Wat dien ik op voorhand te weten over het digitaliseren van mijn archief middels een doorvoerscanner?

Door: Fred Voordendag op 30 november 2018

Digitalisering is een arbeidsintensief proces, waarbij meer komt kijken dan u vooraf denkt. Wanneer het om het digitaliseringsproces gaat, dienen er namelijk een aantal zaken in het achterhoofd te worden gehouden, alsook keuzes worden gemaakt. In deze blog worden een aantal belangrijke punten besproken, waar u wellicht op voorhand nog niet aan had gedacht.

Voor welke kwaliteit dien ik te gaan?

Wij adviseren u op voorhand na te denken over welke kwaliteit scans u wenst. Om hierover een juiste beslissing te kunnen maken, dient u rekening te houden met het doeleinde van uw digitaliseringsproject. Is het doel van een digitaal archief voor uw organisatie bijvoorbeeld preservering of publicatie? Of is het digitale archief enkel voor intern gebruik?

Hoe bereid ik mijn archief goed voor op het digitaliseringsproces?

De voorbereidingsfase is niet onbelangrijk; een goed begin is het halve werk. De volgende punten kunt u langslopen om uw archief zo goed mogelijk voor te bereiden op het digitaliseringsproces. Tevens kunt u deze stappen ook (deels) overlaten aan een digitaliseringsbedrijf.

1.  Papieren met hecht- en bindmiddelen kunnen niet door een doorvoerscanner. U kunt in dit geval de hecht- en bindmiddelen verwijderen vóór het digitaliseringsproces. Denk hierbij aan het verwijderen van nietjes, paperclips, insteekhoezen en dergelijke.
2. Het verwijderen van onnodige documenten uit uw archief. Denk hierbij aan, dubbele documenten of documenten waarvan het bewaartermijn (bijna) verstreken is. Deze documenten hebben geen meerwaarde voor digitalisering en kunnen het beste op voorhand uit het archief worden verwijderd.
3.  Is uw archief op een correcte wijze gestructureerd? U kunt uw archief vooraf herstructureren, zodat het digitaal toegankelijke archief de gewenste, duidelijke structuur heeft van het te digitaliseren materiaal.
4.  Heeft u een inventarislijst van het archief? Wanneer u een inventarislijst ter beschikking stelt, is er meer duidelijkheid over de structuur en kan het digitaliseringsproces sneller en efficiënter starten. Bovendien hoeft er dan tijdens de nabewerking niet meer geïndexeerd (naamgegeven) te worden. De structuur van het digitale archief kan worden aangebracht door middel van barcodes, waardoor er een naam wordt gegeven aan de bestanden.

Welke keuzes kan ik maken voor de nabewerking van mijn archief?

1.  Substitutie (vervanging) is een verstandig keuze, maar alleen als is aangetoond en geverifieerd dat zowel het scanproces als de output voldoen aan de wettelijke eisen die gesteld zijn door de wetgevende instantie.
2. Normaliter is documentcontrole op basis van steekproeven en optioneel kunt u ervoor kiezen om 1- op -1 controle te laten uitvoeren.
3.  U kunt ervoor kiezen om OCR te laten hanteren op de bestanden, waardoor de bestanden doorzoekbaar worden gemaakt en automatisch in de juiste leesrichting worden geroteerd.
4. Het is mogelijk om lege pagina’s in een document automatisch te laten verwijderen.
5. Het kan voorkomen dat er bij een aantal scans nog een zwarte of witte achtergrond te zien is. U kunt voor deze gevallen ervoor kiezen om de scans zelf te croppen of dit te laten doen.
6. Achteraf kan het archief op verschillende manieren worden geïndexeerd (naamgegeven). Het is goed om vooraf te bedenken op welk niveau indexeren wenselijk is, bijvoorbeeld op categorie of inventarisniveau.

Fred Voordendag Fred is Manager Operations bij GMS. Hij draagt zorg voor de juiste afstemming van mensen, methoden en middelen om de projecten goed én binnen de gestelde periode uit te voeren.