Maatschappelijke bijdrage met digitalisering: is dit mogelijk?

Door: Cees Groenendijk op 1 maart 2018

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) wordt steeds noodzakelijker. De aard van het ondernemen en produceren zal in de toekomst veranderen. Dit komt onder andere voort uit klimaatverandering, forse bevolkingsgroei en demografische verschuivingen. Maar hoe gaan digitalisering en MVO eigenlijk samen? Graag leggen wij u dit uit in deze blog.

Maatschappelijke bijdrage

Steeds meer bedrijven leveren graag een maatschappelijke bijdrage. Het is bijvoorbeeld mogelijk om samen te werken met stichtingen die zich inzetten voor arbeidsontwikkeling van mensen uit de sociale werkvoorziening. Het doel is om deze mensen te trainen en begeleiden naar werk. Hierdoor zijn zij inzetbaar om routinematige werkzaamheden uit te voeren die digitaliseren met zich meebrengt. Zoals het verwijderen van nietjes en het opruimen van de documenten. Om een beter beeld te krijgen van een soortgelijke stichting, klikt u hier.

Aandacht voor natuur

Groen denken, bewust bezig zijn met het milieu, het wordt steeds belangrijker. Dit blijkt onder andere uit de ISO certificeringen die bedrijven toegekend krijgen. Met de ISO 14001 certificering streeft men naar verbetering van de milieuprestaties. Zo wordt er bijvoorbeeld gelet op het gebruik van papier. Digitalisering van het administratieproces scheelt op de lange termijn een flinke hoeveelheid papier. Papier kan de recycling in, waardoor er geen nieuwe bomen gekapt hoeven te worden. Door middel van digitalisering kunnen archieven plaats onafhankelijk geraadpleegd worden. Dit bespaart fysieke opslagruimte en transport om de archieven te kunnen bereiken, is niet meer nodig. Hierdoor wordt de uitstoot van uitlaatgassen beperkt. Denkende aan het Booreiland waarvoor met regelmaat een helikopter wordt ingezet om papieren archieven te vervoeren.

Besparing van kosten

Niet alleen wordt de uitstoot van uitlaatgassen beperkt door digitaal werken. Ook transportkosten worden bespaard door het digitaliseren van archieven. Bovendien mindert digitalisering het kostenplaatje voor het kopiëren van documenten. Hierbij denkende aan toner kosten en het aanschaffen van papier en enveloppen. Tevens kan veel papier worden bespaard door middel van digitale factuurverwerking. Het printen van facturen kan worden vervangen door het mailen ervan.

Besparing van tijd

Doorgaans besteden medewerkers veel tijd aan het zoeken naar documenten. Wanneer een document is gevonden, wordt het vaak langs verschillende personen geleid. Dit is zeer arbeidsintensief en leidt tot lange doorlooptijden. Daarnaast is de kans op verlies van documenten groter. Door de digitalisering aan te pakken, kunnen bedrijven deze tijd veel productiever besteden. De juiste informatie wordt altijd en overal beschikbaar gesteld. Tevens worden processen overzichtelijker ingericht door digitalisering. Hierdoor kunnen uw medewerkers betere besluiten nemen en kunnen zij sneller inspelen op veranderingen. Niet alleen de tijd van uw medewerkers kan efficiënter worden ingedeeld. Ook de tijd van uw klanten kan worden bespaard door een snellere informatie-inning, zoals het mailen van facturen.

Toegevoegde waarde

Een maatschappelijke bijdrage leveren met digitalisering is dus mogelijk. Het geeft op meerdere vlakken toegevoegde waarde. Onderstaand de voordelen op een rijtje:

Minder printen en minder CO2 uitstoot leveren een positieve bijdrage aan het milieu

Digitalisering van documenten bespaart tijd voor zowel medewerkers als klanten

Aandacht voor duurzaamheid zorgt voor meer betrokken medewerkers

Een behaalde duurzaamheidsdoelstelling levert altijd een kostenbesparing op