Digitaal werken is efficiënt werken? Onzin!

Door: Bram Groenendijk op 20 mei 2016

Digitaal werken is inmiddels geen nieuw verschijnsel meer. Analoog werken kost vandaag de dag meer moeite en inspanning dan wel digitaal werken. De gehele maatschappij is meer en meer aan het digitaliseren. Toch betekent digitaal werken niet per saldo efficiënt werken…

Uitgaand van de digitalisering van de gehele maatschappij, zal een papier gebaseerd werkproces de volgende bottlenecks met zich mee (gaan) brengen:

1. De input die u wellicht van een voorliggend werkproces krijgt is niet optimaal bruikbaar. Gevolg: dubbele administratie.

2. De analoge output is niet bruikbaar om direct in aanvullende werkprocessen te gebruiken. Gevolg: een extra (handmatige) actie en wederom dubbele administratie.

3. Papier gebonden informatie is niet gemakkelijk en direct te delen.

4. Het uitvoeren van big data analysis is niet mogelijk. De data die u heeft is passief en daarom niet direct geschikt voor onderzoeksdoeleinden.

Hoe is meetbaar of een organisatie efficiënt digitaal werkt?

Met een aantal eenvoudige handreikingen kunt u eenvoudig meten of uw digitale werkproces een efficiënt werkproces is:

-Ga na of er nog processen zijn die papier gebaseerd zijn. Ondersteunende processen in een organisatie worden vaak onderbelicht. Bij papier gebaseerde processen zullen onder andere eerdergenoemde beperkingen (steeds meer gaan) optreden.

-Ga na of alle werkprocessen die digitaal worden uitgevoerd aansluiten. Met andere woorden: is informatie uit andere systemen op een logische en betrouwbare manier beschikbaar in andere systemen, zodat er geen sprake is van dubbele registratie en dus inefficiëntie.

-Ga na of er repeterende (handmatige) handelingen plaatsvinden die (verder) geautomatiseerd kunnen worden. Is dit niet mogelijk en blijven handmatige handelingen noodzakelijk, dan kunnen vooraf gedefinieerde workflows wellicht in de marge nog optimalisatie bieden.

-Bent u archief plichtig, ga dan na of uw organisatie beschikt over een digitale archiveringsoplossing. Heeft u deze niet dan zal er namelijk een papieren archief blijven ontstaan. De beperkingen zullen toenemen naarmate digitalisering maatschappelijk steeds breder zal ontwikkelen en uw archief in omvang zal toenemen.

-Vind een balans tussen kwantiteit en kwaliteit van digitale applicaties binnen de organisatie of afdeling. Eén integrale oplossing om zowel primaire werkprocessen en ondersteunende processen integraal uit te kunnen voeren zal voor de meeste organisaties geen haalbare situatie zijn. Branche specifieke oplossingen zijn vaak krachtig en behoeven weinig inrichting. Probeer echter een lappendeken aan applicaties te voorkomen en bekijk hoe u meerdere ondersteunende werkprocessen kunt onderbrengen in één applicatie (Bijv. Microsoft SharePoint).

-Pas Knowledge Management op de agenda op beleidsmatig niveau. Gebruik de digitale informatie in uw organisatie om aanwezige kennis op specifieke terreinen te gebruiken om zodoende het spreekwoordelijke wiel niet telkens opnieuw uit te hoeven vinden, met alle risico’s en mogelijke omzetderving als gevolg.

Conclusie

Digitaal werken is dus geen toverwoord. Wij noemen dit liever: efficiënt werken in een digitaal tijdperk. De overeenkomst met ‘vroeger’ is dat u – ook als u al digitaal werkt – dus kritisch moet zijn en blijven of dit efficiënt verloopt. Sterker nog: meer dan eens zien wij dat deze bewustwording verslapt, doordat digitaal werken (efficiënt of inefficiënt) als gearriveerd eindstation wordt gezien.