Archief digitaliseren; tegen (w)elke prijs?

Door: Lianne Groenendijk op 18 oktober 2017

Er zijn producten of diensten waarbij het lastig is een inschatting te doen van de kosten die de aanschaf of inkoop hiervan met zich mee brengt. Dit blijkt ook de praktijk als u prijzen wilt achterhalen voor het digitaliseren van archieven. Is het protectionisme, of is het niet mogelijk om (op voorhand) prijzen te noemen? U leest het antwoord in deze blog.

Basisuitgangspunt

Om te beginnen; het is lastig, maar gelukkig zeker niet onmogelijk om te kwantificeren. Het vereist echter wel inspanning. Om een gerichte prijs voor het digitaliseren van archief te verkrijgen, is informatie nodig over de variabele parameters die de prijs bepalen.

De variabelen aan de input-zijde

Bij het digitaliseren van archieven is de input de te verwerken archiefdrager. Daar hebben we direct één van de ‘boosdoeners’. De input is in dit geval variabel. Hoewel het meestal gaat over papier, heeft een archiefdrager vele verschijningsvormen. Gebonden, vastgeniet, los, groot, klein.

Daarnaast is de kwalitatieve staat een belangrijke parameter. Gaat het over los nieuw 80-grams A4 papier, of een middeleeuws perkament? Deze parameters zijn van invloed op de doorvoer die behaald kan worden, de mensen, methoden en middelen die ingezet moeten worden om het doel te bereiken.

De variabelen aan de output-zijde

Een tweede variabele die het lastig maakt om direct een prijs te kunnen bepalen zijn de variabelen aan de output-zijde. Scans op zichzelf zijn absoluut nog geen sleutel voor een succesvolle digitaliseringsslag.

Componenten als structuur, aggregatieniveaus en meta data zijn componenten die noodzakelijk zijn om een bruikbaar eindresultaat te verkrijgen. Geen onmogelijkheden natuurlijk, maar wel belangrijk om te weten welke meta dat gewenst is. Blijvend bij het component meta data, kan het bijvoorbeeld zijn dat sommige meta data bijvoorbeeld automatisch geëxtraheerd kan worden, maar andere meta data elementen door middel van indexering moeten worden verzameld. Het digitaliseren van papier staat dus nooit op zichzelf. Feitelijk kan gesteld worden dat een ‘ruwe scan’ in 99% van de gevallen niet bruikbaar is. Er zijn aanvullende, specifieke activiteiten noodzakelijk die de prijs beïnvloeden.

De manier om de juiste prijs te verkrijgen

De behoefte  om de prijs voor het digitaliseren van archieven te verkrijgen kan in meerdere stadia van het besluitvormingsproces relevant zijn. Het kan zijn dat u allereerst moet weten of u überhaupt een sluitende businesscase van kunt maken voor digitaliseren van archief. In een dergelijk geval bent u (vaak) nog niet in staat om gedetailleerd aan te geven welke eisen en wensen u heeft.  In een dergelijk geval zoekt u een prijsindicatie die u enige richting geeft.

Om de juiste keuzes te kunnen maken is het raadzaam om meerdere leveranciers uit te nodigen voor een adviesgesprek. Dit kan ook in een formelere setting door het opstellen van een RFI (Request For Information) Hierin zet u uiteen welk vraagstuk u heeft en bevraagt u meerdere organisaties welke aanpak zij hierin hanteren en welk eindresultaat in uw situatie het meeste past. Op basis van deze adviezen krijgt u een goed inzicht in de werkwijze van geselecteerde organisaties en de opties waar u met betrekking tot het eindresultaat onder andere uit kunt kiezen.

Op basis van de input vanuit de RFI maakt u keuzes en definieert u de scope en formuleert u welk eindresultaat u beoogt te bereiken.

De uitkomst hiervan geeft u vorm in  een document met eisen en wensen, een zogenaamd RFP(Reguest for Proposal). Hierin bevraagt u de door u geselecteerde de organisaties een gedetailleerde beschrijving te doen van de aanpak die men hanteert om het integrale scantraject uit te voeren. Daarnaast is het doel van de RFP om te kwantificeren wat de prijs is van de voorgestelde aanpak en het bijbehorende eindresultaat. Op deze manier doet u een eenduidige aanvraag, waarmee u voor uzelf een goed beeld heeft van de kosten voor het digitaliseren van uw archief.

Aanbevelingen:

• Focus niet alleen op het klassieke ‘bedrag onder aan de streep’, maar ook op de totstandkoming er van. Zijn de aantallen realistisch ingeschat? Het kan immers zo zijn dat de aantallen lager zijn ingeschat terwijl de stukprijs per scan bijvoorbeeld hoger ligt.
• Bevraag de organisaties die u uitnodigt de totstandkoming van de prijs op te splitsen in door u geformuleerde (deel)activiteiten.
• Vraag om de benadering die de door u geselecteerde organisaties hanteren in geval van meer- of minderwerk. Blijven prijzen bijvoorbeeld bij meer scans gelijk, of bent u min of meer ‘vogelvrij’ in geval van meerwerk?
• Heeft u te maken met een ongewenste situatie waarin de prijzen ver uiteen liggen, dan kiest u niet graag voor de goedkoopste (‘zit hier geen addertje onder het gras’), maar ook niet voor de duurste(‘dief van eigen portemonnee’). In een dergelijk geval kan een bezoek aan de door u geselecteerde organisaties u een beter beeld geven.
• Het is raadzaam om de door u geselecteerde organisaties een proef te laten maken. Zo weet u welke prijs u betaalt in relatie tot de kwaliteit, maar staaft u ook in de praktijk of het resultaat voldoet aan het eindresultaat zoals bevraagd.
• Als uw budget niet toereikend blijkt, kunt u er voor kiezen om sommige stappen in eigen beheer uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ontnieten en ontijzeren van archieven. Als u een inzicht heeft van de prijs per (deel)activiteit, bent u prima in staat om te beoordelen of u hiermee wel binnen budget blijft.
• Het kwalitatieve element blijft subjectief. Als de aanpak verschillend is per organisatie, wil dat niet zeggen dat het resultaat daarmee ook kwalitatief gezien afwijkt. In een dergelijk geval is het raadzaam om na te gaan bij welke organisatie en welke aanpak u het beste gevoel heeft. Vertrouwen is een belangrijk component bij het maken van de juiste keuze.

Lianne Groenendijk Lianne is als accountmanager onder andere verantwoordelijk voor het afleggen van klantbezoeken en het onderhouden van klantrelaties. Zij staat u deskundig te woord over het digitaliseren van uw archief.