Gemeente Binnenmaas; Backlog scannen en verder met Decos Join
Het archief is het geheugen van een organisatie. En dus ook van een gemeente. Een goed opgezet archief verhoogt de daadkracht en kan de dienstverlening aanzienlijk verbeteren. Dat laatste is voor Gemeente Binnenmaas een van de aanleidingen geweest om het archief van akten van de Burgerlijke Stand te digitaliseren in Decos JOIN.
Een traject dat ze samen met drie andere gemeenten in de Hoeksche Waard zijn ingegaan. Vanuit de Gemeente Binnenmaas, de initiator van het project, hebben namens burgerzaken Marianne Both en Yvonne Tuk en namens de afdeling DIV Arjan van der Hoek en Peter Krijgsman de kar getrokken.
AANLEIDING VOOR DIGITALISEREN
In de klantcase worden meerdere aanleidingen voor het digitaliseren van de akten aangekaart. Een van de redenen is de grotere vraag naar digitale informatie en het professionaliseren van de dienstverlening, maar ook de inktvraat die een deel van de akten aantast.
AANBESTEDING EN SAMENWERKING
Voor het digitaliseren van de akten heeft de Gemeente Binnenmaas een aanbesteding uitgeschreven. In de klantcase gaan ze in op dit aanbestedingstraject en op welke zaken absoluut gelet moet worden bij een aanbestedingstraject. Ze vertellen daarnaast ook uitgebreid over de samenwerking tussen alle partijen, GMS, de vier gemeenten en Doclogic.
LESSONS LEARNED
Tot slot worden er handige tips en aandachtspunten gegeven voor gemeenten die voornemens zijn een dergelijk traject op te zetten. Deze ‘lessons learned’ komen dan goed van pas.
MEER WETEN?
Als je meer wil weten over het backlog scannen met Decos JOIN dat de vier gemeenten in de Hoeksche Waard hebben doorlopen of als jouw organisatie een soortgelijk traject in gaat download dan hier de volledige klantcase Gemeente Binnenmaas: Akten Burgerlijke Stand digitaal op orde.
Bron: http://www.doclogic.nl/nieuws/gemeente-binnenmaas-backlog-scannen-met-decos-join