Veilig archieftransport: wat is hiervoor van belang?

MelanieDoor Melanie Blokland op 1 juni 2018

Het vervoeren van archief vergt een goede voorbereiding. Er dient onder andere rekening te worden gehouden met de klimaatomstandigheden, maar ook met de veiligheid op de weg en de arbeidsomstandigheden van de chauffeur.

Geconditioneerd vervoer

Door middel van een geïsoleerde laadruimte met een klimaatbeheersingssysteem, is het mogelijk om archiefcollecties te vervoeren bij een temperatuur van 18˚C. Daarbij speelt de luchtvochtigheid een belangrijke rol. De Archiefregeling 2009 stelt een norm voor luchtvochtigheid tussen 45% en 55%. In de zomer kan het in de laadruimte van een bestelbus bijna 50˚C worden.

Hoewel meerdere organisaties met isolerende transportmaterialen werken, is dit over het algemeen niet voldoende om aan de hoogwaardige condities te voldoen waarin de archiefcollecties normaliter worden aangetroffen in de archiefdepots op klantlocatie. Met geconditioneerd vervoer kunnen archieven vanuit de klantdepots op identieke continu temperatuur en luchtvochtigheid getransporteerd worden. Tot slot is het aan te raden om de archieven in te klaren in een depot met dezelfde temperatuur en luchtvochtigheid, zodat het materiaal zoveel mogelijk behouden blijft.

Rijcomfort en veiligheid

Voor organisaties die internationaal transporteren en het vervoer van archiefcollecties uitvoeren in eigen beheer, is het verstandig om de vrachtwagen te voorzien van een slaapcabine. Zodat de chauffeur het voertuig niet verlaat voor het nemen van slaap- en rustpauzes. Daarnaast zijn er allerlei andere opties die zowel het rijcomfort als de veiligheid van de chauffeur kunnen verbeteren. Hierbij denkende aan een geveerde chauffeursstoel, automaat, cruise-control, dodehoekspiegels, camera’s en anti-ongeval systemen.

Naast het rijcomfort en de veiligheid van de chauffeur is het van belang om rekening te houden met preventie van ongevallen bij het transporteren. Anti-ongeval systemen in de vrachtwagen kunnen de chauffeur waarschuwen wanneer er kans is op ongelukken. Maar in de aanloop naar het uitvoeren van het archieftransport kunnen er al meerdere maatregelen worden genomen om mogelijke overlast tot een minimum te beperken.

Ieder bedrijf heeft een overzicht van de risicovolle transportbewegingen die voorkomen bij de bedrijfsactiviteiten (buiten en binnen). Diverse arbeidssituaties worden bekeken en binnen het bedrijf wordt beschreven of en hoe deze risico’s kunnen opleveren. Bijvoorbeeld het gebruik van aangedreven mobiele transportmiddelen en verkeer van voetgangers, fietsers en andere voertuigen. Voor risicovolle transportbewegingen legt het bedrijf afspraken vast over de wijze waarop de veiligheid optimaal gewaarborgd wordt. Zoals het voorkomen van conflicten tussen transportbewegingen. Tot slot heeft ieder bedrijf een overzicht van alle transportmiddelen, waarin is opgenomen op welke wijze keuring, inspectie, reparatie en onderhoud geregeld is. Hierin staat wie verantwoordelijk en bevoegd is en met welke frequentie het onderhoud en de inspectie tenminste moet plaatsvinden.

Track & Trace

Het geeft klanten een vertrouwd gevoel om inzicht te kunnen hebben in wat er gebeurt met hun archief. Een eigen Track-en-Trace programma, waarmee men 24/7 inzage heeft in de voortgang van het proces. Deze inzage is ook mogelijk op gebied van transport. Door middel van een MIFI-router met 4G internetverbinding is op afstand detailinzicht beschikbaar van de huidige omstandigheden in het voertuig en de laadruimte. Denk hierbij aan de locatie van het voertuig, de temperatuur en luchtvochtigheid in de laadruimte en de status van de laaddeuren (open of gesloten).

Conclusie

Er is dus op meerdere vlakken veel te behalen met betrekking tot veilig archieftransport. Onderstaand de belangrijkste stappen op een rijtje:

  • Geïsoleerde laadruimte met klimaatbeheersingssysteem
  • Vrachtwagen voorzien van een slaapcabine
  • Anti-ongeval systemen in de vrachtwagen
  • Risico’s van arbeidssituaties beschrijven en bespreken met werknemers
  • Afspraken vastleggen over het voorkomen van conflicten tussen transportbewegingen
  • Track & Trace: inzage voor de klant in de locatie en omstandigheden van de vrachtwagen
Melanie
Melanie Blokland Melanie werkt als Project Controller op het projectbureau van GMS. Zij is onder andere verantwoordelijk voor de financieel administratieve aspecten van het projectportfolio. Ook ondersteunt Melanie de projectmanager op het gebied van planning van transporten en andere praktische zaken.

Plaats een reactie

Lees ook