Archief digitaliseren

Wilt u uw archief volledig laten scannen en digitaliseren? Bent u daarnaast op zoek naar een manier om digitale archivering te implementeren in uw bedrijf? Het digitaliseren en scannen van uw archief levert vele voordelen op. Denk hierbij eens aan de efficiencyslag die uw organisatie maakt. Uw gehele archief is centraal beschikbaar. Locatieonafhankelijk en toegankelijk voor de daartoe geautoriseerde medewerkers. Veilig voor brand en andere aantasting van uw waardevolle documenten. Daarnaast levert digitale archivering enorme ruimtebesparing op.

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren d.m.v. steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Laat het archief digitaliseren met de volgende stappen

  1. Inventarisatie: Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.
  2. Projectplan: Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.
  3. Uitvoering: Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren door middel van steekproeven of een 1 op 1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.
  4. Nabewerking: De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Kwaliteit in uw archief digitaliseren

Het digitaliseren en scannen van het archief is een vak apart. Een vak dat GMS uit Alblasserdam als geen ander verstaat. Door onze kennis en ervaring kunnen wij organisaties die zich in de oriënterende fase bevinden uitstekend adviseren. Wij beschikken over professionals die vanuit diverse disciplines complexe vraagstukken in samenspraak met de organisatie weten te vertalen naar de juiste oplossing voor de digitale archivering.

Daarin ligt onze kracht. Vanuit diverse disciplines bekijken wij uw archief. Als kwaliteitsspeler kijken we uiteraard verder dan alleen naar het creëren van een mooie scan. Kwaliteit stroomt door in heel onze organisatie. Zowel in de kwaliteit van de scans, maar ook zeker in de optimalisatie van de processen. Hierdoor garanderen wij de beste kwaliteit op het gehele project.

Specialist in archief digitaliseren

Al bijna vier decennia richt GMS zich op het digitaliseren van archieven. In als deze jaren verwerkte GMS tientallen miljoenen scans. Voor organisaties als Friesland Campina, BP, Heineken en vele andere corporate organisaties digitaliseerde GMS archieven. Honderden meters aan papieren archieven zijn succesvol gedigitaliseerd door ons. Van volledige bedrijfsdossiers, patiëntendossiers tot bouwdossiers en gemeentelijke administraties. In onze referenties vindt u hierover meer informatie.

Onze focus is duidelijk. GMS staat voor kwaliteit en innovatie. Hier passen ook onze klanten bij.

Betrouwbare partner

Wij investeren voortdurend in onze hard- en software om u de beste oplossingen te leveren op het gebied van digitale archivering. Dit betekent concreet dat wij maatwerkoplossingen aanbieden. Heeft u specifieke wensen in het digitaliseren, laat het ons weten!

Daarbij is GMS dé digitaliseerspecialist die geheel voldoet aan de wettelijke eisen zoals gesteld door de overheid. Zo bent u zeker dat wanneer wij uw digitale archief scannen, deze ook juridisch geldig is. Wat uw wensen met betrekking tot uw archief digitaliseren ook zijn, bij GMS weet u zeker dat niets aan het toeval wordt overgelaten.

Neem contact met ons op

Overweegt u om uw archief te scannen en te digitaliseren, maar wenst u eerst aanvullende informatie? Neem gerust contact met ons op. U kunt ons bereiken op het nummer 078-693 1300. Onze specialisten staan u graag te woord.

Gerelateerde projecten