Vensterponskaarten digitaliseren; waar moet u op letten?

Heeft u nog stapels vensterponskaarten liggen en vraagt u zich af hoe u hier het beste mee om kunt gaan? Het tellen van al die kaarten kost wellicht te veel tijd, en misschien heeft u geen idee wat de digitalisering met zich meebrengt. Wat voor toegevoegde waarde biedt digitalisering eigenlijk?

Waarom digitaliseren?

Het komt vaak voor dat organisaties een aanzienlijke hoeveelheid vensterponskaarten hebben liggen, maar niet weten waar te beginnen. Doordat er nauwelijks viewers zijn om vensterponkaarten te bekijken zijn fysieke kaarten zijn vaak lastig te raadplegen. Daarnaast kan het uren kosten om de juiste kaart te vinden. Mogelijk bent u zelfs niet op de hoogte van de exacte informatie die op de kaarten staat. Dit kan leiden tot verlies van waardevol archiefmateriaal. Door uw archief te digitaliseren, vergroot u aanzienlijk de toegankelijkheid ervan. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als er (bouw)tekeningen op uw vensterponskaarten staan die regelmatig worden gebruikt.

Wat moet u weten voor u gaat digitaliseren?

Het inventariseren van het aantal kaarten kan behoorlijk tijdrovend zijn. Bij GMS begrijpen we dat. Daarom adviseren we onze opdrachtgevers doorgaans om bijvoorbeeld 1 centimeter aan kaarten te tellen. Op basis daarvan kunnen we snel berekenen hoeveel kaarten het gehele archief ongeveer omvat. Daarnaast is het handig als u nadenkt over de gewenste digitale structuur. Hoe wilt u dat de vensterponskaarten digitaal worden weergegeven? Veel kaarten bevatten informatie in de zogenaamde ‘header’, die vaak de basis vormt voor de naamgeving van de kaarten. Bovendien kunnen de kaarten legenda’s bevatten. Deze informatie kunnen we overnemen zodat deze niet verloren gaat.

We kunnen vensterponskaarten naar origineel formaat of naar één formaat scannen. Digitaliseren naar origineel formaat geeft voor ieder bestand de beste kwaliteit, terwijl naar één formaat digitaliseren een meer kostenbesparende optie is. We zoeken graag samen met u naar de meest praktische opties voor uw vensterponkaarten archief!

Wat kost zoiets?

Een begrijpelijke vraag. Het digitaliseren van vensterponskaarten is een investering. Het is daarom verstandig om te berekenen wat u op termijn zou besparen door de kaarten te digitaliseren. Uw specifieke wensen bepalen de kosten. We denken graag met u mee over de mogelijkheden, ook met het oog op uw budget!