisaties reeds hebben gemaakt. Een bewezen succes.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren d.m.v. steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Analoog personeelsdossier

De personeelsdossiers maken deel uit van een veelal dynamisch archief. De dossiers worden vaak geraadpleegd door de afdeling HR en informatie wordt frequent gewijzigd of toegevoegd. De informatie die wordt toegevoegd is in veel gevallen echter al digitaal gegenereerd. Zo ontstaat een fysiek én een digitaal personeelsarchief. Feitelijk betekent dit dubbel werk, of eigenlijk in-efficiency.

Digitaal personeelsdossier

Digitale personeelsdossiers bieden hierin uitkomst. Alle informatie zoals opgebouwd in het verleden integreren wij met het digitaliseren volledig in uw e-HRM oplossing. Dit bespaart u veel tijd én daardoor geld. GMS heeft diverse business cases uitgevoerd waarbij er sprake was van een Return On Investment (ROI) van 1 jaar. GMS verzorgt de integratie van de dossiers met elk systeem.

De dossiers kunnen wij op elk gewenst niveau voor u digitaliseren. Als één bestand, per tab en zelfs op documentniveau. Zo bent u zeker van een perfect digitaal personeelsdossier wat aansluit op uw organisatie en werkwijze.

Vertrouwelijkheid

De omgang met de personeelsdossiers moet vertrouwelijk te gebeuren. Het gaat hier immers om persoonlijke en vertrouwelijke informatie.

GMS beschikt over professionele beveiligde archiefdepots waar de fysieke dossiers tijdens het proces worden opgeslagen. Daarbij zijn wij ISO 27001, de normering omtrent informatieveiligheid, gecertificeerd. Dit betekent dat wij u garanderen dat al uw informatie, zowel fysiek als digitaal, niet uitlekt of kwijt raakt. Voor het beveiligingsaspect van de digitale bestanden heeft GMS een interne policy waarover wij u graag in een vrijblijvend gesprek over informeren.

Gerelateerd