Policy GMS - COVID-19/Corona virus per 16-03-2020

Het COVID-19/Corona virus heeft de Nederlandse samenleving in de greep. In korte tijd zijn we geconfronteerd met een significante stijging van het aantal besmettingen. Als gevolg daar van heeft de Rijksoverheid maatregelen afgekondigd die gevolgen hebben voor iedereen.

Als bedrijf hebben wij vanzelf ook maatregelen genomen. Onze processen vinden doorgang, maar we hebben een aantal aanpassingen doorgevoerd. Deze aanpassingen zijn een vertaalslag van de door de Rijksoverheid afgekondigde maatregelen.

1. Thuiswerken

• Een ieder die thuis kan werken, werkt thuis.
• Dit betreft alle medewerkers die werken op de ondersteunende afdelingen. Hoe wij de verwerking van onze projecten continueren, leest u onder punt 3 (‘continuïteit projecten intern’).
• Medewerkers die in het primaire proces de data van onze klanten verwerken, werken wel gewoon op kantoor. Zo borgen we dat de (fysieke)data van onze klanten conform ons beleid ten aanzien van informatieveiligheid (ISO27001) gewoon inpandig blijft.
• Voor alle thuiswerkenden geldt dat de telefoons zijn doorgeschakeld, zodat uw contactpersonen bereikbaar zijn zoals u gewend bent.

2. Fysieke afspraken met klanten en leveranciers

• Fysieke afspraken met zowel klanten als leveranciers zijn gecanceld tot nadere orde.
• Afhankelijk van de aard en noodzaak van de afspraken zullen wij afspraken telefonisch of digitaal beleggen.
• Bij strikt noodzakelijke fysieke afspraken voor zowel klanten als leveranciers, volgen we de adviezen van het RIVM (geen handen schudden, 1,5 meter afstand van elkaar, hygiëne-richtlijnen).

3. Continuïteit projecten intern

• De productiefaciliteit is gewoon geopend, met inachtneming van de door RIVM geadviseerde preventieve (hygiëne)maatregelen.
• Alle disciplines binnen de projectteams zijn aanwezig om de kwaliteit van projecten te borgen.
• Transporten vinden doorgang, met inachtneming van aangepaste procedures. Dit is uitgewerkt onder punt 5 (‘afwijkende procedure transporten’).
• De procedure om tussentijds informatie op te vragen van archiefstukken die wij onze klanten bieden blijft gehandhaafd op de gebruikelijke wijze.
• Voor organisaties en instellingen die als gevolg van de maatregelen behoefte hebben aan versnelde verwerking of oplevering van reeds lopende projecten, geven wij extra prioriteit. Neemt u hiervoor contact op met het projectbureau (projectbureau@gmsnl.com).
• Voor organisaties en instellingen die als gevolg van de maatregelen problemen hebben met informatievoorziening voor thuiswerkenden, omdat men papieren archieven nodig heeft om het werk uit te kunnen voeren, bieden wij de mogelijkheid om versneld archieven te digitaliseren, zodat u uw business met minimale hinder doorgang kunt laten vinden. Neemt u hiervoor contact op met onze accountmanagers (sales@gmsnl.com).

4. Continuïteit projecten extern

• Projecten die gepland staan voor uitvoering op klantlocatie, zijn on-hold gezet. We overleggen met de betreffende klanten op welke wijze wij het project (later) kunnen uitvoeren.
• Lopende projecten op klantlocatie continueren wij, met inachtneming van de RIVM richtlijnen(geen handen schudden, 1,5 meter afstand van elkaar, hygiëne-richtlijnen).

5. Afwijkende procedure transporten.

• Wij vragen u met klem de transporten doorgang te laten vinden. Pakketbezorging en bevoorrading vindt immers ook gewoon doorgang.
• Zonder uw tegenbericht gaan wij er vanuit dat reeds geplande transporten doorgang vinden.
• Kan het transport echt niet plaatsvinden, dan gaan wij er vanuit dat u dit meldt aan het projectbureau (projectbureau@gmsnl.com).
• Materialen die opgehaald worden dienen gereed te staan.
• De chauffeur houdt gepaste, door de RIVM geadviseerde fysieke afstand (1,5m) . Ons verzoek is dat u dit eveneens doet.
• Wij hanteren een aangepaste procedure voor het ondertekenen van transportbonnen:

• Ondertekening van transportbonnen in geval van ophalen:

1.  Als wij materialen ophalen, sturen wij u vooraf een transportbon, met het verzoek deze te ondertekenen en bij de levering te voegen.
2. Noteer op de bon het e-mailadres wat wij kunnen aanhouden om de bon na aankomst en controle digitaal te kunnen zenden.

• Ondertekening van transportbonnen in geval van retour/bezorging:

1. Als wij materialen retourneren, laten we de transportbon die beide partijen normaliter ondertekenen achter met ondertekening van onze chauffeur.
2. Wij verzoeken u de geretourneerde materialen en/of gedane levering direct na binnenkomst te controleren.
3. Direct na controle verzoeken wij u de pakbon te ondertekenen en digitaal te verzenden naar projectbureau@gmsnl.com.

Deze policy is van toepassing zolang de maatregelen van kracht blijven (6 april 2020), maar kan tussentijds wijzigen als de Rijksoverheid nieuwe maatregelen oplegt.

Wij rekenen op uw medewerking in deze uitzonderlijke tijden.

Het management van GMS