Digitaliseren om te digitaliseren; doe het niet!

BramDoor: Bram Groenendijk op 15 juli 2014

Veel overheden en organisaties kiezen vandaag de dag voor het maken van een digitaliseringsslag. Een goede stap, die wij als GMS zijnde alleen maar aan kunnen moedigen. Informatie die ten allen tijde en overal digitaal beschikbaar is, zorgt voor een efficiëntere werkomgeving. De reden achter dit digitaliseren is echter zeer belangrijk.

Wanneer ik vraag ‘Waarom kiest u voor digitaliseren’ hoor ik vaker dezelfde redenen. “Digitaliseren is een trend” of “De concurrent doet het ook”. Wanneer u geen goed inzicht hebt wat digitalisering betekent voor uw organisatie adviseer ik om hier eerst bij stil te staan.

Digitalisering heeft namelijk een impact op uw organisatie. Het personeel zal een andere manier van werken aan moeten leren en ik mag hopen dat dit een efficiëntere manier is. Werkprocessen zullen veranderen.

Om daadwerkelijk het voordeel te halen uit het digitaliseren is het essentieel dat u redeneert vanuit het gewenste werkproces en niet vanuit uw huidige werkproces. U dient te beoordelen of de huidige werkprocessen voldoen aan het zaakgericht werken of dat de processen opnieuw ingedeeld dienen te worden. Zeker met het oog op de toekomstige aanwas van archieven is dit een zeer belangrijk punt. Wanneer automatisch gekozen wordt voor het werkproces waarmee u nu werkt, bestaat de kans dat in de toekomst het grote voordeel van digitaliseren teniet gedaan wordt doordat er gewerkt gaat worden met de oude werkprocessen.

Wanneer deze werkprocessen helder zijn, kunt u als organisatie verder kijken richting de toekomst. Bestandsnaamgeving, indexering en andere zaken worden efficiënter ingedeeld. Hierdoor wordt echt voordeel behaald voor uw organisatie!

Bram
Bram Groenendijk Bram Groenendijk is directeur van GMS. Hij is verantwoordelijk voor de algemene zaken binnen de organisatie. Vanwege zijn technische achtergrond en ervaring is hij meer dan eens betrokken bij complexe projecten.

Plaats een reactie

Lees ook