Informatie aanvragen

Heeft u een vraag? Laat het ons weten en we nemen binnen één werkdag met u contact op!

Kaartsystemen

De achterliggende decennia is veel gewerkt met kaartsystemen. Grote kaartenbakken met persoonskaarten, woningkaarten, transportkosten, rijbewijsaanvragen enzovoorts. Zomaar een greep uit mogelijke kaartensystemen. Deze informatie is helaas niet centraal toegankelijk en kan niet gekoppeld worden met digitale systemen. Behalve als deze kaarten digitaal beschikbaar zijn!

Het digitaliseren van archieven

1Inventarisatie

Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de collectie. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.

2Projectplan

Na de inventarisatie stellen we een projectplan op, gericht op het desbetreffende project. Elk project is anders, dus ook het projectplan. Dit wordt gedaan in overleg met de opdrachtgever.

3Uitvoering

Na goedkeuring van beide partijen start GMS met de digitalisering. GMS ziet toe op het digitaliseren d.m.v. steekproeven of een 1:1 controle. GMS heeft een geïntegreerde controleprocedure ontwikkeld om fouten in het digitaliseren te voorkomen.

4Nabewerking

De gedigitaliseerde bestanden worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever. De materialen worden naar wens op een afgesproken tijd teruggebracht in combinatie met de gedigitaliseerde bestanden.

Efficiency

Het zoeken naar de juiste kaart kost veel tijd en werkt inefficiënt. Kaarten raken kwijt of vervallen. Daarbij wordt in een analoog systeem de geldigheid niet bewaakt. GMS biedt hiervoor een snelle en adequate oplossing. Kaarten zijn toegankelijk en snel vindbaar dankzij digitalisering.

Indexering

Zonder een goede indexering geeft digitalisering echter geen efficiency voordeel. Indexering op registratiekenmerken als naam, datum, woonplaats etc. zorgt voor een snelle doorzoekbaarheid. Hierdoor zijn kaarten snel terug te vinden.

Gerelateerd