Aan welke eisen dient een archiefruimte te voldoen?

Door: Marja Verloop op 25 oktober 2018

Wanneer u de archiefcollectie overdraagt, wilt u er zeker van zijn dat de collectie in goede handen is. Hoe zit het met de klimaat en luchtvochtigheid in de archiefruimte? Is het archief wel beveiligd tegen brand of inbraak? In deze blog gaan wij in op de eisen waaraan een archiefruimte dient te voldoen.

Is mijn archiefcollectie beschermd tegen diefstal?

Met betrekking tot diefstal zijn er veel stappen die ondernomen kunnen worden door een bedrijf die van invloed zijn op de veiligheid van uw archief. Een aantal zijn als volgt:

• Het bedrijfsgebouw en de toegangsdeur van de archiefruimte voorzien van zowel sloten als garnituur en beslag met het SKG** keurmerk.
• Een systeem voor inbraakdetectie met eventuele mogelijkheid tot het melden bij alarm aan een externe alarmcentrale.
• De gehele installatie voorzien van sabotage-alarmering. Manipulatie of spanningsonderbreking op de installatie, alsook afdekken of maskeren van de sensoren, leidt tot alarmering.
• Het systeem voorzien van zone-indeling. Dit houdt in, dat bij mogelijke (poging tot) inbraak direct bekend is waar eventuele indringers zich bevinden in het gebouw. De PIR-sensoren kunnen in iedere ruimte op strategische locaties worden geïnstalleerd. Tevens kunnen looproutes en gangen worden voorzien van PIR-sensoren.
• Een gerenommeerd beveiligingsbedrijf dat surveilleert buiten kantooruren.

Wat kan er aan brandpreventie worden gedaan?

Om brand te voorkomen, kunnen de volgende stappen worden ondernomen:

• Alle technische installaties volledig buiten de archiefruimte situeren om het ontstaan van brand door technisch falen binnen de ruimte te voorkomen.
• Geen spanning voerende leidingen of componenten als de verlichting in de ruimte uitgeschakeld is.
• Een klimaatbeheersingssysteem voorzien van thermische brandkleppen. Deze brandkleppen sluiten automatisch bij het ontstaan van (niet reguliere) hitte.
• Een brandvertragende toegangsdeur van de archiefruimte en het automatisch sluiten van de deur na binnenkomen of verlaten van de archiefruimte.

Het gehele bedrijfsgebouw zou moeten beschikken over een geavanceerd systeem voor branddetectie en rookdetectie. Bovendien is het van belang om in de nabije omgeving van de archiefruimte, alsook door het gehele pand, blusmiddelen opgesteld te hebben. De blusmiddelen zullen de blusschade aan papieren archieven tot een minimum reduceren. Verder kan een bedrijf ervoor zorgen dat de muren, plafond en vloer van de archiefruimte geheel brandvertragend zijn tot wel zestig minuten. Ten slotte is het van belang een preventiemedewerker aan te stellen, die verantwoordelijk is voor veiligheidsaspecten op het gebied van brandbeveiliging.

Hoe wordt waterschade door bijvoorbeeld lekkage voorkomen?

Bij de preventie van waterschade kunt u denken aan het volgende:

• De archiefruimte voorzien van een hygrostaat die gekoppeld is aan een bevochtigingsinstallatie. Een hygrostaat is zeer nauwkeurig instelbaar.
• De vloer van de archiefruimte verhogen, waardoor het binnenstromen van water bij lekkage wordt voorkomen.
• De ruimte voorzien van een watersensor. Deze sensor kan aan een ASD (Aspiratie Detectie Systeem) worden gekoppeld, welke 24/7 in actieve verbinding staat met de alarmcentrale.

Is de archiefruimte wel geschikt voor mijn archiefcollectie?

Om als klant te kunnen bepalen of de archiefruimte van een bedrijf geschikt is voor uw collectie, zijn onder andere de volgende punten van belang:

• De archiefruimte voldoet aan de wettelijke eisen zoals gesteld in de archiefwet.
• De waarden voor luchtverversing, temperatuurfluctuatie en luchtvochtigheid vallen binnen de tolerantie zoals voorgeschreven in deze wet.
• De ruimte is voorzien van klimaatbeheersing welke is ingesteld op achttien graden continu.
• De archiefcollecties worden in de daartoe bestemde stelling opgeslagen. Materialen worden niet tegen de muur of op de grond geplaatst.
• De archiefruimte is geheel glad gestuukt. Er zijn geen naden en groeven die eventuele inkapseling van vuil, stof, bacteriën en schimmels kunnen veroorzaken.
• De ruimte wordt met regelmaat professioneel gereinigd.

Alle eisen op een rijtje:

• De archiefruimte voldoet aan de wettelijke eisen zoals gesteld in de archiefwet.
• Inbraakbeveiliging in de archiefruimte en het gehele bedrijfsgebouw.
• Brandbeveiliging in de archiefruimte en het gehele bedrijfsgebouw.
• Waterschadepreventie in de archiefruimte.
• Regulering van zowel klimaat als luchtvochtigheid in de archiefruimte.
• Schone en veilige opslag van uw archiefcollectie.

Voorkomen dat uw kostbare archieven schade oplopen en onbruikbaar worden? Laat uw archieven digitaliseren!

Marja Verloop Marja is behoudsmedewerker bij GMS. Zij heeft hiervoor de officiële opleiding van het Nationaal Archief succesvol afgerond. Marja is expert op het gebied van materiële zorg en geeft adviezen aan de operators om oude, unieke en kwetsbare materialen op een veilige manier te digitaliseren. Daarnaast voert Marja interne kwaliteitscontroles en audits uit.