Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Milieudossiers digitaliseren

Digitalisering is een actueel onderwerp. De overheid stuurt steeds meer aan op digitale beschikbaarheid van informatie, omdat burgers zo sneller en efficiënter kunnen worden bediend. Het digitaliseren van milieudossiers is onderdeel van deze ontwikkeling.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren d.m.v. steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Dossiers voorbereiden

GMS heeft veel ervaring in milieudossiers digitaliseren. Als geen ander weet GMS dat een goede voorbereiding op dossierniveau essentieel is om de transitie naar digitaal (zaakgericht) werken succesvol te maken. De voorbereiding van deze dossiers betekent het verwijderen van irrelevante informatie of informatie die volgens de wettelijke bewaarplicht vernietigd mag worden.

Daarnaast is het aanbrengen van een chronologie binnen de dossiers een belangrijk aspect waarmee de samenhang tussen de diverse stukken wordt geborgd. Deze activiteiten kunnen wij integraal voor u uitvoeren.

Scannen

Het digitaliseren van milieudossiers doen wij met een high-end machinepark. Onze mensen gaan hier vakkundig met uw opdracht aan de slag en hebben in het proces een signalerende rol. Zien zij problemen of uitzonderingen, dan bespreekt de projectmanager dit direct met u.

Eindresultaat

GMS doet meer dan alleen het scannen van het dossier: we leveren een totaaloplossing. Dat betekent dat we naast het scannen ook al tientallen overheidsinstanties hebben ondersteund in het importeren van deze scans. Door de importfiles op te nemen in de applicatie waarin de digitale werkprocessen plaatsvinden, kunt u meteen effectief aan de slag.

De projectmanager van GMS stelt bij het begin een helder projectplan op waarin al uw wensen en eisen alsmede de specifieke werkafspraken en detailplanning zijn uitgewerkt. Voor u betekent dit een heldere en transparante procesgang.

Gerelateerd