Digitaliseren en duurzaam ondernemen

De gemeente Gooise Meren heeft in lijn met haar dienstverleningsvisie en organisatiebeleid een masterplan digitalisering opgesteld. Een van de speerpunten is het digitaliseren van papieren archieven én het digitaliseren van de processen van de front- en backoffice. Voor het digitaliseren van bestaande analoge Burgerzaken archieven en het ontsluiten ervan, is de gemeente als gevolg van een aanbesteding een samenwerking aangegaan met GMS.

Optimale dienstverlening

Gooise Meren is een Nederlandse gemeente in de regio ‘Gooi en Vechtstreek’ en bestaat voor bijna de helft uit water. Zij is ontstaan door de samenvoeging van drie buurgemeenten: Bussum, Naarden en Muiden. Met al haar diensten, bedrijven en kernen wil de gemeente Gooise Meren zo goed mogelijke dienstverlening leveren. De doelstelling van het project is dan ook om alle genoemde akten, persoons- en woningkaarten te laten digitaliseren. Vervolgens worden de bestanden duurzaam bewaard in een ICT-voorziening van de gemeente in de vorm van een eigen pre-depot.

Kwaliteit

De documenten worden op vervangingsniveau gescand. Dit houdt in dat de kwaliteit van de scans zo hoog is dat eventueel in de toekomst besloten zou kunnen worden de betreffende papieren originelen te vervangen door de digitale documenten.

Over het materiaal

Het materiaal betreft handgeschreven en getypte akten van de burgerlijke stand, persoons- en woningkaarten. Beveiliging van persoonsgegevens is bij dit project dus erg belangrijk. GMS is ISO9001 gecertificeerd, wat betekent dat ‘informatieveiligheid’ beleidsmatig onderdeel uitmaakt van de bedrijfsvoering.