Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Overheid & Gemeenten

Digitalisering voor overheid en gemeenten wordt steeds belangrijker. Bent u werkzaam in een van deze sectoren? Dan zijn de diensten van GMS wellicht iets voor u. Wij zijn al jarenlang gespecialiseerd in digitalisering voor overheid en gemeenten voor specifieke toepassingen. Zodoende bedient uw gemeente de burger optimaal. GMS helpt u om de archieven digitaal te maken en om deze te importeren in uw systemen.

U vraagt zich vast af waarom de digitalisering van uw bestanden een goede keuze is. Allereerst kunnen uw geautoriseerde medewerkers en uzelf altijd en overal uw digitale bestanden voor uw gemeente raadplegen. Zo kunt u de administratie, tekeningen of andere documenten digitaliseren. Een ander groot voordeel van digitale documenten binnen de gemeente is dat het ongelofelijk veel ruimte bespaart. U heeft geen ruimte meer nodig voor grote boekwerken.

Wanneer u analoge bestanden van uw gemeente om wilt zetten in digitale bestanden, staan wij voor u klaar. Of het nu om documenten, dossiers, foto’s of microfilms gaat, er is van alles mogelijk. Voor ieder project maken wij een speciaal projectplan, waarin uw eisen en wensen goed afgestemd worden. Naar aanleiding van het plan worden de materialen van overheid en gemeenten ingenomen voor de digitalisering. Wist u dat u altijd op de hoogte wordt gehouden van de status van uw project door middel van LiveTrace? Zo weet u zeker dat u voor een transparante partner kiest.

Het digitaliseren van dossiers en documenten

1Projectplan

GMS maakt voor ieder project een speciaal projectplan. Het is, zeker als het gaat om dossiers en documenten, van essentieel belang om het project, met daarbij de eisen en wensen, goed af te kaderen. Data, afspraken en deadlines worden hierin verwerkt.

2Inname materialen

Naar aanleiding van het projectplan worden de materialen vervoerd en ingenomen bij GMS. De kaders worden nogmaals afgestemd en bij goedkeuring vangt GMS aan met het project.

3Uitvoering en substitutie

GMS digitaliseert conform de eisen. Wanneer dit afgesproken is, voert GMS het project uit conform de eisen van substitutie. Extra controles op inhoud, kwaliteit en indexering worden gepleegd om te voldoen aan de substitutie-eisen. GMS is als één van de weinige partijen om te voldoen aan de strenge eisen van substitutie.

4indexering, structurering en afhandeling

de indexering is van groot belang bij het scannen van dossier- en document archieven. Snelle raadpleegbaarheid en directe toegankelijkheid zijn belangrijk. Dankzij een goede indexering is dit mogelijk. GMS ziet hierop toe.

Wat kunnen wij voor u digitaliseren?

Gms hecht veel waarde aan langdurige relaties met haar klanten