De transitie naar digitaal werken; in 3 stappen het gewenste werkproces

BramDoor: Bram Groenendijk op 8 januari 2016

In onze vorige blog schreven we over de implementatie van succesvol digitaal werken. Eén van de belangrijke aspecten was het nemen van gewenste werkprocessen als uitgangspunt. Daarom in deze blog. Hoe werkt dat? Hoe steekt uw werkproces in elkaar en wat kunt u doen om dit werkproces in de basis te verbeteren? Bent u van plan om het aantal interfaces tussen twee of meer werkprocessen terug te dringen? Lees dan verder.

Stap 1 omschrijf de huidige situatie

Voordat u gaat sleutelen aan uw werkproces is het van belang dat u weet waarom u het werkproces wilt aanpassen. Inventariseer daarom de huidige situatie. Hoe komen medewerkers van uw bedrijf momenteel aan de benodigde informatie? Door dit in kaart te brengen merkt u snel of uw werkprocessen in orde zijn. Al een aantal keer heb ik meegemaakt dat bedrijven geen aftersales kunnen verrichten doordat informatie zoek is; onbegrijpelijk maar waar. Dan lijkt het ons tijd voor een nieuw werkproces.

Er zijn organisaties die stug vasthouden aan de  huidige informatiestromen waar men zo gewend aan is geraakt. Dit terwijl zij zich vaak juist bewust zijn van de mogelijkheden om die informatiestromen om te zetten in een efficiënter proces. Door het in kaart brengen van de huidige situatie maakt u snel inzichtelijk op welke facetten uw informatiestroom vast loopt. Hou vast aan de juiste onderdelen van de informatiestromen en verbeter de knelpunten. Digitaliseren van de informatiestromen brengt nieuwe mogelijkheden met zich mee. Het optimaliseren van informatiestromen leidt ook tot een groter draagvlak binnen de organisatie.

Ik kom regelmatig op bezoek bij organisaties die open staan voor verandering en die zich in de oriënteringsfase bevinden. Het advies dat ik altijd meegeef is om de werkprocessen te filteren naar het te behalen resultaat. In de praktijk betekent dit dat het draagvlak voor procesverbetering toeneemt naarmate de voordelen ervan zichtbaar worden.

Stap 2 het gewenste werkproces

Nu u heeft vastgesteld welk resultaat u wilt behalen en inzicht heeft in de huidige situatie, kunt u de middelen samenstellen om de gewenste informatiestromen te bereiken. Dit zal altijd beginnen bij het aanstellen van de juiste mensen. Voeg een team samen met werknemers uit alle lagen van het bedrijf. Op deze manier komen de belangrijkste zaken aan het licht en middels meetings is de voortgang van het traject te bepalen. Tijdens deze meetings is het van belang om knopen door te hakken en u te laten leiden door het doel.

Gegevens- en documentgerichte processen van kantoren gaan beter en efficiënter verlopen als de processen uniform en eenduidig plaatsvinden. Dat betekent dus een voorspelbare volgorde van werkzaamheden, eenmalige vastlegging van gegevens en een geautomatiseerde verwerking ervan. Gegevens en documenten moeten bovendien altijd beschikbaar zijn in het proces voor de persoon die het nodig heeft. Alleen zo kan de techniek voor u werken. Een optimaal proces – bijvoorbeeld een controle-, samenstel- of aangifteproces – realiseert kwalitatieve output met minimale inspanning.

 Stap 3 hoe zet u dat om in uw digitale archief?

Als alle informatie beschikbaar is voordat de uitwerking start, dan is de kans op een ongestoorde uitvoering van de werkzaamheden namelijk veel hoger. Voor het behoud is van belang om van te voren na te denken over het vaststellen van de volgende zaken:

  • Structurering
  • Index
  • Naamgeving

Digitalisering van het archief zorgt ervoor dat informatie altijd en overal beschikbaar is en geautoriseerde collega’s documenten eenvoudig kunnen vinden. De kans op het gebruik van verouderde of verkeerde documenten neemt aanzienlijk af.  Ik ben benieuwd naar uw ervaringen.

Bram
Bram Groenendijk Bram Groenendijk is directeur van GMS. Hij is verantwoordelijk voor de algemene zaken binnen de organisatie. Vanwege zijn technische achtergrond en ervaring is hij meer dan eens betrokken bij complexe projecten.

Plaats een reactie

Lees ook