Gemeente Cromstrijen optimaliseert haar interne en externe dienstverlening

In het verleden heeft de gemeente Cromstrijen al een digitaliseringsslag gemaakt met de akten Burgerlijke Stand. De gemeente pakt nu door met haar bouwarchief.

Aanleiding
De aanleiding van digitalisering is het overdragen van het fysieke archief aan het Regionaal Archief Dordrecht. Hierdoor is het veel geraadpleegde archief minder gemakkelijk inzichtelijk. Om de bouwdossiers efficiënt te kunnen raadplegen heeft de gemeente Cromstrijen ervoor gekozen om het archief te digitaliseren alvorens het wordt overgedragen. Vooral de interne medewerkers en de inwoners van gemeente Cromstrijen hebben hier baat bij. Stukken zijn nu nog veel sneller te raadplegen dan in het fysieke archief.

Focus
Middels een meervoudig onderhandse aanbesteding heeft de gemeente Cromstrijen de vraag uitgezet bij meerdere partijen. De focus van de gemeente ligt met name op de kwaliteitsborging en informatiebeveiliging. De inzet van LiveTrace, waardoor de status op dossierniveau traceerbaar is, werd als één van de antwoorden op de uitvraag gezien. Ook de getroffen maatregelen om de kwaliteit te borgen, de wijze van controle en de ISO27001 certificering sluiten aan op de behoefte van Cromstrijen.

Overdragen
Het archief wordt door GMS voorbewerkt, gedigitaliseerd, ingevroren en daarna overgedragen aan het Regionaal Archief Dordrecht. De bestanden zal de Cromstrijen ontsluiten via het Document Management Systeem Decos Join.

Vervanging ja/nee
De gemeente Cromstrijen heeft ervoor gekozen om geen vervanging toe te passen, maar te digitaliseren voor eigen bedrijfsvoering. Wij hebben een blog gepubliceerd over voor- en nadelen van scannen met vervanging en scannen met oog op eigen bedrijfsvoering. U kunt hier meer lezen. Hier staan ook aanbevelingen die u kunnen helpen met het nemen van de beslissing voor uw organisatie.