Archief software

Tekstherkenning

  • ✓ Wat het ook is, wij digitaliseren het
  • ✓ Digitaliseren, scannen en beheren
  • ✓ Er is altijd een oplossing op maat
Om tot een geautomatiseerde dataverwerking van uw gescande documenten te komen, worden de afbeeldingen van uw documenten eerst door middel van tekstherkenning geschikt gemaakt. Aan de hand van deze data kunnen uw documenten (geautomatiseerd) verwerkt worden. Er zijn verschillende manieren om tot een betrouwbare data- of tekstherkenning te komen. De technieken die wij bij GMS hiervoor gebruiken zijn OCR, ICR, barcodeherkenning en combinaties van deze methoden. Afhankelijk van de gewenste projectspecificaties en -eisen zullen we de meest optimale methodes met u doornemen en kunnen onze adviseurs u hierin verder adviseren.

Een project met tekstherkenning

  1. Inventarisatie: Voordat we het digitaliseringsproces starten, inventariseren wij de brondocumenten. Ook bespreken we de wensen en eisen tot in detail. Hierin betrekken wij onze specialisten, die elk vanuit zijn of haar eigen discipline input geven.
  2. Projectplan: GMS maakt voor ieder project een speciaal projectplan. Het is, zeker als het gaat om dossiers en documenten, van essentieel belang om het project, met daarbij de eisen en wensen, goed af te kaderen. Data, afspraken en deadlines worden hierin verwerkt.
  3. Herkenning: GMS digitaliseert conform de eisen. Wanneer dit afgesproken is, voert GMS het project uit conform de eisen van substitutie. Extra controles op inhoud, kwaliteit en indexering worden gepleegd om te voldoen aan de substitutie-eisen.
  4. Nabewerking: De gedigitaliseerde bestanden en data worden conform wensen en eisen bewerkt en gerapporteerd aan de opdrachtgever, zodat deze naadloos aansluiten op uw werkprocessen.

Tekstherkenning start met Optical Character Recognition

Optical Character Recognition (OCR) staat voor het automatisch herkennen van karakters. Als bronmateriaal voor deze manier van tekstherkenning worden afbeeldingen gebruikt waar tekst op staat. Door middel van patroonherkenning kan de software automatisch de karakters herkennen en kan een afbeelding dus omgezet worden in doorzoekbare (en/of bewerkbare) tekst. Dit is de eerste stap naar een volledig digitaal documentbeheer.

Teksten aan uw werkprocessen toevoegen dankzij Intelligent Character Recognition

Intelligent Character Recognition (ICR) wordt gebruikt om op een intelligente manier tekst te herkennen en/of het document (geautomatiseerd) aan uw werkprocessen toe te voegen. Tekstherkenning vindt eerst plaats dankzij OCR om vervolgens, afhankelijk van de project- en documentspecificaties, ‘intelligentie’ toe te voegen. Hierdoor worden uw documenten met gestructureerde data direct geschikt gemaakt voor uw werkprocessen en kunnen de documenten automatisch toegevoegd worden aan het desbetreffende patiëntdossier, personeelsdossier of productdocumentatie. In het geval van ongestructureerde data gaat de software voor tekstherkenning aan de slag met contextherkenning. Dit is erg handig wanneer uw documenten automatisch geclassificeerd moeten worden op documenttype.

De bewezen methode van barcodeherkenning

Het voordeel van barcodeherkenning is dat deze betrouwbaarder is dan tekstherkenning via OCR. Het nadeel is dat de barcode niet ‘leesbaar’ is. Wanneer er dus een barcode beschadigd is en niet herkend kan worden, stopt het proces. Om dit te ondervangen voegen wij altijd de barcodewaarde toe aan de barcode, zodat deze eventueel nog handmatig ingevoerd kan worden. Aan de hand van barcodes kunnen we onder andere:
  • Classificatie toekennen
  • Indexering toepassen
  • Bestand- en foldernamen genereren
  • Bestandscheiding toepassen
  • Metadata aan het document toevoegen
  • Workflows aansturen

Vertrouw op de digitaliseerspecialist

Dankzij geoptimaliseerde werkprocessen en gespecialiseerde software wordt een digitaal dossier mogelijk, ook wanneer veel analoge documenten gescand en gedigitaliseerd moeten worden. Neem contact op met een van onze digitaliseerspecialisten in Sliedrecht via 078-693 1300 om te bespreken wat tekstherkenning mogelijk maakt in de digitalisering van uw bedrijf.

Archieven