Archief scannen en vernietigen; welke wetgeving is van toepassing?

Door: Bram Groenendijk op 29 juli 2016

Het klinkt zo eenvoudig; uw archief digitaliseren en daarna vernietigen. Toch blijkt vernietigen de nodige barrières op te werpen. Zo blijkt het in de praktijk niet altijd duidelijk te zijn aan welke kwaliteit de scans moeten voldoen om het fysieke archief veilig te kunnen vernietigen. Een knelpunt waar veel organisaties mee worstelen is de vraag of de rechtsgeldigheid van een scan gelijkwaardig is aan de originele papieren variant . Middels een blogserie zullen wij handvatten bieden, zodat u de juiste keuzes kunt maken.

Vernietigen in alle gevallen gewenst?

Om te beginnen: vernietiging is zeker niet altijd gewenst. Archief van cultuurhistorische waarde en kunstwerken worden meestentijds gedigitaliseerd om te preserveren voor de toekomst en om deze stukken online beschikbaar te stellen. Deze archiefstukken vernietigen zou erg zonde zijn!

Vernietigen en de wetgeving

Bent u van plan om uw archief te digitaliseren en vervolgens te vernietigen, stel uzelf dan de vraag of u archief plichtig bent. Dat wil zeggen: bevat het archief wat ik wil gaan digitaliseren en vernietigen informatie die wettelijk gezien (een bepaalde periode) bewaard moet blijven? Het kan namelijk zo zijn dat u een archief heeft wat bestaat uit bijvoorbeeld eigen naslagwerk, notities, visitekaartjes etc. In een dergelijk geval bent u niet archief plichtig en kunt u zelf invulling geven aan het bewaarbeleid en de kwaliteitsnorm voor digitalisering.

Dat de wet hier geen kaders stelt wil niet zeggen dat het verstandig is om zonder pragmatisch beleid te gaan digitaliseren en vernietigen. Ook al valt deze informatie niet onder wettelijke bewaarplicht; het kan zijn dat deze informatie bijvoorbeeld in een juridisch geschil waardevolle context of bewijslast kan leveren.

Als u archief plichtig bent, is het goed om te weten welke wetgeving van toepassing is. Dit is afhankelijk van het soort archief/informatie. Op financiële informatie is bijvoorbeeld andere wetgeving van toepassing dan op HR-dossiers. Behalve de bewaartermijnen die per archief variëren, zijn ook de kwaliteitsnormen die de wetgevende instantie die de wetgeving heeft opgesteld (en als het goed is handhaaft en controleert) verschillend. In onze blogserie zullen wij nader ingaan op de wet- en regelgeving voor scanning en vernietiging van veel voorkomende archieven.

Vernietigen in alle gevallen verstandig?

Het vernietigen van een archief is niet per saldo verstandig. Soms kan het zelfs beter zijn het archief niet te vernietigen! Het kan bijvoorbeeld zijn dat de kwaliteit van het conversieproces of de output hiervan niet goed is. Dit kan leiden tot onvolledige of niet-raadpleegbare digitale output. Op zijn minst is het raadzaam een gedegen steekproef te nemen om te bepalen of de output betrouwbaar is. Een bruikbare norm hiervoor is de AQL-norm.

Sowieso is vernietiging ‘not-done’ als het conversieproces of de output niet voldoen aan de wettelijke eisen die gesteld worden door wetgevende instanties. Het kan ook zijn dat de eisen die gesteld worden door de wetgevende instantie nogal ‘interpretabel’ zijn of dusdanig hoog gegrepen zijn (lees: duur) dat u besluit om alleen te digitaliseren voor efficiency, zonder daarbij te gaan vernietigen. Het fysieke archief moet in dat geval beschikbaar blijven conform de wettelijke bewaartermijn die hiervoor van toepassing is. Dit kan efficient, veilig en goedkoop bij bedrijven die gespecialiseerd zijn in archiefopslag.

Soms is het verstandig om het archief tijdelijk te bewaren. In een veranderproces binnen een organisatie ziet men het ‘ontvallen’ van het fysieke archief als een bedreiging. Het fysieke archief (efficiënt of niet) heeft zich immers bewezen. Het digitale werken en archiveren wellicht slechts deels of helemaal niet.

Meer dan eens worden er tegenwerping in deze richting gemaakt. Het is goed en geruststellend om dan te melden dat het fysieke archief nog niet direct vernietigd gaat worden. Zoals eerder aangegeven is opslag van fysieke informatie voor korte of langere termijn veilig, efficiënt en relatief goedkoop bij bedrijven gespecialiseerd in archiefopslag.

Vernietigen?

Vernietigen is verstandig als is aangetoond en geverifieerd dat zowel het scanproces als de output voldoen aan de wettelijke eisen die gesteld zijn door de wetgevende instantie.  Daarnaast adviseren wij nooit over te gaan tot vernietiging voordat u zeker weet dat bijvoorbeeld volledigheid en betrouwbaarheid absoluut 100% is.

Voor vernietiging adviseren wij u de DIN 32757-1 norm te hanteren en altijd een CA+ vernietigingscertificaat op te vragen.

Tot slot

Hoewel we in deze blog met name willen ingaan op de kwaliteitsnormen voor het scannen, betekent dit niet dat dit het enige en belangrijkste onderdeel is van het proces. Ook facetten als uitvoering bij uitbesteding, informatiebeveiliging en lange termijn opslag en archivering zijn zaken die meegenomen dienen te worden. Wellicht mooie onderwerpen voor toekomstige blogs…

Onze aanbevelingen kort opgesomd:

1. Ga na welke wetgeving van toepassing is voor uw informatie.
2. Ga na welke eisen deze wetgeving stelt aan digitalisering ter vervanging van fysieke originelen.
3. Zijn deze eisen helder, bepaal dan of de output ook ‘werkbaar’ is voor uw organisatie.
4. Leg uw eigen eisen en wensen naast de wettelijke eisen en redigeer dit tot één geheel. Verifieer of uw wensen en eisen niet conflicteren met de wettelijke eisen.
5. Zijn de wettelijke eisen dusdanig lastig ‘interpretabel’ (lastig te controleren of verifiëren op compliancy) of ‘hoog gegrepen’ (lees: duur)? Maak dan een afweging of u wel gaat scannen ter vervanging. Dit maakt digitalisering nog steeds een interessante optie. U kunt namelijk wel de transitie naar digitaal maken en tegelijkertijd de oorspronkelijke analoge archieven fysiek opslaan bij daartoe gespecialiseerde bedrijven. De kosten voor opslag zijn relatief erg laag.
6. Voer de digitalisering uit conform de eisen en wensen zoals geredigeerd (zie punt 4).
7. Indien u over gaat tot vernietiging: voer een gedegen controle uit op de gedigitaliseerde informatie. Kijk hierbij vooral naar volledigheid en authenticiteit van de informatie.
8. Laat de vernietiging uitvoeren conform de DIN 32757-1 norm en vraag een CA+ certificaat als bewijs van veilige vernietiging.

Bram Groenendijk Bram Groenendijk is directeur van GMS. Hij is verantwoordelijk voor de algemene zaken binnen de organisatie.