Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Digitalisering overheid

Digitalisering voor overheid en gemeenten wordt steeds belangrijker. Bent u werkzaam in een van deze sectoren? Dan zijn de diensten van GMS uit Sliedrecht wellicht iets voor u. Wij zijn al decennialang gespecialiseerd in digitalisering voor overheid en gemeenten voor specifieke toepassingen. Zodoende bedient uw gemeente de burger optimaal. GMS helpt u om de archieven digitaal benaderbaar te maken. Door het goed te importeren in uw systemen, maakt dit uw werkprocessen een stuk efficiënter.

Waarom digitalisering voor overheid en gemeenten een verstandige keuze is


Het grootste voordeel van digitalisering voor de overheid en gemeenten is de beschikbaarheid van de digitale bestanden voor uzelf, geautoriseerde medewerkers en inwoners. Administratie, tekeningen en andere digitale documenten zijn snel toegankelijk voor iedereen in de gemeente die hier recht op heeft. Bovendien bespaart digitalisering veel ruimte doordat u geen fysiek archief hoeft te houden. \

Verschillende mogelijkheden voor digitalisering


Wanneer u de analoge bestanden van uw gemeente rondom Sliedrecht of elders in Nederland om wilt zetten in digitale bestanden, staan wij voor u klaar. Heeft u specifieke wensen met betrekking tot de digitalisering? Dat is geen probleem voor onze experts. Wij voorzien u graag van een maatwerk oplossing. Bent u als gemeente of overheidsinstantie benieuwd welke bestanden u kunt laten omzetten in digitale varianten? Neem contact met ons op via 078-693 1300 of vul het contactformulier in.

Het digitaliseren van dossiers en documenten

1Projectplan

GMS maakt voor ieder project een speciaal projectplan. Wanneer het gaat om de digitalisering van documenten en dossiers is het van essentieel belang om het project goed af te kaderen. In het projectplan worden data, afspraken en deadlines verwerkt aan de hand van de wensen en de eisen.

2Inname materialen

Naar aanleiding van het projectplan worden de materialen vervoerd en ingenomen bij de vestiging van GMS. De kaders worden nogmaals afgestemd en bij goedkeuring vangt GMS aan met het project. Via LiveTrace blijft u op de hoogte van het project. Zo weet u zeker dat u voor een transparante partner kiest.

3Uitvoering en substitutie

GMS digitaliseert conform de eisen. Wanneer dit afgesproken is, voert GMS het project uit volgens de eisen van substitutie. Extra controles op inhoud, kwaliteit en indexering worden gepleegd om te voldoen aan de substitutie-eisen. GMS is als een van de weinige partijen in staat om te voldoen aan deze strenge eisen.

4Indexering, structurering en afhandeling

De indexering is van groot belang bij het scannen van dossiers en documenten voor een digitaal archief. Snelle raadpleegbaarheid en directe toegankelijkheid zijn belangrijk. Dankzij een goede indexering is dit mogelijk. GMS ziet hierop toe.

Wat kunnen wij voor u digitaliseren?