Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Archief digitaliseren

Wilt u uw archief digitaliseren of volledig laten scannen? Dan bent u bij GMS aan het juiste adres. Wij digitaliseren uw archief zodat uw die efficiencyslag kan maken met uw bedrijf. Het digitaliseren en scannen van uw archief levert namelijk veel voordelen op.Zo is uw gehele archief centraal beschikbaar, locatieonafhankelijk en toegankelijk voor de daartoe geautoriseerde medewerkers. Archief digitaliseren zorgt ervoor dat uw waardevolle documenten beschermt zijn tegen brand en andere aantasting. Daarnaast levert digitale archivering enorme ruimtebesparing op.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het scan- en digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit hun eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering van de gegevens uit het onderwijs. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen. Tijdens de digitalisering worden de onderwijsdossiers opgeslagen in professioneel beveiligde depots. Bovendien hanteren wij een streng intern beleid om naleving van de privacywetgeving te waarborgen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Laat uw archief digitaliseren met de volgende stappen

  1. Inventarisatie: voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.
  2. Projectplan: na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.
  3. Uitvoering: na goedkeuring van beide partijen start GMS met het digitaliseren archief. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1 op 1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.
  4. Nabewerking: de gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Voordelen van digitaliseren archief

  • U hoeft het archief niet meer fysiek in uw kantoor op te slaan, hiermee bespaart u opslagruimte.
  • Door uw archief te digitaliseren is uw archief beschermd tegen vuur, inbraak en andere beschadigingen.
  • De kwaliteit van het archief blijft gewaarborgd. Waar papier kan vergaan, blijft alles digitaal van de hoogste kwaliteit.
  • Archief digitaliseren zorgt ervoor dat uw archief op elke locatie en elk gewenst moment bekeken kan worden.
  • Archief digitaliseren zorgt ervoor dat u sneller toegang heeft tot het juiste archief. U kunt digitaal sneller zoeken dan in een traditionele archiefkast.

Door digitaal archiveren bespaart u dus tijd, ruimte én behoudt u meer overzicht van uw archief. Daarnaast zijn al uw belangrijke documenten beschermd tegen eventuele schade.

Digitaliseren archief: kies voor de kwaliteit van GMS

Het archief digitaliseren en scannen is een vak apart. Een vak dat GMS uit Sliedrecht als geen ander verstaat. Door onze kennis en ervaring kunnen wij organisaties die zich in de oriënterende fase bevinden uitstekend adviseren. Wij beschikken over professionals die vanuit diverse disciplines complexe vraagstukken in samenspraak met de organisatie weten te vertalen naar de juiste oplossing voor de digitale archivering.

Onze kwaliteit is onze kracht. Vanuit diverse disciplines bekijken wij uw archief. Als kwaliteitsspeler kijken we uiteraard verder dan alleen naar het creëren van een mooie scan. Kwaliteit stroomt door in heel onze organisatie. Zowel in de kwaliteit van de scans, maar ook zeker in de optimalisatie van de processen. Hierdoor garanderen wij de beste kwaliteit op het gehele project. Archief digitaliseren met een hoge kwaliteitsgarantie, dus.

Dé specialist in archief digitaliseren

Al bijna vier decennia richt GMS zich op het digitaliseren van archieven. In als deze jaren verwerkte GMS tientallen miljoenen scans. Voor organisaties als Friesland Campina, BP, Heineken en vele andere corporate organisaties digitaliseerde GMS archieven. Honderden meters aan papieren archieven zijn succesvol gedigitaliseerd door ons. Van volledige bedrijfsdossiers, patiëntendossiers tot bouwdossiers en gemeentelijke administraties. In onze referenties vindt u hierover meer informatie.

Onze focus is duidelijk. GMS staat voor kwaliteit en innovatie. Hier passen ook onze klanten bij.

Betrouwbare partner

Wij investeren voortdurend in onze hard- en software om u de beste oplossingen te leveren op het gebied van digitale archivering. Dit betekent concreet dat wij maatwerkoplossingen aanbieden. Heeft u specifieke wensen bij het archief digitaliseren, laat het ons weten!

Daarbij is GMS dé digitaliseerspecialist die geheel voldoet aan de wettelijke eisen zoals gesteld door de overheid. Zo bent u zeker dat wanneer wij uw digitale archief scannen, deze ook juridisch geldig is. Wat uw wensen met betrekking tot uw archief digitaliseren ook zijn, bij GMS weet u zeker dat niets aan het toeval wordt overgelaten.

 

Neem contact met ons op

Overweegt u om uw archief te digitaliseren en te scannen, maar wenst u eerst aanvullende informatie? Neem gerust contact met ons op. U kunt ons bereiken op het nummer 078-693 1300. Onze specialisten staan u graag te woord. Laat uw archief digitaliseren door dé specialist GMS.

Gerelateerde projecten