Hoe is het nu met ENGIE?

Digitalisering van een archief is slechts een onderdeel van de transitie naar digitaal werken. Het vervangen van op papier gebaseerde processen blijkt meer dan eens een grote uitdaging. In dit artikel blikken wij terug hoe ENGIE deze uitdaging is aangegaan samen met GMS. Hiervoor gingen wij in gesprek met Gerard van Beveren, Document Controller bij ENGIE. Hoe gaat het nu met ENGIE een aantal jaren na de digitalisering? Is digitaal werken nog steeds aan de orde, of is er ondertussen weer een fysiek archief vergaard?

Over ENGIE

Het bedrijf is begonnen met een man of 10 en nu telt het bedrijf wereldwijd meer dan 200.000 werknemers. De Nederlandse E&P tak heeft zo’n 600 eigen werknemers en daaromheen een forse flexibele schil van contractors met als core business het opsporen en winnen van gas.

Aanleiding

Zeven jaar geleden heeft ENGIE een drietal productieplatforms overgenomen van de NAM. Dit ging gepaard met een gigantische berg documentatie, 250 verhuisdozen met zogenaamde Bluebooks (technische handboeken) per productieplatform wel te verstaan. Gerard van Beveren werd aangesteld om orde in deze chaos van documentstromen te scheppen. Met honderden projecten in uitvoering werden documenten regelmatig gewijzigd op verschillende locaties. Daardoor was het bijna onmogelijk om een secuur versiebeheer toe te passen. Met een technische achtergrond werd de aanpak van dit project voor Van Beveren al snel duidelijk, er was slechts één oplossing voor: Digitaliseren.

Het digitaliseren

Van Beveren had een duidelijke visie voor ogen, die voortkomt uit zijn afkeer tegen het bewaren van meerdere originelen, “analoge documenten worden tussentijds gewijzigd waardoor iedereen uiteindelijk met een andere versie werkt” volgens Van Beveren. “Ik pleit voor één document, dat altijd en overal beschikbaar is. Of je nu op kantoor zit of 150 kilometer van de kust op een productieplatform”. Een visie die hij vandaag de dag nog steeds nastreeft. Alle inkomende documentstromen scant ENGIE direct zodat iedereen de beschikking heeft over dat document, of het nu handleidingen zijn of inkooporders.

Het project dat GMS voor ENGIE heeft uitgevoerd bestond uit 899 Bluebooks wat neerkwam op meer dan 800.000 documenten en tekeningen, die samen goed waren voor alle documentatie van de productieplatformen sinds 1970. Niet alle documenten waren in even goede staat, waarop van Beveren zei: “het is het enige wat we hadden, behoud van die informatie was noodzaak”.

De snelle oplevering van bestanden zorgde ervoor dat we al gauw achterliepen met de implementatie van deze bestanden, hij zegt daarover: “Maar een lopend traject moet je niet vertragen, als dat rolt moet je dat laten rollen”. Waar vroeger alle documentatie nog met de boot naar het productieplatform werd gebracht, is dat tegenwoordig inzichtelijk door het systeem te raadplegen.

Een aantal jaren geleden is het kantoor van ENGIE verhuisd. Met die verhuizing kwam het besluit om in het nieuwe kantoor geen archief meer te huisvesten. Zodoende digitaliseerde én vernietigde GMS tienduizenden documenten en tekeningen waardoor dit archief alleen nog digitaal beschikbaar is.

Na de digitalisering

Een project van deze omvang vergt een omschakeling in de manier van werken voor het personeel. Vooral bij het personeel wat al lange tijd in dienst was er weerstand, maar nu iedereen beschikt over de juiste apparatuur om digitaal te kunnen werken is dat voorbij. Voor nieuwe werknemers is digitaal werken aantrekkelijk, zij verwachten namelijk dat een organisatie digitaal werkt. Tegenwoordig is het personeel blij dat zij geen fysiek archief meer hoeven door te spitten omdat alles nu digitaal doorzoekbaar is.

De medewerkers op het productieplatform werken altijd met de juiste versie. Informatie die zij opvragen is te vinden in het systeem. Digitaal werken is niet meer weg te denken uit de organisatie.

Tips voor andere bedrijven

Van Beveren raadt organisaties aan om te starten met digitaliseren. Het altijd vrijwel moeiteloos kunnen beschikken over de juiste data en tekeningen is een belangrijk veiligheidsaspect. In onze industrie is dat een ‘license to operate’

“Ik pleit voor één document, dat altijd en overal beschikbaar is. Of je nu op kantoor zit of 150 kilometer van de kust op een productieplatform.”
  • Gerard van Beveren Document Controller ENGIE

Gerelateerde producten