Breda Digitaliseert: archiefbehoud en efficiency
Het opstellen en bijhouden van akten voor burgerregistratie is een van de taken van de afdeling burgerzaken. Sinds de invoering van de burgerlijke stand in 1811 heeft elke gemeente ambtenaren in dienst die zich bezig houden met het bijhouden van de belangrijkste gebeurtenissen in het leven: De geboorte, het huwelijk en het overlijden.
Zo geschiedde dit ook in Breda, een gemeente die inmiddels al meer van 475.000 van deze akten heeft opgeslagen. Van al deze akten is in het archief slechts één fysiek exemplaar aanwezig. Dit is een (groot) risico; wanneer er iets gebeurt raakt de informatie uit de akten voor altijd verloren.
De gemeente Breda wil er voor zorgen dat dit risico compleet geëlimineerd wordt, de oplossing voor het probleem is daarom simpel: digitaliseren.
Door de digitalisering van de akten van de burgerlijke stand waarborgt gemeente Breda een digitale back-up van alle fysieke documentatie, het papierwerk. Hiermee wordt ten eerste het risico van verlies volledig afgedekt, en ten tweede wordt het voor de afdeling burgerzaken veel gemakkelijker om opgevraagde akten te vinden. Waar de medewerkers eerst een bepaalde akte fysiek op moesten zoeken, wat de benodigde tijd kost, kan men binnenkort binnen enkele klikken de juiste akte opzoeken en versturen. GMS verzorgt de volledige digitalisering en indexering van deze akten. In februari 2016 start GMS met het digitaliseren van zowel de historische als de recentere akten. Het totale aantal te digitaliseren akten komt uit op ongeveer een half miljoen.