Scanning on demand of projectmatige scanning; wat past in uw situatie?

ArjanDoor: Arjan van Es op 8 augustus 2017

Stel. U heeft fysieke archiefcollecties die u vroeg of laat digitaal zou willen zien. U kunt dit projectmatig uitvoeren (backlog scannen) of alleen op aanvraag de stukken die op dat moment nodig zijn laten scannen (Scanning-on-demand). Welke aanpak past het beste in uw situatie? In deze blog een aantal handvatten om de juiste keuzes te maken.

Wanneer is het verstandig om te kiezen voor Scanning-on-demand?

Er zijn meerdere scenario’s waarbij het verstandig(er) is om Scanning-on-demand te verkiezen boven projectmatig scannen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat u beschikt over genoeg (goedkope) ruimte om archiefcollecties langdurig op te slaan. Ruimtebesparing is in een dergelijk geval geen moverende rede om uw collecties te laten digitaliseren.  Wel kan de behoefte bestaan om bepaalde stukken op aanvraag digitaal beschikbaar te stellen voor intern of extern gebruik. In een dergelijk geval is scanning on demand een mooie optie.

Raadpleegfrequentie kan echter ook een belangrijke reden zijn om te kiezen voor Scanning-on-demand. Is de raadpleegfrequentie relatief laag, dan voorkomt u dat u informatie gaat digitaliseren die u wellicht nooit gaat gebruiken. Dit is in het geval u kiest voor Scanning-on-demand in plaats van projectmatig scannen. Het Scanning-on-demand gaat uit van het principe ‘need-to-have’.

Beschikt u niet over de financiële middelen om projectmatig te digitaliseren, dan kan Scanning-on-demand ook interessant zijn. Op die manier kunt u alle stukken die u op korte termijn nodig heeft (hetzij voor uzelf of door een interne of externe aanvraag) digitaal beschikbaar stellen. Kanttekening die we wel moeten plaatsen, is dat de prijs per scan in de praktijk bij Scanning-on-demand hoger zal liggen dan bij projectmatige scanning. Dit houdt verband met zaken als aangeboden volume, omsteltijden, administratieve handelingen, etcetera.

Wanneer is het verstandig om projectmatige scanning te kiezen?

Projectmatig scannen heeft natuurlijk ook voordelen. Het is verstandig om te kiezen voor projectmatig scannen als u een dynamisch archief heeft met hoge raadpleegfrequentie. Hoe meer gebruikers op efficiënte wijze kunnen raadplegen, des te korter de terugverdientijd zal zijn voor de investering die u dient te doen.

Een tweede scenario waarbij het aan te raden is om projectmatige scanning toe te passen is in geval van een totale transitie van analoog naar digitaal werken. Als uw organisatie een werkarchief heeft, en u digitaal werken breed gaat introduceren, is het raadzaam om ook direct de aanwezige papieren informatie in het nieuwe werkproces en raadpleegsystemen mee te nemen en aan te bieden. In dat geval heeft u de informatie in één systeem ondergebracht. Daarnaast voorkomt u dat er in fysieke zin opnieuw aanwas ontstaat die in de bestaande archieven wordt ondergebracht. Ook verhoogt het ‘volledig loslaten’ van papier de succesfactor voor de implementatie van digitaal werken.

Er is een derde scenario waarbij we adviseren om projectmatige scanning toe te passen. Namelijk bij de lancering van een nieuw website met beeldbank, krantenbank of ander content platform (intern of extern). Bij lancering is het van belang dat uw potentiële doelgroep direct de indruk krijgt dat de beeldbank geen ‘lege huls’ is, maar een rijk gevulde bron van informatie. Dit bepaalt de waarschijnlijkheid dat potentiële bezoekers uw bronnen opnieuw zullen raadplegen in de toekomst. Daarbij zullen zij ook anderen enthousiasmeren om dit voorbeeld te volgen. Als u geen afgebakende logische archiefblokken of content aanbiedt, omdat u vraag gestuurd (Sod) digitaliseert, zal de bezoeker geen idee krijgen over welke onderwerpen u überhaupt relevante informatie aanbiedt.

Een combinatie van projectmatig scannen en Scanning on demand; is dit mogelijk?

Jazeker, dit is mogelijk. Sterker nog, als de voordelen van scanning on demand in uw situatie relevant zijn, adviseren wij u altijd om een hybride vorm te kiezen. Dat wil zeggen dat u altijd een minimale hoeveelheid aanlevert; het zij vanuit de vraag gestuurde richting, ofwel vanuit collecties die u ‘op een laag pitje’ digitaal wilt gaan maken. Stel dat u opteert voor een wekelijkse scanning on demand cyclus, dan vult u bij een lage vraag simpelweg een groter aantal archieven aan vanuit uw eigen collecties.

En zoals gewoonlijk hebben wij weer een aantal aanbevelingen voor u:

  • Scanning on demand vereist een duidelijke interne procedure. Waar en wanneer dienen aanvragen geplaatst te worden, wie draagt zorg voor verzameling van de stukken en logistieke  afstemming?
  • Bekijk in geval van scanning on demand of het mogelijk is om een collectieve benadering met branchegenoten op te zetten in uw regio. Door gezamenlijk meer archiefcollecties aan te bieden daalt de prijs per scan. Daarnaast kunnen bijvoorbeeld transportkosten worden gedeeld.
  • Als u kiest voor de ‘hybride’ vorm, zorg er dan voor dat u subcollectie voor subcollectie verwerkt, zodat er integrale archiefblokken beschikbaar komen.
  • Definieer welke materialen u verwerkt wilt zien. Stel ook vast wat u wilt doen met materialen die worden aangeleverd en niet binnen de beoogd scope valt.
  • Maak heldere afspraken over transportmomenten; is er een wekelijkse aanlevergarantie, of geeft u vroegtijdig aan of u wel of geen materialen gaat aanleveren in de volgende cyclus?
  • Maak afspraken over de manier waarop u de bestanden aangeleverd wilt zien.
  • Geef aan hoe u om wilt gaan met issues en uitzonderingen.
  • Beleg gezamenlijk periodieke evaluatiemomenten.
Arjan
Arjan van Es Arjan is Manager Operations bij GMS. Hij draagt zorg voor de juiste afstemming van mensen, methoden en middelen om de projecten goed én binnen de gestelde periode uit te voeren.

Plaats een reactie

Lees ook