Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Archief digitaliseren

Is er bij uw organisatie nog een groot papieren archief aanwezig? Dan bent u vast lang aan het zoeken naar het juiste document. Daarnaast neemt het erg veel ruimte in beslag en bent u bang voor eventuele schade. Tegenwoordig heeft u de informatie steeds meer digitaal nodig, wat een fysiek archief steeds uitdagender maakt. De oplossing? Het digitaliseren van uw papieren archief kan bij GMS.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het scan- en digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit hun eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering van de gegevens uit het onderwijs. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen. Tijdens de digitalisering worden de onderwijsdossiers opgeslagen in professioneel beveiligde depots. Bovendien hanteren wij een streng intern beleid om naleving van de privacywetgeving te waarborgen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

De voordelen van digitaliseren archief

  • Archieven digitaliseren draagt bij aan duurzaamheid. Minder papiergebruik betekent een kleinere ecologische voetafdruk. Ook vermindert het de noodzaak voor fysieke opslagruimtes, wat energieverbruik en ruimte bespaart.
  • Door uw archief te digitaliseren is uw archief beschermd tegen vuur, inbraak en andere beschadigingen. Dit is cruciaal om de veiligheid en privacy te beschermen van documenten die gevoelige of persoonlijke informatie bevatten.
  • De kwaliteit van het archief blijft gewaarborgd. Waar papier kan vergaan, blijft alles digitaal van de hoogste kwaliteit. Laat uw papieren archief digitaliseren door GMS.
  • Digitaliseren van een archief zorgt ervoor dat uw archief op elke locatie en elk gewenst moment bekeken kan worden.
  • Archief digitaliseren zorgt ervoor dat u sneller toegang heeft tot het juiste archief. U kunt digitaal sneller zoeken dan in een traditionele archiefkast.
  • Archief digitaliseren draagt bij aan kostenbesparing op de lange termijn. Door het verminderen van fysieke opslag, minder drukkosten en efficiëntere werkprocessen bespaart u uiteindelijk kosten.

Door digitaal archiveren bespaart u dus tijd, ruimte én behoudt u meer overzicht van uw archief. Daarnaast zijn al uw belangrijke documenten beschermd tegen eventuele schade.

Wilt u meer weten? Hier kunt u meer informatie aanvragen.

Wat is een digitaal archief?

Een digitaal archief is een archief dat niet alleen bestaat uit papieren mappen, foto’s of bouwtekeningen. Al deze belangrijke documenten zijn voor u zorgvuldig gescand en daardoor ook digitaal inzichtelijk. Zo hoeft u uw archief maar op één centrale plek op te slaan en kunt de rest van het personeel bij de meest belangrijke documenten via hun eigen digitale apparaten.

Hoe maak je een digitaal archief?

GMS zorgt ervoor dat uw digitaal volledig digitaal beschikbaar wordt. Het digitaliseren van uw archief voeren wij voor u uit in vier stappen.

  1. Inventarisatie: voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.
  2. Projectplan: na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.
  3. Uitvoering: na goedkeuring van beide partijen start GMS met het digitaliseren archief. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1 op 1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.
  4. Nabewerking: de gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Kosten digitaliseren archief

Bij GMS behandelen we elke nieuwe opdracht op een unieke manier. Daarom ontvangt u altijd een op maat gemaakte offerte wanneer u bij ons informatie aanvraagt. Dat kan ook niet anders, want elk archief is een nieuwe uitdaging. Van tevoren vindt er een kennismakingsgesprek plaats die volledig vrijblijvend is. Deze is noodzakelijk om uw wensen in kaart te brengen. Bent u nieuwsgierig naar een archief digitaliseren kosten indicatie? Dan kunt u geheel vrijblijvend een offerte aanvragen.

Digitaliseren archief: kies voor de kwaliteit van GMS

Het archief digitaliseren en scannen is een vak apart. Een vak dat GMS uit Sliedrecht als geen ander verstaat. Door onze kennis en ervaring kunnen wij organisaties die zich in de oriënterende fase bevinden uitstekend adviseren. Wij beschikken over professionals die vanuit diverse disciplines complexe vraagstukken in samenspraak met de organisatie weten te vertalen naar de juiste oplossing voor de digitale archivering.

Onze kwaliteit is onze kracht. Vanuit diverse disciplines bekijken wij uw archief. Als kwaliteitsspeler kijken we uiteraard verder dan alleen naar het creëren van een mooie scan. Kwaliteit stroomt door in heel onze organisatie. Zowel in de kwaliteit van de scans, maar ook zeker in de optimalisatie van de processen. Hierdoor garanderen wij de beste kwaliteit op het gehele project. Archief digitaliseren met een hoge kwaliteitsgarantie, dus.

Dé specialist in archief digitaliseren

Al bijna vier decennia richt GMS zich op het digitaliseren van archieven. In als deze jaren verwerkte GMS tientallen miljoenen scans. Voor organisaties als Friesland Campina, BP, Heineken en vele andere corporate organisaties digitaliseerde GMS archieven. Honderden meters aan papieren archieven zijn succesvol gedigitaliseerd door ons. Van volledige bedrijfsdossiers, patiëntendossiers tot bouwdossiers en gemeentelijke administraties. In onze referenties vindt u hierover meer informatie.

Onze focus is duidelijk. GMS staat voor kwaliteit en innovatie. Hier passen ook onze klanten bij.

Betrouwbare partner

Wij investeren voortdurend in onze hard- en software om u de beste oplossingen te leveren op het gebied van digitale archivering. Dit betekent concreet dat wij maatwerkoplossingen aanbieden. Heeft u specifieke wensen bij het archief digitaliseren, laat het ons weten!

Daarbij is GMS dé digitaliseerspecialist die geheel voldoet aan de wettelijke eisen zoals gesteld door de overheid. Zo bent u zeker dat wanneer wij uw digitale archief scannen, deze ook juridisch geldig is. Wat uw wensen met betrekking tot uw archief digitaliseren ook zijn, bij GMS weet u zeker dat niets aan het toeval wordt overgelaten.

 

Neem contact met ons op

Overweegt u om uw archief te digitaliseren en te scannen, maar wenst u eerst aanvullende informatie? Neem gerust contact met ons op. U kunt ons bereiken op het nummer 078-693 1300. Onze specialisten staan u graag te woord. Laat uw archief digitaliseren door dé specialist GMS.

Gerelateerde projecten