Metadata; Nuttig of noodzakelijk?

MartijnDoor Martijn Stam op 17 mei 2016

Metadata is een term die vrijwel iedereen associeert met digitalisering, maar veel organisaties stellen de vraag: ‘Hoe maak ik de juiste keuzes voor metadatering en hoe geef ik dit vorm? Graag geven wij u informatie over metadatering. Wat metadata precies is, wat de voordelen van metadatering zijn en hoe metadatering er in de praktijk uit ziet.

Wat is metadata?

Metadata is data over data. Dit is echter een zeer vaag antwoord op deze vraag. Als we verder kijken dan leert dat ons dat het karakteristieken zijn die bepaalde gegevens beschrijven. Binnen metadatering onderscheiden we twee vormen:

  • Technische metadata
  • Beschrijvende metadata

Technische metadata is algemene data die wij tijdens de digitalisering automatisch genereren. U kunt hierbij denken aan het tijdstip en de datum van de opname. Beschrijvende metadata is inhoudelijke data als bijvoorbeeld het inventarisnummer en de titel. Metadata geeft duiding en context aan het betreffende archiefstuk, het is zeer verstandig om dit toe te voegen.

Welke voordelen kan metadata bieden?

Als het gaat over de voordelen van digitalisering, associeert vrijwel iedereen dit met een verbetering van de vindbaarheid en bereikbaarheid van de verschillende archieven binnen het totale archief. Dit is waar metadata van groot belang is. Wanneer een zeer grote database aan archief wordt gecreëerd is metadatering meer dan nuttig. Het is dan noodzakelijk om via meerdere zoekingangen de juiste archiefstukken te kunnen tonen indien er zoekacties worden uitgevoerd.

Metadatering in de praktijk

Voorbeelden van metadatering in de praktijk zijn makkelijk terug te vinden. Toepassingen van beschrijvende metadata zijn onder andere terug te vinden in beeldbanken. Een goed voorbeeld hiervan is www.pro.europeana.eu

Voor de implementatie van metadatering bevelen wij u het volgende aan:

– Bepaal welke kenmerken noodzakelijk zijn om stukken te duiden;

– Bepaal tot op welk niveau u de metadata wilt aggregeren (inventarisniveau, documentniveau, dossierniveau, etc.);

– Bepaal welke bestaande metadata er wellicht al aanwezig is in catalogussystemen binnen de organisatie;

– Ga na welke standaarden bruikbaar en geaccepteerd zijn in uw werkveld of branche;

– Het koppelen van metadata aan scans is vakwerk; schakel hiervoor een specialist in.

Heeft u specifieke vragen; laat het ons weten.

Martijn
Martijn Stam Martijn is als manager Research & Development verantwoordelijk voor de innovatie binnen GMS. Hij is verantwoordelijk voor onder andere de ontwikkeling van onze Track-en-trace app 'Livetrace', frameworks voor automatische beeldverwerking, (substitutie)scanning en metadatering. Heeft u specifiek inhoudelijke vragen, laat het Martijn weten!

Plaats een reactie

Lees ook