Uw unieke cultureel erfgoed in goede handen tijdens digitalisering; hoe borgt u dit?

Door: Marja Verloop op 6 juni 2017

Opdrachtgevers stellen meer dan eens (terecht) kritische vragen over de wijze waarop wordt omgaan met archiefstukken tijdens het digitaliseringsproces. Reden voor ons om in deze blog handvatten te bieden, waarmee u zich er van verzekert dat uw stukken letterlijk en figuurlijk in goede handen zijn als u uw archieven laat digitaliseren.

Waardevol

Een archiefstuk kan om meerdere redenen uiterst waardevol zijn. Bij een kunstwerk kan dit een combinatie zijn van uniciteit, kunstenaar, stijl en de periode waarin het stuk vervaardigd is. Bij tekstuele archiefstukken kan dit zijn vanwege de context die de informatie kan geven. Het is meestentijds (bij handgeschreven materiaal) immers letterlijk en figuurlijk informatie uit de eerste hand. Ook de historische impact die soms het gevolg was van de vervaardiging en/of ondertekening van een stuk, kan het stuk in materiële zin onvervangbaar maken. Dergelijke stukken zijn – ondanks hiertoe geschikte kunstverzekeringen – in feite uniek. Uniek, omdat de stukken niet te vervangen zijn door een reproductie of door een bedrag in geld.

Logisch dat een archiefinstelling of museum dus kritische vragen stelt over de wijze waarop de materialen behandeld en opgeslagen worden. Behalve het feit dat u de materialen tijdelijk ‘extern’ plaatst, worden de stukken allemaal 1-op-1 gedigitaliseerd en daarmee door vreemden aangeraakt. U moet er niet aan denken dat deze aanrakingen beschadiging of verlies van informatie aan de stukken zouden opleveren.

Vertrouwen

Zeker als u nog nooit eerder heeft samengewerkt met een partij die archiefcollecties heeft gedigitaliseerd voor uw organisatie, is het lastig om een blind vertrouwen te hebben op een goede afloop.

Toch kunnen wij u een aantal tips geven waarmee u vooraf maximale zekerheid heeft dat de partij waarmee u zaken beoogt te doen op de juiste wijze omgaat met uw materialen.

1. Visie

   Er is een geneigdheid vanuit opdrachtgevers om de wijze waarop een digitaliseringsorganisatie dient om te gaan met de materialen te vervatten in een eisenpakket. Het is zeker niet gezegd dat dit niet raadzaam is, maar het nadeel is dat u de uitvoering niet constant kunt monitoren. U lost dit probleem waarschijnlijk op door na te gaan of de leverancier zelf een visie heeft op materiële zorg tijdens het digitaliseringsproces. Uit deze visie moet blijken hoe belangrijk de digitaliseringsorganisatie zelf de materiële zorg vindt. De praktijk is namelijk dat een organisatie ‘gelijkgezind’ moet zijn met uw organisatie. In het beste geval bemerkt u dat er een zelfde passie is voor cultuurhistorische schatten als uw organisatie of u zelf persoonlijk heeft. Als u beide het belang ziet, zal de materiële omgang (zonder afgedwongen en niet controleerbare eisen) al grotendeels gelijk zijn als de wijze waarop u intern met uw materialen omgaat.Beperkt u zich slechts tot het afdwingen van een aantal eisen, dan zult u nooit weten of de ‘intentie’ en het onderkennen van het ‘belang’ van hoogwaardige materiële zorg gelijk ligt. De kans is hiermee groter dat de door u gestelde en niet controleerbare eisen niet goed of geheel niet worden uitgevoerd.Het is dus raadzaam om de zienswijze omtrent materiële zorg in het digitaliseringsproces middels open vragen toe te laten lichten door een (toekomstige/beoogde) digitaliseringsorganisatie.

2. Aanwezige kennis
   

   Alleen het uitvragen van de visie is niet voldoende. Kennis van de juiste omgang met oude en soms kwetsbare materialen is noodzakelijk. Niet voor niets zijn er volwaardige opleidingen, cursussen en trainingen op het gebied van materiële zorg. Denk hierbij aan opleidingen als behoudsmedewerker, collectiebeheerder of art-handler. Raadzaam dus om na te gaan welke competenties en diploma’s de medewerkers hebben die in aanraking komen met de archiefstukken. Als u bemerkt dat zowel de visie als kennis gelijk ligt aan de uwe, bent u al een heel stuk verder!

3. Beheersmaatregelen en inrichting van processen
   

   Welke procedurele beheersmaatregelen zijn getroffen? Hoe is de supervisie op materiële zorg ingebed in de organisatie? Welke voorschriften gelden binnen de organisatie als het gaat om eten en drinken in nabije omgeving van uw archiefcollecties? Worden werkruimtes gereinigd met antibacteriële middelen als bijvoorbeeld SumaBac? Beschikt de organisatie over een preventief beleid als het gaat om ongedierte (Integrated Pest Management Plan)? Welke voorschriften gelden voor betrokken medewerkers als het gaat om het dragen van sieraden? Allemaal vragen waarmee u kunt nagaan hoe serieus een digitaliseringsorganisatie materiële zorg neemt.

4. Materialen en middelen
   

   Sterk verband houdend met voorgaand punt zijn de materialen en middelen waarmee gewerkt wordt. Denk hierbij breed. Welke transportmiddelen worden gebruikt, hoe worden materialen verpakt, waar worden de materialen opgeslagen na binnenkomst? Welke technische veiligheidsmaatregelen heeft de organisatie getroffen aan het bedrijfsgebouw? Ander punt van aandacht is de machines waarop de verwerking van de stukken uitgevoerd gaat worden. In hoe verre zijn deze geschikt voor verwerking van kwetsbare en oude materialen? Als deze machines werken met een glasplaat, is de druk hiervan bijvoorbeeld instelbaar? Meestentijds zijn het praktische zaken waarmee u een goede indruk verkrijgt of een digitaliseringsorganisatie de ‘sense-of-urgency’ heeft als het gaat om materiële zorg.

5. Reputatie en referenties
   

   U kunt natuurlijk ook verifiëren welke ervaringen andere organisaties reeds hebben met de digitaliseringsorganisatie. Het is altijd aan te raden dit in overleg met de beoogde digitaliseringsorganisatie te overleggen, zodat de digitaliseringsorganisatie de klant kan vragen of hij/zij open staat voor het geven van een referentie. Het verkrijgen van inzicht in de ervaringen van organisaties die reeds samenwerkten met de digitaliseringsorganisatie kan u op alle vlakken uiterst bruikbare informatie opleveren.

6. Eisen en aansprakelijkheid

   Zoals eerder genoemd is het raadzaam om uw risico’s niet af te dekken door het stellen van een pakket van eisen, teneinde een digitaliseringsorganisatie te dwingen om de materiële zorg de invulling te geven die u wenst. Toch wil dat niet zeggen dat u dus geen eisen moet stellen. U kunt op basis van concrete eisen namelijk zorgen dat een digitaliseringsorganisatie aanspreekbaar en aansprakelijk is als de door u gestelde eisen niet nageleefd of (correct) uitgevoerd worden. Ons advies is dus om dit altijd te doen. Zo staat u ook juridisch sterker. Tegelijkertijd geldt zeker in dit geval dat voorkomen beter is dan genezen. Een stuk wat verloren is gegaan is niet te vervangen door sommen geld.

7. Vertrouwen ‘geven’

   Tot slot is het goed om te beseffen dat ‘zaken doen met elkaar’ altijd betekent dat er voor zowel een opdrachtnemer als opdrachtgever sprake moet zijn van het ‘gunnen’ van vertrouwen. Dat betekent natuurlijk wel dat vertrouwen in de praktijk niet moet beschadigen.

Naast de eerder genoemde tips hebben wij nog een aantal praktische aanbevelingen:

• Stel uw verzekeraar op de hoogte van de externe plaatsing en digitalisering van uw collectie.
• Ga na of de digitaliseringsorganisatie ook beschikt over een (volledig dekkende) transportverzekering en aansprakelijkheidsverzekering.
• Benoem de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid ten aanzien van beschadiging aan archiefstukken. Stel hierbij duidelijk vanaf welke stap in het proces de digitaliseringsorganisatie verantwoordelijk is.
• Voer zelf een zogenaamde check-out uit op detailniveau; welke stukken gaat u aanleveren? Voorkom hiermee dat u niet weet of een stuk kwijt is geraakt tijdens het digitaliseringsproces.
• Voer een Quick-scan uit voordat u de materialen aanlevert en registreer eventuele beschadigingen die reeds aanwezig zijn. Zo kunt u nagaan of deze reeds voor aanlevering zijn ontstaan.
• Maak afspraken over de wijze waarop herstel na beschadiging opgelost wordt.
• Creëer een open verstandhouding en moedig aan dat beschadigingen in openheid gecommuniceerd worden. Wees hierbij beiden oplossingsgericht en focus op het voorkomen in de toekomst.
• Maak afspraken over praktische zaken die zich voor kunnen doen. Mogen enveloppen geopend worden? Wat te doen met strikken of liassen, wat te doen met gebonden werken die nauwelijks opengeslagen verwerkt kunnen worden?
• Bespreek in welke mate u terugkoppeling of goedkeuring vereist en verwacht als eerdergenoemde zaken tijdens de verwerking optreden.
• Het geniet de voorkeur dat de issues tijdens verwerking (los van eventuele noodzakelijke terugkoppeling) adequaat geregistreerd worden. Ga na welke oplossing de digitaliseringsorganisatie hiervoor heeft.

Heeft u vragen over de invulling van materiële zorg in combinatie met digitalisering? Neem gerust contact op met ondergetekende!

Marja Verloop Marja is behoudsmedewerker bij GMS. Zij heeft hiervoor de officiële opleiding van het Nationaal Archief succesvol afgerond. Marja is expert op het gebied van materiële zorg en geeft adviezen aan de operators om oude, unieke en kwetsbare materialen op een veilige manier te digitaliseren. Daarnaast voert Marja interne kwaliteitscontroles en audits uit.