1Projectplan
GMS maakt voor ieder project een speciaal projectplan. Wanneer het gaat om de digitalisering van documenten en dossiers is het van essentieel belang om het project goed af te kaderen. In het projectplan worden data, afspraken en deadlines verwerkt aan de hand van de wensen en de eisen.
2Inname materialen
Naar aanleiding van het projectplan worden de materialen vervoerd en ingenomen bij de vestiging van GMS. De kaders worden nogmaals afgestemd en bij goedkeuring vangt GMS aan met het project. Via LiveTrace blijft u op de hoogte van het project. Zo weet u zeker dat u voor een transparante partner kiest.
3Uitvoering en substitutie
GMS digitaliseert conform de eisen. Wanneer dit afgesproken is, voert GMS het project uit volgens de eisen van substitutie. Extra controles op inhoud, kwaliteit en indexering worden gepleegd om te voldoen aan de substitutie-eisen. GMS is als een van de weinige partijen in staat om te voldoen aan deze strenge eisen.
4Indexering, structurering en afhandeling
De indexering is van groot belang bij het scannen van dossiers en documenten voor een digitaal archief. Snelle raadpleegbaarheid en directe toegankelijkheid zijn belangrijk. Dankzij een goede indexering is dit mogelijk. GMS ziet hierop toe.