Papieren archief digitaal ontsluiten en toegankelijk maken

Door: Ruud Swart op 7 oktober 2020

Door de toegenomen digitalisering is informatie toegankelijker geworden. Locatie onafhankelijk werken heeft de afgelopen periode een vlucht genomen en bewijst dat organisaties prima functioneren, mits de juiste voorzorgsmaatregelen zijn genomen. De voorwaarde hiervoor is dat de informatie op een veilige manier beschikbaar en toegankelijk dient te zijn.

Voor veel organisaties geldt dat informatie zich nog in een papieren archief bevindt. Denk hierbij aan medische, technische en personeelsarchieven. Of klantendossiers bij banken, overheden, woningcorporaties, zorginstanties, overheden, et cetera. Wist u dat deze informatie ontsloten en toegankelijk gemaakt kan worden? Niet alleen door het archief te digitaliseren, maar door de digitale bestanden te verrijken op basis van de inhoud van de documenten. Hierdoor zijn ze individueel terug te vinden. Bijkomstige aanbeveling is dat u besluit de aangroei van het analoge archief in de tussentijd te staken.

Hoe werkt documenttransformatie?

Documenten worden eerst volgens de eisen van de klant gedigitaliseerd. Vaak is dit gelijk aan de reeds opgebouwde digitale structuur. Het digitaliseren wordt uitgevoerd bij het digitaliseringsbedrijf of op locatie van de klant. De digitale documenten worden van een OCR-laag voorzien, waardoor de tekst doorzoekbaar wordt. Vervolgens worden de individuele documenten uit de dossiers gesplitst. De conventionele manier, waarop dit wordt uitgevoerd, is met barcodes. Sommige bedrijven, zoals bij GMS, voeren dit softwarematig uit. Vervolgens wordt er een classificatiemodel gemaakt per archiefsoort op basis van documenttypes, die door de klant gedefinieerd zijn en in het betreffende archief voorkomen. Het resultaat is dat elk afzonderlijk document binnen een dossier wordt benoemd.

Het handmatig of geautomatiseerd uitlezen van specifieke informatie, zoals een datum, dossier- of referentienummer of een ander trefwoord, is mogelijk. Daarnaast kan de informatie als meta data worden toegevoegd aan het document. Gelijktijdig wordt er rekening gehouden met de AVG-gevoeligheden, zoals bij personeelsdossiers. Zo wordt er een bewaartermijn per document meegegeven.

Tot slot kan er informatie worden geanonimiseerd per documentsoort als deze in het openbaar gepubliceerd wordt. Dit laatste komt steeds meer voor in verband met Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB en WOO).

Het eindproduct van dit proces is een exportbestand met digitale documenten (bestanden) en classificatie informatie. Het eindproduct wordt afgeleverd en kan door de klant worden geüpload in de betreffende bedrijfsapplicatie. Het papieren archief is actuele bedrijfsinformatie geworden. Daarnaast is het archief beschikbaar voor de medewerkers met de juiste toegangsrechten.

Dubbele informatie door papier en digitaal werken

Heeft u in de loop van tijd informatie opgeslagen, zowel op papier als digitaal? Dan bestaat de kans dat deze dubbel voorkomt. In dat geval kan het analoge archief na het digitaliseren worden vergeleken met wat er digitaal is opgeslagen. Dit kan door middel van een file share analyse. De dubbele documenten worden eruit gefilterd en ondergaan hetzelfde proces als hierboven beschreven. Hierdoor ontstaat er één zuiver digitaal archief.

Wilt u meer weten of dit ook voor uw analoge archief werkt? Neem dan contact op met GMS.

Ruud Swart Ruud is als accountmanager onder andere verantwoordelijk voor het afleggen van klantbezoeken en het onderhouden van klantrelaties. Daarnaast is Ruud ons aanspreekpunt met betrekking tot internationale activiteiten. Met zijn enthousiasme en vakkundigheid staat hij u graag te woord.