Snel raadpleegbaar archief voor de Gemeente Beek

Overheidsarchieven ouder dan 20 jaar dienen openbaar te worden gepubliceerd. Deze wettelijke bepaling heeft Gemeente Beek er toe gebracht de BWT dossiers te laten digitaliseren, voordat de archieven overgebracht worden naar de bewaarplaats voor openbare toegang.

De gemeente Beek heeft met deze transitie de doelstelling om haar medewerkers en cliënten de dienstverlening te optimaliseren. Deze optimalisatie bestaat uit het verbeteren van de snelheid waarmee de gemeente Beek de archiefstukken beschikbaar kan stellen ter inzage. Na een gedegen procedure is GMS gekozen tot digitaliseringspartner van de gemeente Beek.

De totale omvang van de opdracht bedraagt circa 100 meter aan BWT Dossiers. De gemeente Beek gaf voorkeur aan een snelle oplevering van het archief in digitale vorm. GMS gaat de BWT Dossiers in totaal vier weken digitaliseren en opleveren. Om deze snelle doorlooptijd te garanderen is een strak projectmanagement van groot belang.

Voordat de 100 meter gedigitaliseerd wordt, verzorgt GMS in samenspraak met de gemeente Beek een pilotfase. “Tijdens de pilotfase bespreken GMS en de gemeente Beek de wensen en eisen van de op te leveren dossiers. Het is van groot belang dat alle neuzen, zowel bij GMS als bij de gemeente Beek, dezelfde kant op staan voordat gestart wordt met de productiefase”, aldus Han van Elzelingen, projectmanager bij GMS.  “Uiteindelijk staat de wens van de eindgebruiker centraal, de wens van de medewerkers en van de cliënten van de gemeente Beek.”

Wilt u meer weten over de digitalisering van BWT dossiers? Neem dan contact op met één van onze specialisten. Wij helpen u graag verder of lees verder op de pagina ‘dossiers digitaliseren‘.