Digitaal werken en archiveren; hoe implementeert u dit succesvol?

LianneDoor Lianne Groenendijk op 14 juli 2015

Bij bedrijven kom ik het vaak tegen; er wordt deels digitaal gewerkt, deels digitaal gearchiveerd, deels fysiek gearchiveerd. Tussen de regels door bemerk ik dat men stelt: hoewel er digitaal gewerkt wordt, is de uitvoering niet optimaal. In deze blog vijf tips om van meet af aan een goede start te maken.

1. Draagvlak creëren 

Het begint met draagvlak creëren; in welke volgorde of grootte u vernieuwingen ook wilt doorvoeren, betrokkenheid en input van alle betrokken medewerkers is essentieel. Zowel voor het maken van de juiste keuzes als het (positief) beïnvloeden van de mindset door deze betrokkenheid. Stel een multidisciplinaire werkgroep samen die niet alleen uit managers en leidinggevenden bestaat. Zorg dat deze groep enthousiast wordt en in later stadium als ambassadeurs gaan fungeren binnen uw organisatie.

2. Externe expertise inhuren

Er zijn legio adviesbureau’s die branche specifiek  advies kunnen uitbrengen en aan kunnen geven hoe andere (soortgelijke) organisaties het proces hebben ingericht. Dit advies kan wellicht een eye-opener of bevestiging zijn voor de manier waarop u de beoogde transitie gaat inzetten. Tegelijkertijd zeg ik hier bij: advies is goed, maar de uitkomst moet binnen uw visie en ideeën passen. Anders gaat het draagvlak immers verloren. Zelf blijven nadenken en de nuttige zaken uit het advies redigeren is essentieel!

3. Uw (gewenste) werkprocessen als uitgangspunt

In het verlengde van de externe expertise: probeer op basis van uw eigen ervaring en inzicht in combinatie met het geboden advies een werkproces te ontwikkelen wat zo optimaal en efficiënt mogelijk is. Let hierbij ook op schaalbaarheid bij organisatorische groei. Hoe vaak zie ik  dat men begint met het uitnodigen van leveranciers voor archiveringsoplossingen en DMS-systemen en zich laat leiden door de mogelijkheden die de techniek biedt. Techniek is essentieel, maar in deze fase moet techniek ondergeschikt zijn. In de basis moet u een basis werkproces voor ogen hebben waar het juiste stuk techniek bij gezocht moet worden.

4. Denk groots, maar begin klein

Zorg dat de verre stip op de horizon helder is en definieer een road-map. Dit hoeven geen ingewikkelde rapporten te zijn, maar een idee in welke faseringen de transitie uitgevoerd kan gaan worden. Dit is essentieel bij het maken van een keuze voor bijvoorbeeld een DMS-systeem. U wilt immers een oplossing die organisatie breed kan worden ingezet. Tegelijkertijd adviseer ik u: begin klein. Voer de transitie door op bijvoorbeeld één afdeling en zorg dat u focust op optimalisatie op korte termijn. Draagvlak brokkelt snel af als u de transitie in het groot doorvoert en alle finetuning en optimalisatie nadien moet uitvoeren. Hoe groter u inzet, hoe langer de optimalisatieslag zal duren.

Ook het overtuigen van stakeholders is makkelijker als u weet te onderbouwen dat de transitie gefaseerd zal gaan plaatsvinden. Een floppend project waar grote zakken geld verloren zijn gegaan, zijn immers de nachtmerrie van directie en managers.

5. Creëer een point-of-no-return

Als u er zeker van wilt zijn dat de oude werkwijze niet in hybride vorm gehandhaafd blijft en er inefficiency ontstaat, adviseren wij u om de mogelijkheden om het oude werkproces te blijven handhaven te blokkeren. Als u een centraal archief hanteerde: digitaliseer dit archief, integreer het in uw archiveringsoplossing of DMS-systeem en stel de data beschikbaar. Sluit het centrale archief af en draag duidelijk over op welke manier de data kan worden gevonden binnen nieuwe werkwijze. Meer dan eens heb ik gehoord dat men op de oude voet bleef doorwerken en met kleine tegenwerpingen of probleempjes kwam die men als rede aangaf om niet digitaal te werken; als men niet anders kan werken, krijgt u deze input vanzelf en kunt u faciliteren in een oplossing.

Natuurlijk zijn er nog meer aandachtsgebieden en tips; mochten deze tips uw interesse gewekt hebben, dan kunt u een geheel vrijblijvend adviesgesprek aanvragen en kunnen wij u adviseren hoe u de transitie kunt maken of wellicht optimalisatie in uw (reeds digitale) werkprocessen kunt toepassen.

Lianne
Lianne Groenendijk Lianne is als accountmanager onder andere verantwoordelijk voor het afleggen van klantbezoeken en het onderhouden van klantrelaties. Zij staat u deskundig te woord over het digitaliseren van uw archief.

Plaats een reactie

Lees ook