Visie dr. F. Ector op Substitutie Scanning

‘Het is ongelofelijk dat er nog archiefdiensten en gemeenten zijn die geen eisenpakket hebben of niet (precies) weten wat substitutie scanning inhoudt’.
De noodzaak van substitutie.

Substitutie Scanning

Substitutie betekent letterlijk het vervangen van een voorwerp door het maken van een kopie om vervolgens het origineel te vernietigen. Binnen de digitaliseringsbranche betekent dit dat het originele ‘analoge’ document wordt vervangen door een scan die een organisatie digitaal opslaat. Vertelt de heer Ector. Gemeentelijke archieven lenen zich bij uitstek voor substitutiescanning, omdat hiermee direct kan worden voldaan aan de visiebrief die minister Plasterk heeft opgesteld. Deze visiebrief stelt dat gemeenten de burgers snel en efficiënt moeten kunnen bedienen: digitaal dus!

Introductie Ferdinand Ector

Dr. Ector is streekarchivaris en toezichthouder bij het RHCe. In zijn functie bij het RHCe heeft hij veel te maken met substitutie scanning.  Een aantal jaar geleden constateerde hij dat het proces dat leidt tot digitalisering volgens de substitutie norm als omslachtig wordt ervaren door gemeenten. Zij dienen een handboek te schrijven om in aanmerking te komen voor substitutie scanning, maar hebben vaak weinig inzicht in wat hier in moet komen. Naar aanleiding hiervan heeft het RHC Eindhoven een model handboek geschreven.

Model Handboek Substitutie Scanning

Het handboek is een zogenaamd ‘model’. Dit model handboek dient als leidraad voor gemeenten die volgens de substitutie norm willen digitaliseren. Het model handboek bevat richtlijnen en eisen voor de opdrachtgever met betrekking tot verschillende onderwerpen. Hierbij kunt u denken aan richtlijnen voor scankwaliteit, indexering en het toevoegen van metadata. “Zaken omtrent scanning en documentbeheer en ook kwaliteitsgaranties worden vastgelegd in het handboek.” aldus Ector. “Het eisenpakket moet een gemeente altijd in samenspraak met een specialist opstellen”

Visie Ferdinand Ector

Door de opkomst van substitutie scanning heeft binnen het RHCe een beleidsverandering plaats gevonden. Het opslaan van archieven is kostbaar en het origineel moest altijd bewaard blijven. Wettelijk is bepaald dat een gemeente de zogenaamd ‘te bewaren’ archiefstukken 20 jaar in eigen beheer moet opslaan, en hierna dienen zij deze over te dragen aan een RHC. Dankzij substitutie scanning wordt het origineel  vernietigd.  ‘Ik kan me voorstellen dat gemeenten koudwatervrees hebben voor dit concept. De vraag: wat als het fout gaat en ik heb het origineel niet meer?’ vertelt Ector. ‘Maar dit is de reden dat men een handboek schrijft, het kan dan niet fout gaan, want je hebt alle risico’s afgebakend.’

Het scannen van archieven is essentieel om de efficiency in de gemeente te bevorderen. Na scanning zijn bijvoorbeeld uw bouwvergunningen op meerdere plaatsen in te zien. Substitutiescanning sluit goed aan op digitaal werken. Digitaal werken verbetert de kwaliteit van de dienstverlening van de gemeenten. U heeft altijd toegang, op elke plaats tot het juiste document. Zo verbetert elke gemeente haar dienstverlening voor de burger.

Deze voordelen op het gebied van efficiëntie  zijn algemeen bekend. Daarom is het juist ongelofelijk dat er nog ’archiefdiensten en gemeenten zijn die geen eisenpakket hebben of niet (precies) weten wat substitutie scanning inhoudt’, aldus Dhr. Ector.

 Handvatten voor (n)u

Volgens de heer Ector is het uitvoeren van digitalisering volgens de substitutienorm helemaal niet zo ingewikkeld als het klinkt. Kort samengevat zijn dit de belangrijkste punten waar u op moet letten:

  • Schrijf een duidelijk eisenpakket (bijvoorbeeld aan de hand van het model handboek)
    • Beschrijf hierin zowel de technische specificaties als de procedurele specificaties
    • Zorg dat u alle structuren op orde heeft en communiceer deze met uw leverancier/
    • Zorg ervoor dat de communicatie tussen u, uw leverancier en uw RHC duidelijk is; geen ruis.
      • Laat geen ruimte over voor interpretatie.

Voor meer informatie of het model handboek kunt u altijd contact met ons opnemen.

 

 

 

“U heeft altijd toegang, op elke plaats tot het juiste document. Zo verbetert elke gemeente haar dienstverlening voor de burger.”
  • dr. Ferdinand Ector Streekarchivaris Regionaal Historisch Centrum Eindhoven