Digitaliseringsproject Dienst Dommelvallei gegund aan GMS
1 december 2020
Dienst Dommelvallei heeft middels een aanbestedingsprocedure besloten haar dossiers te laten digitaliseren bij GMS. GMS is enthousiast over de samenwerking en het uitdagende project.
Over Dienst Dommelvallei
Dienst Dommelvallei is een samenwerkingsverband van drie gemeenten. Het verzorgt taken op het gebied van financiën tot sociale zaken en van personeel tot informatievoorziening.
Dienst Dommelvallei laat haar – onder de gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen en Son en Breugel berustende bouwvergunningen (1990-2010) en de actuele milieuvergunningen – digitaliseren bij GMS. Het doel is om het bestaande statische fysieke archief te vervangen door een werkbaar en flexibel digitale variant. Digitaal werken betekent sneller en efficiënter de klanten bedienen. Door middel van digitalisering hoeven zij het papieren dossier niet meer op te zoeken en kunnen zij met één klik op de knop een heel bestand doorzoeken.
Wat houdt het project in?
Voor grote substitutieprojecten, zoals ook voor Dienst Dommelvallei, verzorgt GMS het gehele digitaliseringsproject. GMS biedt hierbij dus een totaaloplossing voor het archief. Dit houdt het volgende in voor dit project:
- Het schonen en scan-klaar maken van de dossiers. Dit houdt in dat onder andere de volgorde van de dossiers goed worden gelegd, eventuele hecht- en bindmiddelen worden verwijderd en overbodige stukken worden weggelaten.
- Het digitaliseren van de dossiers volgens substitutiekwaliteit.
- Het toevoegen van metadata aan de digitale bestanden, waardoor de bestanden daadwerkelijk ‘bruikbaar worden’. Denk hierbij aan het doorzoekbaar maken van de bestanden.
- De eventuele nabewerking van digitale bestanden.
- Het leveren van de digitale bestanden en terug leveren van de papieren dossiers aan Dienst Dommelvallei.
Na ieder project staat GMS beschikbaar voor eventuele aanpassingen. Het komt namelijk voor dat er tijdens de aanvraagprocedures aannames zijn gedaan door de opdrachtgever over ‘hoe het digitale archief er straks uit moet komen te zien’. Tijdens het gebruik van het nieuwe digitale archief kunnen er nieuwe inzichten tot stand komen die ervoor zorgen dat er wijzigingen in het archief aangebracht dienen te worden. GMS kan deze digitale bestanden (her)bewerken zodat deze aan de nieuwe wensen voldoen.
