Het digitaal beschikbaar stellen van archief opent nieuwe kansen.
Zaanstad. Een gemeente met een uniek centrum en een rijke historie. Op een prachtige dinsdagmorgen spraken we met Jan van der Male over de gemeente, haar visie en de mogelijkheden die digitalisering met zich meebrengt.
Jan van der Male is medewerker bij het gemeentearchief van Zaanstad en is medeverantwoordelijk voor het digitaliseren van archieven. Samen met een aantal andere collega’s timmert hij hard aan de weg om het Zaanse erfgoed meer en meer digitaal beschikbaar te stellen.
“Digitaliseren brengt veel extra kansen met zich mee”, vertelt Jan van der Male. “Het is natuurlijk een landelijke ontwikkeling, je ziet het digitaliseren bij elke archiefinstelling hoog op de agenda staan. De grootste reden om te digitaliseren is om onderzoek eenvoudiger en laagdrempeliger te maken. Zo is het voor onze bezoekers nu heel eenvoudig om specifieke informatie terug te vinden over personen of bepaalde onderwerpen. Daarbij is het ook leuk om te zien dat we met het digitaliseren wereldwijd bezoekers trekken. Ook is conservering van het papieren archief een belangrijk neveneffect van digitaliseren.
De gemeente Zaanstad heeft al diverse archiefcollecties gedigitaliseerd. Men heeft dus al de benodigde ervaring met het digitaliseren. “Wij hebben een aantal collecties benoemd die gedigitaliseerd moeten worden. Deze voldoen aan de volgende criteria:
- Mate van raadpleegbaarheid
- De hoeveelheid voorbereidend werk die komt kijken voorafgaand aan digitalisering
- De huidige materiële staat van het archief”
Het voorbereidende werk is een essentiële stap binnen het digitaliseren. “Zorg ervoor dat je de voorbereiding goed uitvoert”, benadrukt Jan van der Male. “Door de archieven van te voren te inventariseren en te controleren op de staat waarin het verkeert, voorkom je veel moeilijkheden achteraf”.
Naast het eigen personeel maakt de gemeente Zaanstad ook actief gebruik van een grote groep vrijwilligers om gedigitaliseerde archieven verder te ontsluiten. Zo worden namen van personen in gedigitaliseerde bevolkingsregisters ingevoerd, zodat genealogen daarop kunnen zoeken. Deze vrijwilligers werft de gemeente actief. “Het is wel belangrijk dat je richtlijnen opstelt voor de manier waarop de vrijwilligers de gegevens invoeren”, geeft Jan aan. “Zo krijg je eenduidigheid.”.
Wat de toekomst op lange termijn gaat brengen, blijft moeilijk te voorspellen. Jan ziet hierin een exponentiële groei. “Voor nu blijven we hard investeren en werken om onze diensten zo klantvriendelijk mogelijk te laten zien.