Nu digitaliseren?
30 april 2020
In het huidige corona-tijdperk bemerken wij dat de vraag naar digitalisering van archieven toeneemt. Veel organisaties willen de dienstverlening of bedrijfscontinuïteit stimuleren.
Waarom nu digitaliseren??
De reden is voor veel organisaties gelijk. Om de bedrijfscontinuïteit te stimuleren en alle medewerkers productief te houden is het belangrijk dat alle werkzaamheden door gaan voor zover dat kan. Het ontbreken van toegang tot alle werkdossiers zorgt er echter voor dat mensen niet altijd productief kunnen blijven, met een direct verlies voor de organisatie als gevolg. Deze bedrijf kritische informatie is vaak nog in papieren vorm beschikbaar op kantoor. Een vergrote vraag naar een digitale transitie treedt op dit moment toe. Op deze manier wordt thuiswerken mogelijk gemaakt, omdat alle documenten 24/7 digitaal te raadplegen zijn.
Toenemende behoefte
Veel gemeentelijke organisaties hebben in de afgelopen jaren het proces van digitalisering opgezet, waarbij de inkomende stromen digitaal worden verwerkt. Maar nog niet altijd is het papieren archief ook gedigitaliseerd. Om de dienstverlening naar burgers, vanuit huis te kunnen uitvoeren, ervaren zij hinder van ontbrekende dossiers.
Daarnaast bemerken we bij een aantal organisaties dat zij juist deze periode benutten om archieven te digitaliseren. Daarbij signaleren wij een toestroom op het vlak van personeelsdossiers en patiëntendossiers. Deze ‘werkdossiers’ worden in deze periode weinig geraadpleegd, en is daarom voor veel organisaties bij uitstek een proces die organisaties nu willen digitaliseren.
Hoe kan GMS organisaties ondersteunen in dit corona-tijdperk?
In verband met corona biedt GMS een versnelde digitalisering aan. Deze regeling is bedoeld voor organisaties die op dit moment niet van hun informatiebehoefte kunnen worden voorzien. Voor deze organisaties is digitalisering van dossiers veelal de oplossing. Het digitaliseren van deze dossiers dient echter zo snel mogelijk uitgevoerd te worden, om werkachterstand te voorkomen. GMS wil dat ieder die thuiswerkt, ook efficiënt kan werken in deze coronatijd.
Bent u geïnteresseerd in deze regeling? Neem dan contact met ons op. Onze specialisten denken graag met u mee.
